姜曉琴（遼寧大學(xué) 遼寧 遼陽 111000）

作為高校二級學(xué)院的中樞機(jī)構(gòu)，二級學(xué)院辦公室在學(xué)校行政、教學(xué)和科研及學(xué)生管理工作中起到了至關(guān)重要的作用。辦公室肩負(fù)著傳達(dá)及執(zhí)行學(xué)校的黨務(wù)及行政命令；輔助教務(wù)處處理日?？蒲屑敖虒W(xué)工作；協(xié)調(diào)學(xué)生處做好學(xué)生管理等工作；輔助人事處做好教師錄用及晉級評聘等工作；協(xié)助工會做好教職工的體檢及集體活動的組織；輔助財務(wù)處做好固定資產(chǎn)清查工作等多種職能。伴隨高校的擴(kuò)招以及信息化管理進(jìn)程的不斷加快，高校逐步實(shí)現(xiàn)校級和院級兩級管理，二級學(xué)院辦公室的重要性日益凸顯。與此同時，二級學(xué)院辦公室在工作中也需要適應(yīng)變革，創(chuàng)新管理模式。只有創(chuàng)新管理才能提高辦公室工作效率，增強(qiáng)管理水平，滿足新時期高校發(fā)展的新需要。

一、新時期二級學(xué)院辦公室存在的問題

（一）二級學(xué)院辦公室職能定位不明確

二級學(xué)院辦公室在高校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。辦公室的業(yè)務(wù)種類繁多，業(yè)務(wù)量大，學(xué)院辦公室職能的明確有利于提高二級學(xué)院辦公室的管理水平。但是，現(xiàn)階段高校二級學(xué)院辦公室職能分工不是很明確。伴隨高校擴(kuò)招以及高校教育體制改革，高校實(shí)行分級管理，二級學(xué)院辦公室隨之承擔(dān)了更多的職能，但學(xué)校及學(xué)院并未對這些職能進(jìn)行明確的職能歸位，導(dǎo)致了一系列工作在開展的過程中權(quán)責(zé)不清。[1]例如，二級學(xué)院辦學(xué)規(guī)模日益壯大，隨之產(chǎn)生大量檔案，包括行政檔案、教學(xué)檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等一系列檔案，很多二級學(xué)院沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案室，沒有配備專門的檔案管理人員，大部分二級學(xué)院辦公室承擔(dān)了檔案管理的任務(wù)，辦公室干事兼職管理檔案，這種情況很大程度上加大了檔案管理的保密風(fēng)險，加大了辦公室的任務(wù)量，同時也對辦公室干事的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。由于編制限制，近幾年二級學(xué)院的工會工作也一并由辦公室監(jiān)管，這對工會工作的開展設(shè)置了障礙，同時也加大了辦公室的業(yè)務(wù)量；諸如此類的情況還有很多，學(xué)校及學(xué)院沒有明確辦公室相關(guān)職能，這使得二級學(xué)院辦公室對業(yè)務(wù)范圍模糊不清。還有很多業(yè)務(wù)表面上看起來不是辦公室的業(yè)務(wù)，但事實(shí)上需要辦公室起主導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)作用，由于很多時候都因?yàn)闆]有明確權(quán)責(zé)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)辦理的效率降低。

（二）二級學(xué)院辦公室人員的隊(duì)伍建設(shè)有待提高

二級學(xué)院辦公室是高校學(xué)院管理的樞紐，其不僅要做好上級部門及學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，還要負(fù)責(zé)對學(xué)院各部門工作的溝通協(xié)作，這就對辦公室干事的綜合素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求。當(dāng)前二級學(xué)院辦公室人員隊(duì)伍存在以下幾個問題：首先，辦公室的工作人員的綜合能力存在不足。辦公室崗位決定了其工作人員需要具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)與溝通能力、熟練操作計算機(jī)能力，較強(qiáng)的寫作及編輯能力等方面能力，但現(xiàn)階段很多高校二級學(xué)院的工作人員素質(zhì)沒有達(dá)到上述要求；其次，辦公室工作人員屬于行政管理人員，日常工作量大，而學(xué)院沒有為其提供學(xué)習(xí)考察，提高自身素質(zhì)的機(jī)會，沒有相關(guān)的培訓(xùn)制度做支撐；三是伴隨辦公室業(yè)務(wù)種類及業(yè)務(wù)量的增加，辦公室干事的業(yè)務(wù)量隨之增加，而辦公室主任并未將各項(xiàng)業(yè)務(wù)明確責(zé)任制，干事的業(yè)務(wù)分工不明確。這導(dǎo)致了辦公室干事工作積極性不高，責(zé)任心不強(qiáng)，在做完本職工作后缺乏獨(dú)立思考和創(chuàng)新意識。一些擴(kuò)展性的辦公業(yè)務(wù)長期處于無人管理的狀態(tài)，而辦公人員在完成原有工作內(nèi)容時也只是遵循個人工作習(xí)慣，沒有較為明確的分工。[2]當(dāng)日常管理工作中出現(xiàn)問題時，二級學(xué)院辦公室無法快速找出了解事情經(jīng)過并對事件負(fù)責(zé)的人員，這降低了行政工作的效率，不利于學(xué)院辦公室的正規(guī)化發(fā)展。

（三）二級學(xué)院辦公室管理方式滯后

伴隨網(wǎng)絡(luò)科技的高速發(fā)展，高校管理正朝著信息化管理的方向發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)已廣泛應(yīng)用到了高校管理中的各個層面。但高校二級學(xué)院辦公室的信息化管理還處在起步階段。其傳統(tǒng)的管理觀念、方式在信息化新時期嚴(yán)重阻礙了高校信息化管理的進(jìn)程。二級學(xué)院辦公室的管理模式?jīng)]有適時發(fā)生轉(zhuǎn)變，始終照本宣章，依靠滯后制度指導(dǎo)工作，工作人員的信息化技術(shù)水平不夠，也沒有參加專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會?，F(xiàn)有的管理方式依然依靠人工模式，引發(fā)了信息化與工作現(xiàn)狀發(fā)生沖突。老舊的管理制度很難適應(yīng)新時期高校管理的發(fā)展。此時，管理者無法對自己的工作能力進(jìn)行準(zhǔn)確衡量，也無法對當(dāng)前的工作狀態(tài)與進(jìn)度進(jìn)行評價，這使得內(nèi)部監(jiān)管長期處于一種無章可循的狀態(tài)，辦公室整體工作效率不高。[3]

二、新時期提高二級學(xué)院辦公室工作效率的對策

（一）建立健全責(zé)任制

不以規(guī)矩，不能成方圓，健全的規(guī)章制度是學(xué)院辦公室工作效率與工作質(zhì)量的重要保障。首先，學(xué)院應(yīng)明確業(yè)務(wù)的責(zé)任制，對于一些原本不屬于辦公室業(yè)務(wù)，需要辦公室監(jiān)管的，需要明確責(zé)任制度；在此基礎(chǔ)上，完善崗位責(zé)任制，將工作任務(wù)責(zé)任分工到個人，避免因責(zé)任不清出現(xiàn)相互推諉，倒查不到責(zé)任人的現(xiàn)象。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，增強(qiáng)每個工作人員按規(guī)章制度辦事的自覺性，強(qiáng)化制度的約束力與執(zhí)行力。最后，實(shí)施績效考核制度。定期對經(jīng)辦的業(yè)務(wù)進(jìn)行考核，在對工作人員的工作結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督的同時，也起到了激勵的作用，變向調(diào)動了員工的工作熱情，提高工作人員辦事的主動性。

（二）加強(qiáng)二級學(xué)院辦公室隊(duì)伍建設(shè)

二級學(xué)院辦公室人員自身的素質(zhì)關(guān)乎學(xué)院的管理水平和效率，應(yīng)當(dāng)重視辦公室人員的素質(zhì)建設(shè)。首先，在辦公室人員的招聘環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)重視其綜合素質(zhì)的衡量，以科學(xué)化的管理理論、知識及理念，具有信息化管理應(yīng)當(dāng)具備的高素質(zhì)，具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)及文字寫作能力為標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行招聘。其次，學(xué)校相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)定期舉辦校內(nèi)二級學(xué)院辦公室工作座談會，各學(xué)院人員可以相互學(xué)習(xí)交流管理經(jīng)驗(yàn)，此外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)為辦公室人員提供考察、學(xué)習(xí)的機(jī)會。伴隨經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，高校發(fā)展也迎來了地域性發(fā)展的不平衡，高校應(yīng)當(dāng)制定相關(guān)制度，不定期將辦公室人員派到發(fā)展好的高校學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)。另外，對于辦公室兼管的業(yè)務(wù)，因干事沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)院也應(yīng)當(dāng)定期派其參加相關(guān)的學(xué)習(xí)。最后，明確辦公室人員的崗位職責(zé)。伴隨高校的快速發(fā)展，辦公室的業(yè)務(wù)種類也在增加。將職責(zé)細(xì)化到個人，明確分工。這樣做一方面加快了工作效率，減少了工作互相推諉現(xiàn)象的發(fā)生，另一方面可以讓每個人各司其職，努力發(fā)揮自身的優(yōu)勢，提高員工的工作自主性及創(chuàng)新性，讓每個人的成績都被看到。

（三）創(chuàng)新二級學(xué)院辦公室管理方式

二級學(xué)院辦公室傳統(tǒng)的行政辦公模式逐漸不適應(yīng)現(xiàn)代高校發(fā)展的需求。主動探索新時期下新的管理觀念和手段成為高校發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢。通過減少紙質(zhì)化辦公，才能更好地提高學(xué)院的工作效率和管理水平，實(shí)現(xiàn)信息化管理。首先，高校相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)提供相關(guān)計算機(jī)方面的技術(shù)支撐，向兄弟院校取經(jīng)，建立信息化管理平臺，同時還能夠加強(qiáng)同院校系的信息互通，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。其次，學(xué)校應(yīng)當(dāng)為辦公室配備計算機(jī)專業(yè)干事幫助辦公室人員熟練掌握計算機(jī)信息技術(shù)，更好地推進(jìn)管理信息化建設(shè)。辦公室工作人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，以更好推進(jìn)綠色化辦公，實(shí)現(xiàn)院校管理信息化。[4]

（四）強(qiáng)化二級辦公室的服務(wù)意識

高校二級學(xué)院辦公室雖然不直接參與教學(xué)教研，但它很大程度上決定了學(xué)校的管理水平。辦公室主要工作就是安排及協(xié)調(diào)學(xué)院各部門工作，服務(wù)于高校的各職能部門以及師生。辦公室服務(wù)的效率及質(zhì)量直接決定了學(xué)院運(yùn)行及管理的水平。因此，辦公室應(yīng)當(dāng)將“服務(wù)意識”放在自身工作的首位。首先，樹立“一切為了學(xué)生”的服務(wù)理念，制定相關(guān)責(zé)任制度，并貫徹于實(shí)踐。將服務(wù)水平量化管理，定期向各部門及師生發(fā)放調(diào)查問卷，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。其次，強(qiáng)化辦公室人員的服務(wù)精神，真正讓辦公室的職能從傳話筒變?yōu)榉?wù)器。在服務(wù)意識的帶動下，辦公室人員主動與各職能部門以及師生進(jìn)行溝通，并將搜集到的信息及時反饋給學(xué)校，有利于學(xué)校合理安排工作重心，使其不斷滿足學(xué)校發(fā)展的不同要求。促進(jìn)高校管理協(xié)調(diào)工作的開展，也能帶動創(chuàng)新管理方式。[5]

結(jié)語

伴隨高等教育的快速發(fā)展，高校二級學(xué)院辦公室管理工作也面臨巨大的變革。學(xué)院辦公室業(yè)務(wù)范圍及業(yè)務(wù)量加大，相伴出現(xiàn)了一系列問題。辦公室職能定位不明確，導(dǎo)致一系列工作責(zé)權(quán)不清；辦公室人員素質(zhì)參差不齊，影響了學(xué)院辦公室的工作效率；辦公室管理方式滯后，跟不上高校信息化發(fā)展的趨勢。通過明確責(zé)權(quán)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新管理方式等一系列方式，努力提高學(xué)院辦公室工作效率和工作質(zhì)量，有力帶動院校兩級管理體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為學(xué)院的教學(xué)工作、科學(xué)研究工作以及全院師生提供更好的服務(wù)，也為學(xué)院的持續(xù)、健康發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡榮榮,胥亮.新形勢下高校二級學(xué)院辦公室管理效能研究[J].邢臺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2013(01):25-27.

[2]詹開卷.對新建本科院校二級學(xué)院辦公室工作的若干思考[J].湖北科技學(xué)院學(xué)報,2015(08):149-151.

[3]汲中玲.新形勢下二級學(xué)院辦公室工作的實(shí)踐與思考[J].科技視界,2016(27):297.

[4]馬慧.高校學(xué)院辦公室管理與建設(shè)的問題與對策[J].教育現(xiàn)代化,2016(37):36.

[5]史建軍.高校學(xué)院辦公室管理的問題與發(fā)展[J].中國管理信息化,2017(13):243-244.