馬妙娟

摘要：Excel是會(huì)計(jì)工作中普遍應(yīng)用的數(shù)據(jù)處理與計(jì)算、分析工具，在會(huì)計(jì)登記與核算中起著十分重要的作用。本文針對外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中的Excel運(yùn)用，分析其優(yōu)劣及實(shí)際應(yīng)用方法，為進(jìn)一步健全完善外貿(mào)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：Excel；外貿(mào)；會(huì)計(jì)核算

Microsoft Excel軟件，是微軟公司辦公軟件的一種，也是最為常用的試算表格軟件。Excel軟件的功能，通過基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)、匯總、計(jì)算、排序、篩選等操作，并借助所包含的函數(shù)與公式，可以更加高效快捷地開展數(shù)據(jù)、列表的管理與分析工作，廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、金融數(shù)據(jù)分析等領(lǐng)域。

一、Excel在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中運(yùn)用的優(yōu)勢

外貿(mào)會(huì)計(jì)是相對于國人貿(mào)易會(huì)計(jì)而言的概念，是指經(jīng)營外貿(mào)業(yè)務(wù)的企業(yè)對國際貿(mào)易業(yè)務(wù)進(jìn)行核算、分析、控制和預(yù)測的工作。由于會(huì)計(jì)環(huán)境比較復(fù)雜多變，許多會(huì)計(jì)核算軟件雖然都具有著各自獨(dú)有的特色功能，但也正因?yàn)槿绱耍煌臅?huì)計(jì)核算軟件之間共享性非常差，一種會(huì)計(jì)軟件所核算出的數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，并不能被其他會(huì)計(jì)軟件所兼容，導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算中許多核算數(shù)據(jù)和核算過程難以互通使用。特別是在中國用戶中，受到語言限制和版權(quán)限制，大部分企業(yè)都只愿意使用國產(chǎn)的軟件，或者專門聘請編程人員設(shè)計(jì)一套本單位的專用核算軟件。這些軟件雖然具有很好的本土化和實(shí)用性，但在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中，難以適應(yīng)國際貿(mào)易活動(dòng)的需要，相關(guān)數(shù)據(jù)、資料等也很難與外國企業(yè)相匹配。

相比之下，Excel電子表格以其全球化、簡潔化兩大特點(diǎn)，較好地解決了上述問題，而且在其版本不斷升級、宏功能不斷完善的情況下，Excel的功能與技術(shù)越來越成熟，可以更加有效地完成財(cái)務(wù)管理任務(wù)，使外貿(mào)會(huì)計(jì)工作更加地合理與高效。對于財(cái)務(wù)管理人員來說，Excel早在中學(xué)時(shí)期已經(jīng)有所接觸，在使用普及方面具有較高的親民性，企業(yè)使用Excel作為會(huì)計(jì)核算軟件，更有利于財(cái)務(wù)管理人員更好、更快地熟悉業(yè)務(wù)，并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表的延續(xù)制作。

二、Excel在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中的具體實(shí)踐

一是通過Excel軟件，對外貿(mào)會(huì)計(jì)核算基本項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)置。外貿(mào)會(huì)計(jì)中的會(huì)計(jì)項(xiàng)目，包括資產(chǎn)類、負(fù)債類、所有者權(quán)益類和成本損益類四個(gè)方面。其中，銀行存款、庫存出口商品、應(yīng)收帳款和外匯均屬于資產(chǎn)；應(yīng)付帳款、稅金及預(yù)收帳款屬于負(fù)債；實(shí)收資本、盈余公積、資本公積、利潤及其分配屬于實(shí)收所有者權(quán)益；自營出口、代理出口的銷售收入與成本、經(jīng)營費(fèi)用等屬于成本損益。上述五個(gè)方面的會(huì)計(jì)項(xiàng)目，均應(yīng)設(shè)置在Excel的目錄欄目中，并設(shè)定好各自的輸入單元及相關(guān)的公式，從而方便財(cái)務(wù)管理人員將實(shí)際產(chǎn)生的數(shù)據(jù)錄入到Excel表格中，并自動(dòng)生成相應(yīng)的結(jié)果數(shù)據(jù)，為會(huì)計(jì)核算工作減少工作量、提高工作效率和質(zhì)量。

二是通過Excel軟件，對會(huì)計(jì)項(xiàng)目核算借貸關(guān)系帳目。通過Excel構(gòu)建出基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)賬目表格后，代入必要的函數(shù)內(nèi)容，編輯相應(yīng)的計(jì)算公式，并將各項(xiàng)目按照借-貸的關(guān)系進(jìn)行分類核算。在日常的外貿(mào)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)中，將發(fā)票、憑證等證明財(cái)務(wù)變動(dòng)狀況的數(shù)據(jù)錄入到Excel表格的相應(yīng)單元格中，使帳目得以保存，同時(shí)自動(dòng)匯總和計(jì)算后得出試算平衡表、收支變動(dòng)表、項(xiàng)目余額表等各種企業(yè)需的核算帳表，并最終得出會(huì)計(jì)報(bào)表，為企業(yè)的經(jīng)營管理提供充分的依據(jù)。

三、Excel在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中存在的問題及對策

一是錄入效率低下。相對于當(dāng)前“大數(shù)據(jù)”、云計(jì)算風(fēng)行的信息化浪潮，Excel獲取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的方式，仍然是最為傳統(tǒng)的人工錄入，不僅需要安排專門人員進(jìn)行填錄，還容易出現(xiàn)各種人工錄入時(shí)的錯(cuò)誤，而且不符合當(dāng)前自動(dòng)化、信息化的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理發(fā)展趨勢。對于企業(yè)帳目變化，不能實(shí)時(shí)地更新數(shù)據(jù)，仍依賴于相關(guān)工作人員的報(bào)帳和出帳。這些問題，對于業(yè)務(wù)量較小的中小型企業(yè)不會(huì)造成多少困擾，但對于大型企業(yè)、特別是從事外貿(mào)行業(yè)的國際貿(mào)易、跨國貿(mào)易企業(yè)來說，有必要借助人工智能的手段提升會(huì)計(jì)核算的效率和準(zhǔn)確性，使外貿(mào)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)更上一層樓。

二是利用價(jià)值不高。由于大部分企業(yè)在財(cái)務(wù)管理人員招聘和培訓(xùn)時(shí)，主要關(guān)注其會(huì)計(jì)核算專業(yè)技能，對于計(jì)算機(jī)操作特別是Excel軟件各項(xiàng)功能的熟練使用情況鮮有考量，導(dǎo)致企業(yè)管理層和財(cái)務(wù)管理人員較少在意Excel功能的深入研究與運(yùn)用，目前主要局限在登記錄入和報(bào)表打印等基礎(chǔ)性操作環(huán)節(jié)，對于會(huì)計(jì)核算、自動(dòng)化計(jì)算以及自動(dòng)查錯(cuò)、報(bào)錯(cuò)等功能較少使用，更不必言及編輯程序以提高會(huì)計(jì)核算功能和效率。

對此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高Excel在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中的利用功效，有條件的可以聘請具有會(huì)計(jì)與計(jì)算機(jī)雙專業(yè)的人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，不斷地發(fā)現(xiàn)和自我更新軟件功能，盡可能地挖掘出Excel軟件在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中的潛在價(jià)值。要緊密結(jié)合本單位的外貿(mào)會(huì)計(jì)核算需求，設(shè)計(jì)出最佳的會(huì)計(jì)核算模板，保證企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)盡可能全面地被錄入系統(tǒng)，并高效便捷地提供企業(yè)管理者最為關(guān)注的數(shù)據(jù)和結(jié)論，從而起到企業(yè)經(jīng)營參謀助手的作用。

四、結(jié)束語

作為一款簡潔易懂的數(shù)據(jù)管理軟件，Excel有著強(qiáng)大的功能和廣泛的用戶，對于外貿(mào)會(huì)計(jì)核算工作具有非常實(shí)用的價(jià)值。外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理部門必須要加深對于Excel功能的認(rèn)識(shí)，以及會(huì)計(jì)核算工作信息化發(fā)展趨勢的意識(shí)，不斷完善本企業(yè)的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，從而切實(shí)有效地提升企業(yè)的市場競爭力，打造國際品牌優(yōu)勢，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的最大化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：山西國際商務(wù)職業(yè)學(xué)院經(jīng)濟(jì)系）