蘇全玉

（濰坊學(xué)院體育學(xué)院 山東濰坊 261061）

高校檔案綜合信息社會化利用服務(wù)于社會各個(gè)領(lǐng)域，是社會發(fā)展的一種必然需求，其最佳的方式就是快速有效的各種服務(wù)。在這一過程中，新型經(jīng)濟(jì)的多樣化，對高校檔案信息的功能上也會提出一些新的要求，因勢而為，檔案信息更好的服務(wù)于社會的多種要求，自然也會促進(jìn)高校檔案的信息規(guī)范化的快速發(fā)展。高校能準(zhǔn)確的把握社會對高校檔案的新需求，必然會對高校自身檔案管理的深層次的發(fā)展產(chǎn)生重要的意義。

一、高等學(xué)校檔案信息社會化利用的起因

1.現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對高新科研信息廣泛而迫切需求，是檔案信息社會化利用產(chǎn)生外部的初動(dòng)力的重要原因。

當(dāng)前我國由制造大國向創(chuàng)新大國轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式自然會向創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式轉(zhuǎn)變。社會上的各行各業(yè)必然會對掌握高新技術(shù)和創(chuàng)新性人才進(jìn)行搶奪，大多數(shù)的高新技術(shù)和專業(yè)人才都來自科研單位與高等學(xué)校，這種情況下，高等學(xué)校的技術(shù)與人才檔案信息自然會成為人民優(yōu)先了解的對象，誰先獲得信息，誰就優(yōu)先獲得了掌控技術(shù)與人才的先機(jī)，成功的機(jī)會會多出很多。社會上對高校信息了解的內(nèi)容主要有：一是高校最新專業(yè)團(tuán)隊(duì)的帶頭人的信息；二是高校最新的科研技術(shù)以及能夠轉(zhuǎn)化成社會產(chǎn)品的科研成果信息；三是高校相關(guān)專業(yè)創(chuàng)新型畢業(yè)生信息; 四是能夠認(rèn)證高新校優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案信息。

2.高校檔案科研內(nèi)容的信息化與規(guī)范化能最大化的使檔案信息資源共享、更加便利的實(shí)現(xiàn)信息查詢，從而為社會提供事半功倍的效果，逐漸成為檔案信息社會化的內(nèi)在動(dòng)力。

（1）高校現(xiàn)存的科研檔案信息規(guī)范化的真實(shí)的優(yōu)勢。從事科研和教學(xué)的人才大多存在于相關(guān)專業(yè)的高等學(xué)府，很自然的也會有很強(qiáng)的檔案信息收集、歸檔、加工處理使之規(guī)范化的能力。在開發(fā)利用高校檔案信全部資源的時(shí)候，檔案信息規(guī)范化的程度就會相當(dāng)高，基本不留余地，為高校檔案信息資源共享、社會化服務(wù)提供重要的保證。

（2）高校科研檔案信息具有超前的優(yōu)勢。高等學(xué)校里特有的專業(yè)及相關(guān)的人才密集，有許多是國際國內(nèi)超前沿的研發(fā)課題，隨時(shí)都有一些嶄新的科研成果誕生，這些科研成果市場價(jià)值高，社會需求多，若能及時(shí)進(jìn)行社會化利用，將對社會上各相關(guān)部門的實(shí)驗(yàn)、研究與制造發(fā)揮重要的作用。

（3）高?？蒲袡n案信息得天獨(dú)厚的數(shù)字平臺優(yōu)勢，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也帶動(dòng)了高?，F(xiàn)代化設(shè)備的更新，許多高校率先對科研信息處理設(shè)備進(jìn)行升級改造，采購先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化方面，較以前有了質(zhì)的飛躍，檔案信息的管理平臺更加科學(xué)與便利，科學(xué)而又效率高的高校數(shù)字化信息數(shù)字平臺逐步形成，真正能實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)外的信息資源共享，為檔案信息社會化服務(wù)的提供了最可靠的保證。

二、高校檔案信息社會化服務(wù)需落實(shí)的基本事項(xiàng)

1.高校在對檔案信息進(jìn)行整合與數(shù)字化處理后，利用已有的平臺，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享，能否優(yōu)化高校檔案信息對社會服務(wù)的系統(tǒng)，使之更加的規(guī)范與便利，對社會化服務(wù)基本體系有著基本的要求：

（1）服務(wù)理念至上要求。高校檔案信息的傳播與利用，要緊跟時(shí)代的步伐，生成完全服務(wù)的觀點(diǎn)，并結(jié)合社會服務(wù)的基本要求規(guī)律，做好動(dòng)態(tài)服務(wù)的服務(wù)宗旨，追求便利實(shí)效，真正發(fā)揮出高校檔案信息服務(wù)于社會而產(chǎn)生的應(yīng)有價(jià)值。

（2）便于查詢、傳遞與利用方便要求。高?，F(xiàn)有的檔案信息涉及面廣，種類繁多，檔案工作者要真正的做到所有檔案信息數(shù)字化，能夠真實(shí)而快速的便于查找與及時(shí)利用，真正有助于社會各行各業(yè)的科研與利用。

（3）高校檔案要具有完整性的要求，高等學(xué)校涉獵的學(xué)術(shù)種類繁多，自然檔案信息的內(nèi)容就多，在實(shí)際工作中，要做到檔案信息點(diǎn)、面結(jié)合，學(xué)校內(nèi)各級各部門所掌握的檔案信息配置合理，資源共享信息無縫隙，網(wǎng)絡(luò)平臺信息儲存內(nèi)容豐富，有相應(yīng)的檔案信息服務(wù)體系，完全符合社會上對高校檔案信息的多種需求，有求必應(yīng)。

（4）社會化服務(wù)利用有償?shù)囊?。高校檔案信息的對外服務(wù)，要跟上當(dāng)前社會發(fā)展的步伐，遵循社會市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律，一方面做好高校檔案信息的全方位社會化服務(wù)，區(qū)別對待不同的高校檔案信息，對一些平常性的檔案信息實(shí)行無償服務(wù)，隨查隨用，而對一些重要的高校檔案信息資源實(shí)行有償提供，隨行就市，體現(xiàn)出高校前沿性科技檔案信息的社會價(jià)值，也利于高校檔案信息社會化服務(wù)走向良性發(fā)展的道路。

2.當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，也加速了高?？萍嫉陌l(fā)展，高校累積的科研檔案信息自然會越來越多，在這種情況下，高校應(yīng)當(dāng)切合實(shí)際，分門別類，區(qū)分重點(diǎn)，分列出對社會服務(wù)檔案信息事項(xiàng)，充分利用高校檔案數(shù)字化管理平臺，去滿足社會各行各業(yè)對高校信息的日益增長需求，高校檔案信息服務(wù)社會的一些優(yōu)勢項(xiàng)目也逐步顯示出來。

（1）高校檔案信息對高校畢業(yè)生的學(xué)歷鑒定有著獨(dú)特的優(yōu)勢，特別適合于國內(nèi)外高端用戶、人才交流中心、科研單位及相關(guān)的高校。

（2）社會創(chuàng)新項(xiàng)目的上馬，首先可以求證于高?？蒲谐晒碚撔畔?，尤其是新項(xiàng)目的參考、論證、決策功能、科研成果推廣應(yīng)用服務(wù)等。

（3）高校檔案信息的新技術(shù)交流功能，高校檔案信息定期舉辦高層次、多方位對外交流互動(dòng)，展示學(xué)校最近最新的科技信息，相互借鑒，相互學(xué)習(xí)，多種形式的彰顯高校檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量，形成一個(gè)良好的互動(dòng)場面，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)學(xué)校與社會人才參入學(xué)習(xí)與研究的積極性，更好的發(fā)揮出高校檔案信息服務(wù)于社會的真正作用。

（4）確保高校檔案信息最基本的服務(wù)功能不能丟，這些基礎(chǔ)的檔案信息服務(wù)功能包括為社會提供檔案的收集、留存、查詢及借閱等社會服務(wù)功能。還有對流動(dòng)人員主要包括調(diào)離、留學(xué)、離職、調(diào)入等人員的檔案信息代存代遞服務(wù)。

三、高校檔案信息社會化利用服務(wù)的具體措施

順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，讓高校的發(fā)展?fàn)顩r跟隨社會的發(fā)展同步，形成有時(shí)代特色的檔案信息服務(wù)模式，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息社會化利用服務(wù)，這就需要重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面著手：

1.首先要建立檔案工作者檔案社會化服務(wù)理念

高校檔案工作者長期以來遵循于傳統(tǒng)觀念的檔案管理模式，許多重要的檔案信息沒有發(fā)揮出其真正的社會價(jià)值，這就要求高校檔案人員要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理新意識，強(qiáng)化服務(wù)新理念，科研信息在滿足本校各級教學(xué)、科研等工作的基礎(chǔ)上，積極尋找高校檔案信息服務(wù)于社會的切入點(diǎn)，建立規(guī)范化制度，完善的服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息社會化服務(wù)全方位。

2.實(shí)現(xiàn)高校檔案社會化服務(wù)目標(biāo)多樣化

首先對傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行分類與優(yōu)化，其重點(diǎn)的項(xiàng)目主要有：檔案證明、影像錄制、文本復(fù)印、各級學(xué)歷證明、檔案代存代遞、證書掃描等。其次改善社會化服務(wù)方式，確立好服務(wù)時(shí)間、提供優(yōu)雅的館舍環(huán)境、簡便數(shù)字設(shè)備利用手續(xù)、強(qiáng)化數(shù)字平臺功能。再次，加強(qiáng)社會化服務(wù)宣傳，多渠道宣傳高校最新的科研成果，提供最真的試用平臺，讓成果受到需求者的認(rèn)可，并逐步形成真正意義上的生產(chǎn)成果。

3.強(qiáng)化高校檔案信息管理平臺功能，力爭社會服務(wù)最優(yōu)化

高校檔案管理平臺有其獨(dú)有的特點(diǎn)，面多量廣，信息量大，主要包括學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績、學(xué)位證件，論文記錄、學(xué)術(shù)科研成果等檔案數(shù)據(jù)信息。在網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的今天，確保高校檔案數(shù)字信息有質(zhì)有量，檔案信息開放力度大，信息檔案目錄更加便利，實(shí)現(xiàn)真實(shí)有效的資源共享，尤其是高校內(nèi)最前沿的研究信息，成熟的科研成果內(nèi)容可檢，資源共享，讓檔案信息服務(wù)于社會有其真實(shí)的意義。

4.增加高校檔案信息社會化服務(wù)的透明度

高校檔案信息要想真正意義上實(shí)現(xiàn)社會化服務(wù)，要?jiǎng)?chuàng)新思路，多方合作，主要的是各級科技信息的主管政府機(jī)構(gòu)，校內(nèi)外宣傳部門，與社會各類檔案信息資源豐富部門加強(qiáng)聯(lián)合，互惠互利，在檔案信息社會化服務(wù)上先提升一個(gè)高的檔次；再與專業(yè)的科研部門與研究機(jī)構(gòu)進(jìn)行相對相關(guān)前沿問題的探討，共同調(diào)研與編研，開展論壇交流，提高檔案信息的檔次，確保檔案信息服務(wù)于社會的質(zhì)量。最后與同類學(xué)校及同類專業(yè)加強(qiáng)合作，互通有無，在同行業(yè)類加強(qiáng)檔案信息服務(wù)于社會的最大影響力，抱團(tuán)取暖，為高校檔案社會化服務(wù)創(chuàng)造出更多可選擇的機(jī)會。

5.重視檔案信息服務(wù)社會的附加值

在開展社會化服務(wù)的同時(shí)，根據(jù)社會的從嚴(yán)需求，反過來會進(jìn)一步對高校檔案工作者使加影響力，這就要求加大檔案信息的收集、研發(fā)、開發(fā)力度，提升質(zhì)量， 對公布的檔案信息再開發(fā)及時(shí)補(bǔ)充更新，內(nèi)容也要及時(shí)更新修改，加大新的檔案信息的社會化利用深度， 為檔案社會化服務(wù)增加強(qiáng)有力的后勁。

四、實(shí)現(xiàn)高校檔案信息服務(wù)社會化的過程中應(yīng)考慮的幾個(gè)問題

1.確定市場的服務(wù)定位問題

高校檔案信息的社會化服務(wù)要緊跟時(shí)代人需求，掌握市場的發(fā)展規(guī)律，區(qū)分社會上不同的需求服務(wù)對象，精準(zhǔn)定位，是實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)于社會的重要環(huán)節(jié)。

2.確立服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)問題

無規(guī)矩不成方圓，不同的高校會開展不同的檔案信息社會化服務(wù)，因地域不同，會各有特點(diǎn)，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此需各單位結(jié)合實(shí)際，制定適應(yīng)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，公布社會，有償服務(wù)，避免引起一些不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛。

3.區(qū)分檔案信息有償使用與無償使用問題

當(dāng)前高校應(yīng)當(dāng)及時(shí)出臺一些附合實(shí)際的檔案分類制度，做到有得放失，增加檔案信息利用的效率，讓高校檔案信息社會化服務(wù)的經(jīng)濟(jì)與社會效能真正的發(fā)揮出來。

總之, 時(shí)代發(fā)展到今天，讓高校檔案信息服務(wù)于社會是高校管理工作的目標(biāo)之一，在保質(zhì)保量的檔案管理數(shù)字平臺上，對內(nèi)服務(wù)于高校各級各部門，對外又能服務(wù)于社會的需求，即會強(qiáng)化高校內(nèi)部檔案管理的層次，又能對高校檔案信息的自身擁有的價(jià)值有一個(gè)很好的體現(xiàn)。因此，高校要?jiǎng)?chuàng)新檔案建設(shè)開發(fā)新思路，轉(zhuǎn)化理念，加大人財(cái)物的投入，提升檔案信息的質(zhì)量，利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，快速高效，加速社會化服務(wù)利用，從而使高校檔案事業(yè)獲得可持續(xù)性的發(fā)展。

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