金慶梅

隨著工程項(xiàng)目建設(shè)的深入發(fā)展，如何加強(qiáng)工程檔案資料管理是提高工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。而工程檔案如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作自身價值，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務(wù)，是擺在我們面前的一個需要迫切解決的新課題。

工程檔案作為單位檔案的組成部分之一，它通常反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，是工程建設(shè)過程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分。因此，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。

工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理意識不強(qiáng)。項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識，對《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊伍流動性大、人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通、各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

管理力量薄弱，設(shè)施不齊全。許多單位沒有設(shè)立基建檔案管理部門，基建檔案管理制度不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設(shè)立專、兼職檔案人員和專門的檔案工作場所，工程資料不能及時完好地整理歸檔，檔案質(zhì)量安全得不到保障，容易造成對全局性和局部性情況掌握不實(shí)、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，完全不能達(dá)到社會多元化的要求。

不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。信息化管理要求對包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲。目前工程檔案管理仍停留在對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應(yīng)信息化及工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

加強(qiáng)工程檔案管理的建議

增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)識。樹立全局意識，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門要高度重視、積極配合，通過檔案利用實(shí)例，突出檔案管理的重要性，充分調(diào)動檔案人員工作的積極性和責(zé)任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認(rèn)識到檔案和檔案工作的重要性。

健全基建檔案規(guī)章制度。根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)、配備專職檔案人員，并做好培訓(xùn)、宣傳工作，明確各自管理職責(zé)、權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。

提高檔案信息化管理水平。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對紙質(zhì)檔案、照片、各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲。提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。采用先進(jìn)的技術(shù)防護(hù)手段。建立一套有效的信息加密技術(shù)，安裝防病毒軟件和防火墻。注重質(zhì)量，突出特色。首先應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，完善信息化系統(tǒng)中傳輸平臺、采集平臺、存貯平臺、應(yīng)用平臺等子系統(tǒng)的功能；其次要突出特色，根據(jù)不同情況制定適合自身的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。

營造良好的電子檔案存放環(huán)境。1.保證電子檔案的原始性。電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，一旦被刪改、復(fù)制或誤改，內(nèi)容很難被識別。2.保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須營造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。適當(dāng)?shù)臏貪穸瓤梢员苊怆娮訖n案載體膨脹變形、變脆老化。電子檔案存放的載體應(yīng)直立排放、避光、防塵、防變形，同時遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體。3.對電子檔案載體定期進(jìn)行有效地檢測與維護(hù)。應(yīng)定期檢測保存的電子檔案載體，電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，及時處理存在的問題，保證電子檔案的安全性。4.做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件的可變性特點(diǎn)，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實(shí)做好以下兩個方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開保管，以免電子檔案載體意外損壞；另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點(diǎn)，最好每隔3年進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制。

（作者單位：大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部信息中心）

責(zé)任編輯：秦 飛