李愛民 李濤

電子發(fā)票相對傳統的紙質發(fā)票有著低能耗、查找便捷、容易保存、投遞方便等諸多優(yōu)點，被廣大消費者認可，現已廣泛運用電商、電信、快遞、公用事業(yè)。根據國家稅務總局《關于推行增值稅電子發(fā)票有關問題的通告》（國家稅務總局公告2015年84號）、《關于進一步做好增值稅電子普通發(fā)票推行工作的指導意見》（稅總發(fā)［2017］31號）等相關規(guī)定，金融業(yè)已被國家稅務總局正式納入推行使用電子發(fā)票的范圍內。

2017年3月以來，許多保險企業(yè)已著手對自身發(fā)票管理系統進行改造，向稅務部門提出使用電子發(fā)票的申請。在當前保險業(yè)推廣使用電子發(fā)票的過程中，企業(yè)應做那些準備，可能面臨那些問題，面對存在的問題如何進行有效解決，筆者根據工作實踐來談一談自己看法。

一、保險業(yè)電子發(fā)票推廣前的準備

保險業(yè)作為一個特殊行業(yè)，在經營活動中具有與其它行業(yè)不同的特點：

在業(yè)務經營上，主要以銷售保險產品為主，以保險合同為載體，按合同約定，由投保人繳納保險費，保險公司向投保人出具保單及保險費收費憑證；在收費方式上，存在保單一次性收費與多次收費的情形；在組織架構上，更多的是要實現總分機構內部發(fā)票系統的設計與管理，由保險公司總部完成電子發(fā)票管理系統的改造、升級，保險公司的分支機構按屬地原則，向其機構所在地國稅機關辦理申領、使用及核銷發(fā)票。

保險行業(yè)的上述特點，決定了保險業(yè)在電子發(fā)票推廣中相對獨立核算機構而言更為復雜。為此，推廣前務必進行充分調研，做好軟硬件設施的準備，開發(fā)或完善自身的發(fā)票管理系統、修改財務管理流程，在做好系統測試的基礎上，通過培訓宣傳，才能為電子發(fā)票的順利推廣提供有力保障。

一是保險公司必須根據國家稅務總局對電子發(fā)票的管理要求，開發(fā)或完善自身的發(fā)票管理系統，實現與自身業(yè)務管理系統、國稅局電子發(fā)票管理系統進行對接。2016年5月保險業(yè)推開增值稅以來，保險公司已建立自身發(fā)票管理系統，實現了與營改增后涉稅業(yè)務系統對接，完成系統推送紙質發(fā)票開具，并與國稅局發(fā)票管理系統進行了實時對接。但由于電子發(fā)票有著自身的特點，需要根據國家稅務總局《關于發(fā)布增值稅發(fā)票系統升級版與電子發(fā)票系統數據接口規(guī)范的公告》（國家稅務總局公告2015年第53號）的要求，對原有企業(yè)的發(fā)票管理系統進行升級改造，實現納稅人登記信息查詢、發(fā)票庫存查詢、發(fā)票開具和發(fā)票查詢等功能。做到發(fā)票管理系統能有效接收國稅局推送電子發(fā)票號段，能將發(fā)票信息上傳稅務機關，同時傳輸給對接的發(fā)票管理系統，生成帶納稅人簽章的電子發(fā)票及其圖像文件，從而實現電子發(fā)票管理的所有功能。

二是保險公司應根據組織架構及管理要求，明確總分機構電子發(fā)票管理與開具的職責，做好各開票部門的軟硬件配置。保險公司一般都實行總分機構的管理模式，發(fā)票的開具由分支機構來完成，每一家分支機構都是一個開票單位，都均需采購核心板、報稅盤，同時由分支機構向當地稅務機構申請辦理電子發(fā)票的發(fā)行工作；各分支機構在硬件準備完成后，總機構需通過稅控服務器中按開票單位建立電子發(fā)票終端完成發(fā)票的領用，實現自身發(fā)票管理系統對電子發(fā)票的分發(fā)；各分支機構按稅務部門的管理規(guī)定，向其總機構申請制作電子發(fā)票專用章用于自建電子發(fā)票平臺所開具的增值稅電子發(fā)票，完成電子發(fā)票開票前的硬件準備。

三是保險公司應根據保險業(yè)務的特點及要求，確定電子發(fā)票開具的范圍及發(fā)票推送方式。保險公司應根據自身開辦保險業(yè)務的險種、風險管控類別，確定電子發(fā)票的開具范圍、票面基礎信息，完成自身發(fā)票管理系統的設定。同時，要根據保險業(yè)務各渠道銷售的特點及消費者的實際需要，確定電子發(fā)票的推送方法以及發(fā)票信息的查詢方式，從而提升客戶的滿意度。

四是保險公司應根據自身實際，建立健全電子發(fā)票的管理制度及操作流程。保險公司應明確總分公司機構電子發(fā)票的管理職責、管理流程及管理要求；對自建發(fā)票管理系統，制作下發(fā)操作手冊，明確系統操作及系統維護的權限，同時，對系統升級、系統故障的處理要明確責任。

五是保險公司推廣實施電子發(fā)票，要做好廣泛宣導，先行試點，在達到預期結果的基礎上進行推廣，避免少走彎路。推廣使用電子發(fā)票與其他系統的推廣一樣，上線前必須事前做好測試與試點工作，檢測自身系統的開發(fā)是否滿足原設計的要求，是否與國稅部門對發(fā)票管理系統要求一致，有無系統漏洞與差異，對測試發(fā)現的問題應及時著手排查，并對系統進行維護與完善。同時，對上線的保險分支機構要做好宣傳，特別對操作人員要進行系統培訓，使其掌握系統操作技能。

二、保險業(yè)電子發(fā)票開具及使用面臨的問題及應對

從其他行業(yè)使用電子發(fā)票及部分保險企業(yè)試點情況來看，電子發(fā)票在保險業(yè)推廣及使用仍面臨著一些問題，短期內可能會引起客戶投訴，加大保險公司自身發(fā)票管理風險，主要體現在以下兩個方面：

一是保險業(yè)電子發(fā)票的開具與客戶要求存在差異，時效性仍不能滿足客戶的要求，電子發(fā)票的下載打印還不便捷。目前保險業(yè)的電子發(fā)票推廣還處于初級階段，電子發(fā)票使用范圍還較窄，沒有全面鋪開。一方面由于存在共保等一些特殊業(yè)務，系統還不能實現自動化，需要人工進行處理，時效性還不能滿足客戶的要求；另一方面保險業(yè)電子發(fā)票開具的申請，需要公司內部人員通過自身業(yè)務系統、電話、公眾號進行發(fā)票申請，渠道單一，難以滿足客戶要求；加之電子發(fā)票的下載地址存在一定局限性，客戶下載打印仍不方便，與客戶的需求存在一定差距。

二是保險業(yè)使用電子發(fā)票，與其他行業(yè)一樣，費用報銷時取得的電子發(fā)票仍存在發(fā)票不合規(guī)，發(fā)票報銷重復的風險，短期內需要人工對報銷的電子發(fā)票進行臺賬登記來管控，人工控制成本高、效率低，無法有效防范電子發(fā)票不合規(guī)及重復報銷的風險。

隨著發(fā)票改革的不斷深入，電子發(fā)票取代現有紙質發(fā)票已是發(fā)票改革未來的趨勢，保險業(yè)如何有效化解電子發(fā)票推廣中存在的問題，防范發(fā)票管理風險，筆者認為可以從以下兩個方面入手：

一是保險總公司應高度重視電子發(fā)票在系統內的推廣工作，從全局思考發(fā)票在未來企業(yè)管理中的作用，對發(fā)票管理系統進行深層次的改造。同時，根據客戶要求，向稅務部門提需求，為客戶電子發(fā)票申請、查詢、打印提供更為開放、便捷的渠道。當前，保險公司應擴大電子發(fā)票的開具范圍；提供客戶更為方便的發(fā)票申請推送渠道、查詢渠道，方便客戶下載打?。煌瑫r，爭取稅務部門的支持，充分實現客戶發(fā)票驗證簡捷，真正做到資源共享。

二是保險公司應建立適應電子發(fā)票報銷管理制度，開發(fā)電子發(fā)票報銷管理系統，從源頭上治理電子發(fā)票不合規(guī)及重復報銷的風險。隨著電子發(fā)票使用量的增大，保險公司應著手修改原有的發(fā)票管理制度，明確電子發(fā)票的取得人員、報銷人員、審批人員的職責，拒絕不合規(guī)電子發(fā)票報銷；同時，建立電子發(fā)票管理系統，對報銷的電子發(fā)票信息進行采集，并與稅務系統進行對接，解決手工電子發(fā)票的驗證與發(fā)票重復報銷的問題。