卞長喜
(聊城大學(xué)資產(chǎn)管理處 山東 聊城)
固定資產(chǎn)是高校各項(xiàng)工作順利開展的重要物質(zhì)基礎(chǔ),涉及教學(xué)科研、行政辦公、師生生活諸多方面。近年來隨著國家對(duì)高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)等方面支持力度的不斷加大,高等學(xué)校占有、使用的固定資產(chǎn)總值明顯增加,固定資產(chǎn)規(guī)模急劇擴(kuò)大,管理難度也逐漸加大,傳統(tǒng)的管理手段已不能滿足需求,對(duì)資產(chǎn)信息化管理提出更加迫切要求。2016年4月發(fā)布的首份《中國高等教育質(zhì)量報(bào)告》中提到:從2010年到 2014年,全國高校固定資產(chǎn)總值增加了42.15%,教學(xué)、科研儀器設(shè)備資產(chǎn)總值增加了57%。以某山東省屬高校為例,固定資產(chǎn)總值已超16億元,教學(xué)科研儀器設(shè)備總值達(dá)4億元,資產(chǎn)信息達(dá)到26萬余條。
2017年1月印發(fā)的《國家教育事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃》中指出了 加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理,盤活各類資產(chǎn)存量,規(guī)范資產(chǎn)處置行為,提高資產(chǎn)使用效率 的總目標(biāo)。面對(duì)逐年增大的固定資產(chǎn)規(guī)模,如何加強(qiáng)資產(chǎn)管理和有效利用,在健全資產(chǎn)管理制度的同時(shí),科學(xué)完善的信息化管理手段是關(guān)鍵。筆者對(duì) 20余所省屬高校進(jìn)行調(diào)研,對(duì)目前資產(chǎn)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題進(jìn)行分析,提出資產(chǎn)管理信息化助力資產(chǎn)全過程管理的完善思路。
構(gòu)建資產(chǎn)管理數(shù)字化平臺(tái),運(yùn)行了C/S版《固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》,能夠貫徹 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人 的管理體制,每件資產(chǎn)落實(shí)到使用單位、使用人、存放地點(diǎn),實(shí)現(xiàn) 件件資產(chǎn)有人管 。管理優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在:一是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理,從資產(chǎn)入賬、使用、調(diào)劑到出賬,能夠?qū)崿F(xiàn)全過程跟蹤管理;二是具有靈活方便的數(shù)據(jù)分析功能。系統(tǒng)具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)挖掘功能,能夠滿足資產(chǎn)清查、分類查詢統(tǒng)計(jì)以及生成各類報(bào)表、賬表等需求。
通過調(diào)研發(fā)現(xiàn),學(xué)校都安裝運(yùn)行了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),部分學(xué)校運(yùn)行了公房管理系統(tǒng)、大型儀器設(shè)備共享平臺(tái),基本實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)的精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化管理,便于資產(chǎn)的日常管理,大大提高工作效率。但未實(shí)現(xiàn)配置預(yù)算申報(bào)與審批、政府采購、驗(yàn)收、維修等資產(chǎn)業(yè)務(wù)全覆蓋,沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。
財(cái)政部2015年12月印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理的指導(dǎo)意見》(財(cái)資〔2015〕90號(hào))提到資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)要與預(yù)決算系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接,具備條件的資產(chǎn)管理事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理;依托行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),建立全面、準(zhǔn)確、細(xì)化、動(dòng)態(tài)的國有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫 ,這為完善資產(chǎn)管理信息化建設(shè)指明了方向。
圖1 基于資產(chǎn)全過程管理的信息化平臺(tái)總體構(gòu)圖
(1)預(yù)算與采購管理系統(tǒng)。資產(chǎn)配置預(yù)算是 入口關(guān) ,網(wǎng)上填報(bào)預(yù)算申請(qǐng),按程序?qū)徟?,形成年度采購預(yù)算,通過預(yù)算系統(tǒng)上報(bào)主管部門;批復(fù)后,形成采購計(jì)劃,在政府采購管理交易系統(tǒng)完成采購執(zhí)行、合同簽訂、到貨支付等流程。預(yù)算與采購管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)三個(gè)對(duì)接:與省級(jí)預(yù)算系統(tǒng)、政府采購管理交易系統(tǒng)對(duì)接,數(shù)據(jù)同步,既滿足上級(jí)主管部門對(duì)學(xué)校預(yù)算、政府采購工作的要求,又可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購過程的進(jìn)度跟蹤;與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接,采購?fù)瓿傻馁Y產(chǎn)明細(xì)可以直接導(dǎo)入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),完成報(bào)增入賬。該模塊通過互聯(lián)網(wǎng)再造預(yù)算編報(bào)和采購業(yè)務(wù)流程,規(guī)范采購程序,透明采購過程,加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行,加強(qiáng)采購監(jiān)督管理,完善合同管理,提高資金使用效益;能夠?qū)崿F(xiàn)從預(yù)算申報(bào)到采購執(zhí)行、到貨支付的全過程跟蹤管理,提高工作效率,提升服務(wù)水平,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
(2)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。從資產(chǎn)報(bào)增入賬、信息變動(dòng)到處置出賬實(shí)現(xiàn)全生命周期管理,該模塊運(yùn)行較為成熟。
(3)閑置資產(chǎn)調(diào)劑平臺(tái)。該平臺(tái)旨在喚醒沉睡資產(chǎn),促進(jìn)閑置資產(chǎn)的有效利用。與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接,使用部門對(duì)資產(chǎn)信息進(jìn)行維護(hù),狀態(tài)為 閑置的資產(chǎn)從固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)入到調(diào)劑平臺(tái),進(jìn)行公示,需求單位可以查詢閑置資產(chǎn)信息,根據(jù)需要和程序提出領(lǐng)用申請(qǐng),從而實(shí)現(xiàn)閑置資產(chǎn)盤活,提高資產(chǎn)使用效益。
(4)大型儀器設(shè)備共享平臺(tái)。該平臺(tái)與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接,提取符合價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的大型儀器設(shè)備信息,同時(shí)設(shè)備共享開放信息能夠?qū)氲较到y(tǒng)中;平臺(tái)實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備配置、管理、開放、共享、監(jiān)督、評(píng)價(jià)的有機(jī)銜接;利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),對(duì)大型儀器設(shè)備的預(yù)約管理、開機(jī)運(yùn)行時(shí)間、績效管理、收費(fèi)管理、設(shè)備利用率、現(xiàn)場視頻、門禁考勤等指標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行信息化管理,實(shí)現(xiàn)對(duì)大型儀器設(shè)備的實(shí)時(shí)監(jiān)控管理和使用績效管理,提高工作效率和管理效益。
(5)維修管理系統(tǒng)。該模塊旨在基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)修、管理部門派修、技術(shù)人員接單及修后驗(yàn)收等流程。使用部門資產(chǎn)管理員通過系統(tǒng)填寫報(bào)修單,注明故障現(xiàn)象,生成報(bào)修單,專用設(shè)備還需歸口管理部門審批經(jīng)費(fèi)預(yù)算、維修公司等情況;主管部門審核維修信息后,在維修公司庫中選擇派發(fā)維修單;技術(shù)人員接單維修,并對(duì)維修進(jìn)度跟蹤提示;修后提交至報(bào)修人員進(jìn)行驗(yàn)收,合格后提交至主管部門辦理維修款項(xiàng)結(jié)算支付手續(xù)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)報(bào)修、審核、進(jìn)度跟蹤、驗(yàn)收、支付等全程信息化管理,克服多部門、多地點(diǎn)、多環(huán)節(jié)限制,提高工作效率,還可自動(dòng)生成維修檔案,方便進(jìn)行維修信息的統(tǒng)計(jì)匯總。
(6)房地產(chǎn)管理系統(tǒng)。該模塊既獨(dú)立于固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)各類公用房的日常使用及調(diào)配管理、出租房流程化管理以及全方位統(tǒng)計(jì)分析,又要與固定管理系統(tǒng)中的地點(diǎn)庫信息對(duì)接,結(jié)合GIS、虛擬三維數(shù)字仿真等先進(jìn)技術(shù),在打造一體化的房產(chǎn)資源管理平臺(tái)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的立體化管理。
按照信息化平臺(tái)總體構(gòu)建方案,逐步完善資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)建設(shè),努力打造 一站式 資產(chǎn)管理綜合平臺(tái),實(shí)現(xiàn) 資產(chǎn)業(yè)務(wù)一盤棋戰(zhàn)略,在線完成資產(chǎn)申報(bào)、購置、入賬、日常管理、處置以及共享共用等業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)全員管理、全生命周期管理、全業(yè)務(wù)管理,同時(shí)促進(jìn)資產(chǎn)的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理。
在 互聯(lián)網(wǎng)+背景下,融合智慧校園建設(shè),高校應(yīng)順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+資產(chǎn)管理的理念和創(chuàng)新管理模式,將互聯(lián)網(wǎng)+資產(chǎn)管理思維引入資產(chǎn)管理數(shù)字化平臺(tái),采用自主研發(fā)或與企業(yè)合作方式引入新技術(shù)、新設(shè)備,創(chuàng)新管理手段,如開發(fā)集成的資產(chǎn)業(yè)務(wù)移動(dòng)終端APP,打破傳統(tǒng)管理模式,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)、隨地、移動(dòng)辦公,創(chuàng)新服務(wù)模式。另外,植入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等數(shù)據(jù)挖掘處理技術(shù),把資產(chǎn)管理與配置論證、共享共用結(jié)合起來,充分發(fā)揮資產(chǎn)管理與使用效益,開創(chuàng)高校資產(chǎn)管理信息化水平新局面。
高素質(zhì)的資產(chǎn)管理隊(duì)伍是信息化平臺(tái)實(shí)施的關(guān)鍵。資產(chǎn)管理隊(duì)伍是管好用活固定資產(chǎn)的管理主體,這支隊(duì)伍如果建不好,先進(jìn)的管理理念和信息化管理平臺(tái)的作用就發(fā)揮不好。一是要建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)合理,有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、相對(duì)穩(wěn)定的隊(duì)伍。二是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流,不定期地對(duì)資產(chǎn)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),有針對(duì)性地學(xué)習(xí)規(guī)章制度、工作流程、信息化操作等知識(shí),提高業(yè)務(wù)水平。三是探索評(píng)價(jià)體系,探索固定資產(chǎn)管理工作考核辦法,建立一種長期有效的評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)管理人員和使用人員工作的積極性和主動(dòng)性。
管好、用好規(guī)模龐大的高校資產(chǎn),實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理變革,向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變,適應(yīng)新常態(tài)的信息化管理手段尤為關(guān)鍵。信息化管理一方面便于綜合業(yè)務(wù)的辦理,既為高校教學(xué)科研等諸方面服好務(wù),又實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)科學(xué)管理、有效利用;另一方面便于數(shù)據(jù)挖掘與分析,既完成上級(jí)要求的各類報(bào)表,又能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入、多維的分析,滿足決策層的需求??茖W(xué)完善的資產(chǎn)管理信息化體系有助于增強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理的精細(xì)化與科學(xué)合理化,有助于貫徹財(cái)政部第36號(hào)令中 堅(jiān)持資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合、資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理、實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合 的管理原則,有助于實(shí)現(xiàn)安全完整、合理配置和有效利用 的管理目標(biāo)。
1.山東國子軟件股份有限公司.探討 互聯(lián)網(wǎng)+助力高校資產(chǎn)管理信息化新發(fā)展基于2016年資產(chǎn)清查工作的實(shí)踐與思考.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2016(19).
2.卞長喜.深化改革優(yōu)化配置扎實(shí)推進(jìn)資產(chǎn)精細(xì)化管理新常態(tài).國有資產(chǎn)管理.2016(4).
行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)2018年1期