姚 紅

（貴州大學(xué)檔案館（校史館），貴州貴陽(yáng)550025）

高校年鑒是全面、系統(tǒng)、翔實(shí)地記載高?；久婷病l(fā)展情況及教學(xué)、科研、管理等各方面工作情況的綜合性工具書(shū)，是對(duì)年度內(nèi)教學(xué)、科研、管理等各方面工作的如實(shí)匯集。作為中國(guó)年鑒大家庭中的一員，中國(guó)高校年鑒是從20世紀(jì)80年代開(kāi)始出現(xiàn)，經(jīng)過(guò)30余年的實(shí)踐與發(fā)展，目前全國(guó)有300多所高校在編纂年鑒。筆者學(xué)校年鑒是從2010年開(kāi)始由檔案館著手編纂，至今已連續(xù)編纂出版6卷，因而對(duì)于年鑒編纂的重要意義和提高年鑒編纂質(zhì)量也有一定的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、高校編纂年鑒的重要性

（一）高校年鑒具有資政、存史、積淀傳播學(xué)校文化的作用。年鑒是“資政之鑒、信息之源、史書(shū)之本”，年鑒的資料性、系統(tǒng)性、權(quán)威性和時(shí)代性，可以為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為各職能部門工作提供參考。同時(shí)，也為師生及社會(huì)公眾了解學(xué)校、學(xué)科發(fā)展歷程和脈絡(luò)提供了渠道，使他們可以從中找到所需的資料、數(shù)據(jù)[1]何芳.論高校年鑒編修要義[J].企業(yè)天地,2013,(5).。年鑒是按年編纂的連續(xù)出版物，每年編寫的高校年鑒連續(xù)起來(lái)就是學(xué)校的編年史，它為學(xué)校治史修志積累了豐富、翔實(shí)的資料，是編寫校史校志的基礎(chǔ)。隨著年鑒編纂工作的開(kāi)展，作為學(xué)校文化積淀的載體，年鑒已成為學(xué)校文化交流的贈(zèng)書(shū)，發(fā)揮著向社會(huì)展現(xiàn)、弘揚(yáng)學(xué)校文化的窗口和媒介作用。

（二）高校年鑒為檔案信息、資料的利用提供了便利。高校年鑒匯集了大量的檔案信息、資料，隨著年鑒的逐年出版和收存（圖書(shū)館或個(gè)人），使得師生及社會(huì)民眾不必一定要到檔案部門查閱檔案資料，就能輕易、便捷地獲取一些檔案信息、數(shù)據(jù)，為檔案和檔案部門服務(wù)民生提供了一個(gè)平臺(tái)。

二、高校年鑒編纂的策略

年鑒作為一種工具書(shū)，其編纂離不開(kāi)一定的體例規(guī)范。體例反映一部年鑒的編纂水平和成書(shū)質(zhì)量，是年鑒編纂出版質(zhì)量高低的標(biāo)志。各類年鑒有不同的風(fēng)格和特色，高校年鑒是集文字、數(shù)據(jù)、圖表于一體的專業(yè)年鑒，要做好編纂工作，筆者認(rèn)為要從以下幾方面作出要求。

（一）框架設(shè)計(jì)要科學(xué)、合理。年鑒的框架是年鑒編纂的骨架、基礎(chǔ)，具有框定年鑒內(nèi)容、明確信息資料歸屬和層次的作用[1]姚敏杰.對(duì)地州區(qū)縣年鑒編纂出版質(zhì)量的點(diǎn)滴思考——第十六次全國(guó)地州區(qū)縣年鑒研討會(huì)主題報(bào)告[J].年鑒通訊,2015,(2).。高校年鑒框架設(shè)計(jì)要科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)、層次清晰，要能很好地貫徹高校年鑒體例。因此設(shè)計(jì)時(shí)，不但要全面系統(tǒng)客觀地反映學(xué)?，F(xiàn)實(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)，突出體現(xiàn)時(shí)代精神、年度特點(diǎn)和高校特色。高校年鑒一般分為類目、分目、條目三個(gè)層次，年鑒框架設(shè)計(jì)要求：（1）類目要全，做到橫不缺項(xiàng)。（2）類目要相對(duì)穩(wěn)定和連續(xù)，不能每年都有大的變動(dòng)。（3）要與時(shí)俱進(jìn)，要根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，在保持框架相對(duì)穩(wěn)定和連續(xù)的基礎(chǔ)上，對(duì)分目、條目作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整、優(yōu)化，必要時(shí)還可對(duì)類目作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和增減。

（二）條目編寫要規(guī)范。條目是年鑒的基本單位和主要表現(xiàn)形式，年鑒的主要內(nèi)容是由條目構(gòu)成，一部年鑒質(zhì)量的優(yōu)劣、水平的高低，很大程度上取決于條目編寫的質(zhì)量和水平[1]。因此，條目的編寫要遵循一定的規(guī)范，如標(biāo)題設(shè)置的規(guī)范、內(nèi)容記述的規(guī)范、文體使用的規(guī)范、語(yǔ)言文字的規(guī)范等。寫作上，要求：（1）標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，既要以事實(shí)為依據(jù)，又要精準(zhǔn)地概括主題。（2）內(nèi)容重在紀(jì)實(shí)。要用事實(shí)說(shuō)話，如實(shí)記錄，不夸大也不回避，不包含作者個(gè)人主觀因素，不能因個(gè)人好惡取舍資料、改變結(jié)論，也不加入個(gè)人的評(píng)論、推理、預(yù)測(cè)評(píng)價(jià)等。（3）文體一般采用說(shuō)明體或記敘體。要求短小精干，內(nèi)容要素、記敘程序規(guī)范。一般不同類型的條目，內(nèi)容要素不盡相同，但同一類型條目，內(nèi)容要素和記述程序則大體是一致的。（4）語(yǔ)言文字要規(guī)范。語(yǔ)言表達(dá)要簡(jiǎn)樸精練、開(kāi)門見(jiàn)山、直陳其事，避免一切穿靴戴帽式的套話、空話、廢話。稱謂一般使用第三人稱，如“我?！币谩皩W(xué)?！被?qū)W校全稱。時(shí)間表述要用準(zhǔn)確的年月日，避免使用模糊不清的時(shí)間代詞，如今年、去年、明年、當(dāng)前、前不久等。此外，應(yīng)站在學(xué)校層面來(lái)闡述，反映學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展面貌，切忌從部門層面著手來(lái)編寫條目?jī)?nèi)容，等等。

（三）信息內(nèi)容要豐富、有效。資料是年鑒編纂的基礎(chǔ)，提高年鑒質(zhì)量和實(shí)用性，關(guān)鍵在于豐富年鑒內(nèi)容，增大年鑒信息含量，特別是有效信息的含量。這就需要編輯工作者，（1）要拓寬信息渠道，廣泛收集資料。年鑒內(nèi)容越豐富，信息量就會(huì)越高。因此高校年鑒取材時(shí)，在對(duì)館藏檔案進(jìn)行分析、研究、整理、加工編纂的基礎(chǔ)上，還應(yīng)善于從學(xué)校各部門的資料中去挖掘有價(jià)值的信息，要充分利用校園網(wǎng)、報(bào)紙等媒體、渠道去搜集、發(fā)掘信息[2]康云霞,安聰娥.編撰高校年鑒的實(shí)踐與思考[J].蘭臺(tái)世界,2009,(7).。當(dāng)然，對(duì)于搜集到的各類信息還要注意去偽存真、剔除冗余，從而最大限度地提高年鑒信息的密度、深度和有效性。（2）要做好圖片、表格配套，充分發(fā)揮圖表的作用。表格具有一目了然，便于讀者利用，作縱、橫向?qū)Ρ鹊奶匦浴D片可以使讀者直觀形象地獲得信息，起到“一圖勝千言”的作用。當(dāng)今，圖表的運(yùn)用已成為年鑒內(nèi)容不可分割的重要組成部分，它對(duì)于豐富年鑒的表現(xiàn)形式，提升年鑒的實(shí)用性，有著重要的作用和意義。表格的使用，一般要根據(jù)各部分內(nèi)容的需求而定。圖片的選擇一般要求既要力求反映新事物、新趨勢(shì)，突出學(xué)校特色、年度特色，又要貼近校園和師生實(shí)際、生活，同時(shí)還要有一定的藝術(shù)性。（3）要增加特色信息。要增加反映學(xué)校歷史、現(xiàn)狀的專題欄目，如校址變遷、特色人物、媒體報(bào)道目錄等，從而提升高校年鑒的可讀性。封面設(shè)計(jì)上，要考慮實(shí)用性和鑒賞性，既要美觀大方，還要能體現(xiàn)學(xué)校的特色，能適時(shí)傳遞學(xué)校歷史建設(shè)發(fā)展的信息。

（四）審校、出版要把好關(guān)。年鑒工具書(shū)的性質(zhì)，對(duì)所含內(nèi)容和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求較高。由于高校年鑒編寫人員眾多（大多兼職），涉及的信息量較大，在編寫過(guò)程中難免有錯(cuò)漏。因此，必須加大年鑒的編審校力度，把好年鑒質(zhì)量關(guān)。要堅(jiān)持多級(jí)編校制度：（1）供稿過(guò)程。供稿單位要對(duì)所供稿件負(fù)責(zé)，要仔細(xì)核對(duì)所提供信息、數(shù)據(jù)，按要求規(guī)范寫稿，努力提高稿件的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（2）編纂過(guò)程。編輯部門要進(jìn)行多次編校，首先編輯要對(duì)所負(fù)責(zé)版塊內(nèi)容的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，除進(jìn)行內(nèi)容編輯外，還要進(jìn)行校對(duì)核實(shí)，必要時(shí)要通過(guò)檔案或有關(guān)部門對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)。全書(shū)初稿完成后，要進(jìn)行編輯間互校，并由主編或執(zhí)行編輯串校，最后由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或主審審定。（3）出版過(guò)程。公開(kāi)出版的高校年鑒，出版部門的責(zé)任編輯還要進(jìn)行編校，并與年鑒編纂部門進(jìn)行“三校三審”。對(duì)出版部門返回的清樣，編纂部門要進(jìn)行分校、串校，最終由主編或相關(guān)人員通覽全書(shū)，審校定稿，簽署審稿意見(jiàn)后方可付印。

三、需要思考的幾個(gè)問(wèn)題

（一）要處理好規(guī)范與創(chuàng)新的關(guān)系。規(guī)范是年鑒的共性要求，俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，沒(méi)有規(guī)范，年鑒就難以“眾手成書(shū)”，整個(gè)年鑒編纂行業(yè)將自行其事，一通亂象。創(chuàng)新是年鑒編纂的個(gè)性要求，是年鑒編纂在規(guī)范基礎(chǔ)上可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。規(guī)范與創(chuàng)新是一個(gè)矛盾體的兩個(gè)方面，高校年鑒要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，就要做到在規(guī)范基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，在創(chuàng)新的同時(shí)保持應(yīng)有的規(guī)范。

（二）要充分考慮年鑒出版的時(shí)效性。年鑒作為一種信息載體，需要及時(shí)反映、及時(shí)出版，才能發(fā)揮其時(shí)效性和利用率。現(xiàn)在高校規(guī)模都比較大，基層單位多，需要編寫的信息比較豐富，而編輯人員大都是兼職，因此編校出版的流程周轉(zhuǎn)也較長(zhǎng)。從信息傳播時(shí)效性來(lái)看，編纂周期越長(zhǎng)，年鑒信息的價(jià)值就越低[1]盛況.高校年鑒編纂工作中的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界,2007,(5).。因此，高校年鑒編纂工作者要在“早動(dòng)手、早編輯、早出版”上下功夫，努力做到在保證年鑒質(zhì)量的前提下縮短編纂周期，在縮短編纂周期的情況下確保年鑒質(zhì)量。

總之，高校年鑒編纂是一項(xiàng)意義大、作用強(qiáng)、涉及面廣的系統(tǒng)工程，積極研究、探索、實(shí)踐年鑒編纂方法和途徑是高校年鑒編纂工作者應(yīng)該長(zhǎng)期思考的課題，這對(duì)于不斷提高年鑒編纂質(zhì)量、更好地發(fā)揮高校年鑒資政、存史、積淀傳播文化的作用有著十分重要的意義。