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        試論檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展作用

        2018-03-29 07:14:58張靜
        商情 2018年10期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案

        張靜

        [摘要]檔案的本質(zhì)是具有憑證價(jià)值的原始記錄,檔案在企業(yè)發(fā)展中提供最原始的信息源,同時(shí)也是可供學(xué)習(xí)的知識(shí)源。無(wú)論是信息源還是知識(shí)源,檔案在企業(yè)發(fā)展中地位舉足輕重,不可藐視。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,企業(yè)檔案作為一項(xiàng)無(wú)形資產(chǎn)在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。企業(yè)檔案的潛在價(jià)值是企業(yè)固本強(qiáng)基謀發(fā)展不可或缺的基石。本文就檔案在企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所體現(xiàn)的支撐作用作簡(jiǎn)單論述。

        [關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案 情報(bào)價(jià)值 評(píng)審價(jià)值 維權(quán)價(jià)值 營(yíng)銷價(jià)值

        一、企業(yè)檔案的情報(bào)價(jià)值

        檔案在科研設(shè)計(jì)中具有重要的查考價(jià)值,科研檔案是一個(gè)企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)研發(fā)過(guò)程中的重要技術(shù)依據(jù),在整個(gè)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程中被納入整個(gè)發(fā)展項(xiàng)目規(guī)劃,被納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入單位工作計(jì)劃,納入單位的職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。之所以如此,主要依仗于科研檔案的重要查考價(jià)值,因?yàn)樵陂_(kāi)發(fā)產(chǎn)品的過(guò)程中,研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性,對(duì)于科研人員具有無(wú)可替代的參考價(jià)值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個(gè)從無(wú)到有的過(guò)程,在企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略中處于上游,具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么,研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車,而是需要大量的科技情報(bào)檔案資料作為支撐,查閱相關(guān)檔案,吸收引進(jìn)。從這個(gè)意義上講,檔案為科學(xué)研究提供了一個(gè)上升的平臺(tái),構(gòu)造了一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言,從檔案日借閱頻次來(lái)看,科技檔案最多,尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復(fù)研讀、推敲,有些是為改進(jìn),有些是為新品研發(fā)。從這個(gè)層面上講,檔案其實(shí)一點(diǎn)也不“默默無(wú)聞”,而是在不斷“發(fā)光”。

        二、企業(yè)檔案的評(píng)審價(jià)值

        檔案是歷史真相的再現(xiàn),具有一定的法律效力,以其書(shū)面性、客觀性、真實(shí)性而成為最具說(shuō)服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情,單位得到上級(jí)緊急通知要審計(jì)財(cái)務(wù)。由于時(shí)間緊任務(wù)重,需要通宵工作,為此,檔案部門作了事前的材料準(zhǔn)備。由于年度較多,需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理諸多方面的檔案。經(jīng)過(guò)一通宵的忙碌,審計(jì)工作已基本結(jié)束。雖然一宿未眠,疲憊尤存,但使我想到了一句話:養(yǎng)兵千日,用兵一時(shí),從檔案管理角度來(lái)看就是:存檔千日,用檔一時(shí),保管了多日的檔案,此刻價(jià)值才體現(xiàn)出來(lái)。其實(shí),檔案管理的根本價(jià)值在于未來(lái)。由此,我聯(lián)想到了國(guó)防建設(shè),國(guó)防建設(shè)是一個(gè)國(guó)家安居樂(lè)業(yè)的重要安全保障,著眼于未來(lái)的國(guó)家安全。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō),檔案管理同國(guó)防建設(shè)有相似之處,都是面向未來(lái)、服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)。檔案管理從宏觀角度來(lái)看,就是服務(wù)于國(guó)家國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè),促進(jìn)國(guó)民生產(chǎn)生活等諸多領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展;從微觀角度來(lái)看,主要面向社會(huì)的某一領(lǐng)域、團(tuán)體、組織或個(gè)人的日常工作需要,就本單位而言,就是為本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理服務(wù),著力于單位的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。從此次財(cái)務(wù)審計(jì)來(lái)看,審計(jì)人員從財(cái)務(wù)檔案入手,全面審核了單位資金使用狀況,整個(gè)過(guò)程,“檔案做了最好的回答。試想如果沒(méi)有這些檔案的“陪審”,恐怕很難完成此次審計(jì)工作,這也正是檔案管理價(jià)值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié),都是在為檔案今后價(jià)值的發(fā)揮做準(zhǔn)備,這些準(zhǔn)備過(guò)程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段,養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎(chǔ)。檔案管理同樣如此,日常的檔案管理業(yè)務(wù)是充分發(fā)揮檔案價(jià)值的基礎(chǔ),是做好各項(xiàng)工作的重要前提,是單位進(jìn)行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。

        三、企業(yè)檔案的維權(quán)價(jià)值

        當(dāng)下,各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異,項(xiàng)目檔案驟增,這些項(xiàng)目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目。這些項(xiàng)目在可行性研究報(bào)告、建設(shè)過(guò)程中,竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督、責(zé)任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,無(wú)疑成為強(qiáng)有力的可查信息資源,扮演著維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要角色。從這個(gè)意義上講,企業(yè)檔案成為維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要法寶,其重要性可見(jiàn)一斑。筆者之前所在單位,在一次外購(gòu)設(shè)備中,在開(kāi)箱驗(yàn)收階段時(shí),發(fā)現(xiàn)一設(shè)備是翻新設(shè)備,當(dāng)時(shí)及時(shí)拍照取證,提供相關(guān)項(xiàng)目檔案有關(guān)技術(shù)合同、協(xié)議等,積極和廠家聯(lián)系,使得事情妥善解決,為單位挽回經(jīng)濟(jì)損失。在筆者近幾年工作中,設(shè)備檔案、基建檔案等項(xiàng)目查考較為頻繁,問(wèn)題多涉及設(shè)備維修、廠房改造、電網(wǎng)鋪設(shè)、管道維護(hù)等事項(xiàng),這些事項(xiàng)均為工廠的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目,關(guān)系著企業(yè)日常的正常運(yùn)行。在解決這些事項(xiàng)時(shí),檔案始終如一地伴隨左右,默默發(fā)揮著功效,維護(hù)著企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量是企業(yè)的生命,沒(méi)有質(zhì)量無(wú)以言效益。質(zhì)量檔案對(duì)企業(yè)維護(hù)自身形象來(lái)講可謂相依不離,當(dāng)遇到重大質(zhì)量問(wèn)題時(shí),需要企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品原始記錄,試驗(yàn)數(shù)據(jù),以此說(shuō)明產(chǎn)品是否按客戶要求生產(chǎn),是否達(dá)到客戶對(duì)產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。每遇此事,筆者就要提供大量質(zhì)量檔案、試驗(yàn)檔案,力圖說(shuō)明單位生產(chǎn)過(guò)程完全按規(guī)定要求生產(chǎn),以此證明企業(yè)產(chǎn)品沒(méi)問(wèn)題,進(jìn)而維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。

        四、企業(yè)檔案的營(yíng)銷價(jià)值

        企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng),要在市場(chǎng)上占有一席之地,就必須注重塑造企業(yè)自身形象,宣傳企業(yè)產(chǎn)品。通過(guò)圖片檔案、榮譽(yù)證書(shū)檔案的宣傳可以向社會(huì)展示企業(yè)形象、精神風(fēng)貌、產(chǎn)品品質(zhì),提高企業(yè)的知名度,從而獲得較高的市場(chǎng)認(rèn)可度。從筆者近幾年的工作中,市場(chǎng)部經(jīng)常借閱產(chǎn)品型號(hào)的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證以及相關(guān)獲獎(jiǎng)證書(shū)的原始件,使得許多用貨單位看后確認(rèn)該廠是信得過(guò)的企業(yè),產(chǎn)品質(zhì)量可靠,紛紛與廠里簽訂供銷合同,助推企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益大增。

        五、結(jié)語(yǔ)

        企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,蘊(yùn)藏了企業(yè)大量有價(jià)值的信息,保管好、利用好這些信息,對(duì)于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,維護(hù)企業(yè)權(quán)益,拓展企業(yè)產(chǎn)品市場(chǎng)意義重大,企業(yè)檔案是支撐企業(yè)前行的重要“杠桿”。因此,做好企業(yè)檔案管理工作,深挖蘊(yùn)藏其中的信息資源,為企業(yè)發(fā)展源源不斷提供信息支持,應(yīng)成為當(dāng)下企業(yè)檔案部門的工作重點(diǎn)。

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