明粉娟

摘要：數(shù)據(jù)透視表是一種交互式表格，應(yīng)用于審計(jì)工作，極大地方便了對(duì)大量數(shù)據(jù)的匯總、篩選、分析，進(jìn)一步提高了審計(jì)工作效率。 在審計(jì)實(shí)踐中，由于各被審計(jì)單位總是按照自己的需求及習(xí)慣建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)和各種數(shù)據(jù)表，這些數(shù)據(jù)表可能涉及到多種跟生產(chǎn)要素有關(guān)的事項(xiàng)，而審計(jì)工作者在進(jìn)行審計(jì)過(guò)程中，往往只關(guān)注數(shù)據(jù)表中的一項(xiàng)或是多項(xiàng)指標(biāo)。數(shù)據(jù)表表項(xiàng)的復(fù)雜性與排列上的隨意性與審計(jì)需求間的矛盾往往會(huì)給審計(jì)工作者帶來(lái)較大的困擾，降低審計(jì)工作的效率。若能有效的解決這個(gè)矛盾將有效減輕審計(jì)工作人員工作量、提升審計(jì)效率。

關(guān)鍵詞：Excel軟件；數(shù)據(jù)透視表；輔助審計(jì)；透視表操作

通過(guò)對(duì)Excel軟件功能的深入挖掘及使用，可以通過(guò)Excel創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表來(lái)有效的被審計(jì)表中的表項(xiàng)進(jìn)行縮減及排序，并根據(jù)需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這將極大緩解上訴矛盾對(duì)審計(jì)人員帶來(lái)的困擾。本文主要研究如何通過(guò)Excel對(duì)Access數(shù)據(jù)庫(kù)建立數(shù)據(jù)透視表，及數(shù)據(jù)透視表的基本操作。

一、建立數(shù)據(jù)透視表

（一）首先運(yùn)行excel程序，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單，在選項(xiàng)中找到“來(lái)自access”按鈕：

（二）點(diǎn)擊來(lái)自access按鈕，彈出選擇數(shù)據(jù)源對(duì)話框窗口。

（三）找到所存放的access文件的位置后，選擇文件后，點(diǎn)擊打開(kāi)按鈕。

（四）接著出現(xiàn)導(dǎo)入數(shù)據(jù)對(duì)話框窗口，在該窗口中勾選數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)。

（五）接著從彈出的數(shù)據(jù)透視表字段表中選擇需要的字段名稱，這個(gè)時(shí)候數(shù)據(jù)就在excel表格中呈現(xiàn)了。

二、數(shù)據(jù)透視表的基本操作

數(shù)據(jù)透視表（Pivot Table）是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計(jì)算，如求和與計(jì)數(shù)等。所進(jìn)行的計(jì)算與數(shù)據(jù)跟數(shù)據(jù)透視表中的排列有關(guān)。之所以稱為數(shù)據(jù)透視表，是因?yàn)榭梢詣?dòng)態(tài)地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號(hào)、列標(biāo)和頁(yè)字段。每一次改變版面布置時(shí)，數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表。

（一）打開(kāi)excel 2007，選擇或制作一個(gè)你要做的表格（選擇的話按住鼠標(biāo)左鍵選擇要被選中的表格或ctrl+a全選），選中的地方會(huì)變暗，表示你選中的區(qū)域。（見(jiàn)圖1）

（二）點(diǎn)擊插入菜單欄最左面的數(shù)據(jù)透視表，會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)選項(xiàng)卡：數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖，這里我們演示的數(shù)據(jù)透視表，再點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表。

（三）這時(shí)候就出現(xiàn)了創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表引導(dǎo)框，我們看到他又有兩個(gè)子標(biāo)題，每個(gè)標(biāo)題又有兩個(gè)可供選擇的選項(xiàng)，第一個(gè)是“請(qǐng)選擇要分析的數(shù)據(jù)”，由于前面我們已經(jīng)選擇了我們要分析的數(shù)據(jù)區(qū)域，所以我們看到第一個(gè)框內(nèi)地址已經(jīng)填好了，如果我們要分析的數(shù)據(jù)不在excel里，前面又沒(méi)有載入到excel 里，這時(shí)就可以點(diǎn)擊使用外部數(shù)據(jù)源前面的圓點(diǎn)，就可以從外部載入數(shù)據(jù)了。第二個(gè)是"選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置"這里根據(jù)你的實(shí)際情況來(lái)選擇放置的位置，一般我們選擇第一個(gè)“新工作表”，默認(rèn)是在“現(xiàn)有工作表里”這時(shí)我們?cè)冱c(diǎn)擊確定按鈕。

（四）出現(xiàn)下圖所示的新的數(shù)據(jù)透視表的選項(xiàng)框，在右側(cè)“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的需要分析的在其復(fù)選框中打鉤（也可以按照需要直接按住左鍵拖動(dòng)到我們需要放置的下面的四個(gè)位置內(nèi)，可以看到其里面自動(dòng)就有了我們要分析的表的各個(gè)選項(xiàng)），打鉤后的數(shù)據(jù)被全部默認(rèn)插入在“行標(biāo)簽”中，可根據(jù)實(shí)際需求拖動(dòng)至“報(bào)表篩選”、“列標(biāo)簽”、“行標(biāo)簽”“數(shù)值”?！皥?bào)表篩選”的功能和“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“數(shù)據(jù)”的“篩選”類似。

（五）在上面中我們把職位拖動(dòng)到行標(biāo)簽，姓名拖到列標(biāo)簽，把出勤天數(shù)拖到數(shù)據(jù)項(xiàng)，這是數(shù)據(jù)表就自動(dòng)生成了，當(dāng)然這些行列標(biāo)簽都是隨意改動(dòng)的根據(jù)實(shí)際需要，如圖1所示，其數(shù)值欄中的求和項(xiàng)有多種顯示方式，達(dá)11種，如果我們想要統(tǒng)計(jì)方差、平均數(shù)之類的就可以改變數(shù)值欄中的計(jì)算類型，方法是在剛生成的數(shù)據(jù)透視表右擊，選倒數(shù)第三個(gè)的“值字段設(shè)置”選擇你需要的計(jì)算類型。

（六）當(dāng)以上設(shè)置好時(shí)，再點(diǎn)擊圖表就可以可以看見(jiàn)標(biāo)題欄中出現(xiàn)的“數(shù)據(jù)透視表工具選項(xiàng)卡”你就可以編輯設(shè)計(jì)排序刷新等。

通過(guò)上述內(nèi)容描述，審計(jì)工作者可以較為容易的通過(guò)Excel對(duì)Access數(shù)據(jù)庫(kù)建立數(shù)據(jù)透視表，使Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)更為直觀、且容易操作，極大的方便審計(jì)工作的開(kāi)展，提高審計(jì)工作的效率，同時(shí)提高審計(jì)準(zhǔn)確性，有效的緩解被審計(jì)對(duì)象數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)復(fù)雜與審計(jì)工作需求間的矛盾。

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（作者單位：羅平縣審計(jì)局）