龔澤平

摘要：目前審計(jì)工作的信息化程度正在不斷提高，但文檔處理仍是審計(jì)人員最主要的工作內(nèi)容。日常工作中，審計(jì)人員使用Word（Excel、PowerPoint、Visio）編輯文檔時(shí)，如果遇到突然斷電或者系統(tǒng)意外死機(jī)，那些還沒有來得及保存的Word、Excel、PowerPoint、Visio文檔就有可能會(huì)丟失。這種情況發(fā)生后，有沒有辦法找回未保存的審計(jì)工作文檔呢？有的。本文以Word 2007為例說明找回未保存的審計(jì)工作文檔的全過程，Excel、PowerPoint、Visio文檔的恢復(fù)與Word文檔恢復(fù)方法類似。

關(guān)鍵詞：審計(jì)；審計(jì)信息系統(tǒng)；審計(jì)數(shù)據(jù)；文檔恢復(fù)

一、自動(dòng)恢復(fù)“自動(dòng)保存”文檔的位置

在突然停電、系統(tǒng)意外死機(jī)發(fā)生之后，Office 2007都會(huì)自動(dòng)保存文件。重新啟動(dòng)word程序，在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“自定義快速訪問工具欄”，然后點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，就可以看到系統(tǒng)默認(rèn)的自動(dòng)保存文檔的位置與格式等信息。

一般情況下，Word程序默認(rèn)自動(dòng)保存的文檔位置為：C：＼Users＼用戶＼AppData＼ Roaming＼Microsoft＼Word＼。程序會(huì)在已定義的位置自動(dòng)保存一份文檔，文檔名一般為“～XXXXX.wbk”，以備恢復(fù)之用。

二、自動(dòng)保存文檔的恢復(fù)方法

（一）自動(dòng)恢復(fù)

1.重新啟動(dòng)Word程序，那些在發(fā)生故障時(shí)處于打開狀態(tài)的文檔都會(huì)自動(dòng)顯示出來。

2.選擇要打開的文檔，點(diǎn)擊“另存為”選項(xiàng)，輸入想要保存的文件名，點(diǎn)擊“保存”按鈕進(jìn)行保存。如選擇已有的文件名，則會(huì)出現(xiàn)詢問是否要替換原有文檔的提示信息，單擊“是”按鈕將覆蓋原有的文件，否則就單擊“否”按鈕，重新重命文檔。

（二）手動(dòng)恢復(fù)

如果重新啟動(dòng)了Word，系統(tǒng)仍未能顯示出可以自動(dòng)恢復(fù)的文件，這時(shí)就要嘗試進(jìn)行手動(dòng)恢復(fù)。步驟如下：

1.單擊Office圖標(biāo)，點(diǎn)擊“打開”選項(xiàng)。

2.定位到包含自動(dòng)恢復(fù)文檔的文件夾位置（Office 2007默認(rèn)自動(dòng)保存的文檔位置一般為C：＼Users＼用戶＼AppData＼ Roaming＼Microsoft＼Word文件夾下），點(diǎn)擊文件類型列表框（即“打開”上方的三角箭頭），選擇“所有文件（*.*）”，就可以看見一些系統(tǒng)自動(dòng)保存并且并以“.wbk”、“tmp”作為擴(kuò)展名的文件。選定需要的自動(dòng)恢復(fù)文件（后綴名為“～XXXX.wbk”），單擊“打開”按鈕打開文件。

如果找不到C：＼Users＼用戶＼AppData＼Roaming＼ Microsoft＼Word，說明AppData這個(gè)文件夾被隱藏起來了。解決辦法是：進(jìn)入C：＼Users＼用戶，分別點(diǎn)擊“組織”→“文件夾和搜索選項(xiàng)”標(biāo)簽，調(diào)出文件夾的搜索選項(xiàng)對(duì)話框。

在彈出的文件夾和搜索選項(xiàng)對(duì)話框中將“隱藏文件和文件夾”項(xiàng)下的點(diǎn)選“顯示隱藏的文件、文件夾和驅(qū)動(dòng)器”，點(diǎn)擊“應(yīng)用”、“確定”即可。

在確認(rèn)這個(gè)自動(dòng)恢復(fù)文檔就是我們所需要的文檔之后，單擊“保存”按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“另存為”對(duì)話框，在“文件名”框中輸入文件名（或選中已經(jīng)存在的文件名），單擊“保存”按鈕進(jìn)行保存。當(dāng)系統(tǒng)提示“是否覆蓋原有文檔”時(shí)，單擊“是”覆蓋原有文檔。

需要說明的是“自動(dòng)保存”并不等同于正常的文檔保存，只是在系統(tǒng)中建立了一個(gè)臨時(shí)文檔。因此在編輯完成后，一定要使用“保存”命令才能將文檔真正保存起來。

三、啟用“自動(dòng)恢復(fù)”功能

為了防止系統(tǒng)突然斷電、系統(tǒng)意外死機(jī)造成工作文件丟失，使得在發(fā)生故障后能最大限度地恢復(fù)文檔，因此一定要啟用Word的自動(dòng)恢復(fù)功能。具體方法是：點(diǎn)擊工具欄左上角的office圖標(biāo)→“word選項(xiàng)”，或在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中點(diǎn)擊→“自定義快速訪問工具欄”），調(diào)出word選項(xiàng)對(duì)話框：

在“保存”選項(xiàng)卡中將“自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔（A）”調(diào)整為5分鐘（盡可能地將間隔時(shí)間設(shè)置得短一些，如2分鐘，因?yàn)樽詣?dòng)保存時(shí)間間隔越短、自動(dòng)保存的頻次超高，出現(xiàn)故障后能恢復(fù)的內(nèi)容就越多）。通過這樣的設(shè)置，Word 2007就能在編輯時(shí)自動(dòng)保存文檔，再加上平時(shí)隨時(shí)存盤的好習(xí)慣，就不會(huì)發(fā)生因意外原因丟失審計(jì)文檔而無法找回這種情況了。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡延光.數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2009.

[2] 陳偉.計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)原理及應(yīng)用[M].清華大學(xué)出版社，2008.

（作者單位：羅平縣審計(jì)局）