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        審計人員如何找回丟失的工作文檔

        2018-04-09 09:47:04龔澤平
        財會學(xué)習(xí) 2018年10期
        關(guān)鍵詞:文件名工具欄文件夾

        龔澤平

        摘要:目前審計工作的信息化程度正在不斷提高,但文檔處理仍是審計人員最主要的工作內(nèi)容。日常工作中,審計人員使用Word(Excel、PowerPoint、Visio)編輯文檔時,如果遇到突然斷電或者系統(tǒng)意外死機,那些還沒有來得及保存的Word、Excel、PowerPoint、Visio文檔就有可能會丟失。這種情況發(fā)生后,有沒有辦法找回未保存的審計工作文檔呢?有的。本文以Word 2007為例說明找回未保存的審計工作文檔的全過程,Excel、PowerPoint、Visio文檔的恢復(fù)與Word文檔恢復(fù)方法類似。

        關(guān)鍵詞:審計;審計信息系統(tǒng);審計數(shù)據(jù);文檔恢復(fù)

        一、自動恢復(fù)“自動保存”文檔的位置

        在突然停電、系統(tǒng)意外死機發(fā)生之后,Office 2007都會自動保存文件。重新啟動word程序,在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵,點擊“自定義快速訪問工具欄”,然后點擊“保存”標(biāo)簽,就可以看到系統(tǒng)默認的自動保存文檔的位置與格式等信息。

        一般情況下,Word程序默認自動保存的文檔位置為:C:\Users\用戶\AppData\ Roaming\Microsoft\Word\。程序會在已定義的位置自動保存一份文檔,文檔名一般為“~XXXXX.wbk”,以備恢復(fù)之用。

        二、自動保存文檔的恢復(fù)方法

        (一)自動恢復(fù)

        1.重新啟動Word程序,那些在發(fā)生故障時處于打開狀態(tài)的文檔都會自動顯示出來。

        2.選擇要打開的文檔,點擊“另存為”選項,輸入想要保存的文件名,點擊“保存”按鈕進行保存。如選擇已有的文件名,則會出現(xiàn)詢問是否要替換原有文檔的提示信息,單擊“是”按鈕將覆蓋原有的文件,否則就單擊“否”按鈕,重新重命文檔。

        (二)手動恢復(fù)

        如果重新啟動了Word,系統(tǒng)仍未能顯示出可以自動恢復(fù)的文件,這時就要嘗試進行手動恢復(fù)。步驟如下:

        1.單擊Office圖標(biāo),點擊“打開”選項。

        2.定位到包含自動恢復(fù)文檔的文件夾位置(Office 2007默認自動保存的文檔位置一般為C:\Users\用戶\AppData\ Roaming\Microsoft\Word文件夾下),點擊文件類型列表框(即“打開”上方的三角箭頭),選擇“所有文件(*.*)”,就可以看見一些系統(tǒng)自動保存并且并以“.wbk”、“tmp”作為擴展名的文件。選定需要的自動恢復(fù)文件(后綴名為“~XXXX.wbk”),單擊“打開”按鈕打開文件。

        如果找不到C:\Users\用戶\AppData\Roaming\ Microsoft\Word,說明AppData這個文件夾被隱藏起來了。解決辦法是:進入C:\Users\用戶,分別點擊“組織”→“文件夾和搜索選項”標(biāo)簽,調(diào)出文件夾的搜索選項對話框。

        在彈出的文件夾和搜索選項對話框中將“隱藏文件和文件夾”項下的點選“顯示隱藏的文件、文件夾和驅(qū)動器”,點擊“應(yīng)用”、“確定”即可。

        在確認這個自動恢復(fù)文檔就是我們所需要的文檔之后,單擊“保存”按鈕,系統(tǒng)會彈出“另存為”對話框,在“文件名”框中輸入文件名(或選中已經(jīng)存在的文件名),單擊“保存”按鈕進行保存。當(dāng)系統(tǒng)提示“是否覆蓋原有文檔”時,單擊“是”覆蓋原有文檔。

        需要說明的是“自動保存”并不等同于正常的文檔保存,只是在系統(tǒng)中建立了一個臨時文檔。因此在編輯完成后,一定要使用“保存”命令才能將文檔真正保存起來。

        三、啟用“自動恢復(fù)”功能

        為了防止系統(tǒng)突然斷電、系統(tǒng)意外死機造成工作文件丟失,使得在發(fā)生故障后能最大限度地恢復(fù)文檔,因此一定要啟用Word的自動恢復(fù)功能。具體方法是:點擊工具欄左上角的office圖標(biāo)→“word選項”,或在工具欄上單擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中點擊→“自定義快速訪問工具欄”),調(diào)出word選項對話框:

        在“保存”選項卡中將“自動恢復(fù)信息時間間隔(A)”調(diào)整為5分鐘(盡可能地將間隔時間設(shè)置得短一些,如2分鐘,因為自動保存時間間隔越短、自動保存的頻次超高,出現(xiàn)故障后能恢復(fù)的內(nèi)容就越多)。通過這樣的設(shè)置,Word 2007就能在編輯時自動保存文檔,再加上平時隨時存盤的好習(xí)慣,就不會發(fā)生因意外原因丟失審計文檔而無法找回這種情況了。

        參考文獻:

        [1]蔡延光.數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用[M].機械工業(yè)出版社,2009.

        [2] 陳偉.計算機輔助審計原理及應(yīng)用[M].清華大學(xué)出版社,2008.

        (作者單位:羅平縣審計局)

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