陳瓊

【摘 要】在電子信息化發(fā)展的前景下，進行醫(yī)院綜合檔案管理必不可少，在這樣的舉措下，可以在節(jié)省醫(yī)院資源的同時，促進醫(yī)院的長期可持續(xù)發(fā)展。建立起醫(yī)院綜合檔案管理的信息化制度，主要是根據(jù)對檔案管理制度的綜合、系統(tǒng)的完善以及培訓(xùn)檔案管理人員來實現(xiàn)。在具體的操作過程中，必然會遇到一些問題，在這樣的情況下，本文中主要針對資源分配不均和資源保護的安全性問題進行了分析。

【關(guān)鍵詞】信息化；綜合檔案管理

在科技迅速發(fā)展和時代進步的前提條件下，工作與生活的電子信息化程度越來越高，同時也方便了生活與工作。在進行醫(yī)院綜合檔案管理的過程中，利用電子信息化資源比傳統(tǒng)管理模式有更大的優(yōu)勢。

一、建設(shè)醫(yī)院綜合檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）實現(xiàn)資源的有效節(jié)約

在傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院進行檔案管理的載體主要是紙張，利用紙張進行檔案資料的記錄，再經(jīng)由專門的管理人員編號存檔。這樣的操作過程在浪費紙張的同時，也造成了人力資源的大量消耗。長此以往，紙質(zhì)檔案會出現(xiàn)越來越多的問題。首先，紙質(zhì)檔案的保存很不方便，在一段時間后，紙張會變得陳舊，上面的字跡以及紙張的質(zhì)量也會發(fā)生變化，很容易造成信息記錄的遺失。另外，醫(yī)院如果要進行搬遷或者部門調(diào)動，文檔很可能會因為搬動而損毀，如果采用電子信息化的檔案管理，就可以有效的避免這些問題。電子信息化檔案存在的主要方式是電子文件，不管是自然環(huán)境還是搬移，這些客觀因素都不會對文件造成傷害，只要保管好，文件就可以長存。摒棄了紙張為載體的方式，可以實現(xiàn)紙張資源的有效節(jié)約，實現(xiàn)對環(huán)境的保護作用。原本用于存放檔案的地方也可以將空間挪出，用于其他辦公，實現(xiàn)存儲空間的有效節(jié)約。最后，收集電子化信息檔案的方式以及存放和查閱都非常方面，能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的有效節(jié)約。

（二）能夠促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展

綜合檔案信息化資源對醫(yī)院的所有信息都有收集，不管是病人還是員工甚至機器設(shè)備的檔案都能記錄在案，可以詳細、全面、系統(tǒng)的展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展的歷程，在進行未來規(guī)章和發(fā)展戰(zhàn)略制定時，醫(yī)院的綜合檔案信息資源是非常重要的參考內(nèi)容。比如，在公文類的信息化檔案中，有關(guān)于重大事件和決策的記錄，在后期進行糾紛處理與規(guī)章執(zhí)行的過程中可以有據(jù)可循；病歷類的信息化檔案對所有就診病人的情況都有詳細的記錄，是一種寶貴的醫(yī)療資源，在后期進行技術(shù)改進和產(chǎn)品研發(fā)的過程中可以進行參考，并為培訓(xùn)和知識傳播提供一定的案例。醫(yī)院的綜合檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史，綜合檔案管理室的建立，是對醫(yī)院發(fā)展歷史的呈現(xiàn)，并為醫(yī)院以后的發(fā)展提供一定的參考依據(jù)，促進醫(yī)院的長期可持續(xù)發(fā)展。

二、信息化醫(yī)院綜合檔案室管理的建立

（一）建立全面的醫(yī)院綜合檔案管理制度

建立醫(yī)院綜合檔案管理制度，首先制定的綜合檔案管理制度要切實可行，在這個過程中，領(lǐng)導(dǎo)層必須保持高度的重視。在規(guī)章制度制定的過程中，要保證內(nèi)容的覆蓋面，要將醫(yī)院所有存在的文件都涵蓋到制度中去，就算一些檔案的使用頻率很低，比如技術(shù)、設(shè)備類的檔案，也要全面覆蓋。同時要保證制度的科學(xué)統(tǒng)一性，規(guī)章制度必須要有嚴(yán)格的執(zhí)行準(zhǔn)則，在這樣的前提下，才能促進全員參與到醫(yī)院的檔案管理工作中去，實現(xiàn)對信息化綜合檔案室管理的有效建設(shè)，另外可以根據(jù)一定時間段內(nèi)的工作目標(biāo)和考核情況，對檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率進行考察。

（二）促進綜合檔案信息化系統(tǒng)的完善

在進行信息化檔案管理建設(shè)的過程中，除了要進行電子信息檔案的收集，還要建立專門的綜合信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息資源的管理和使用。在傳統(tǒng)形式下，存儲與查閱檔案是一項巨大的工程，同時也會造成空間的浪費，但在信息化的檔案系統(tǒng)中，利用計算機終端，只需要導(dǎo)入收集整理過的信息，使用者在進行使用時，只需要檢索電子目錄，就可以實現(xiàn)信息化檔案資源的查閱。另外，在網(wǎng)絡(luò)共享的前景下，醫(yī)院部門需要查閱信息資源，不需要去專門的檔案室，只需要一定訪問權(quán)限，就能實現(xiàn)對資源的查閱與訪問。

（三）系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理人員

醫(yī)院需要對相關(guān)的從業(yè)人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，通過專業(yè)人員的講解，在員工上崗之前進行脫產(chǎn)培訓(xùn)，保證在經(jīng)過短期的培訓(xùn)后，能夠準(zhǔn)確的掌握檔案管理需要的信息化技能，從而加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。另外，在建設(shè)過程中也可以利用內(nèi)部扶持，內(nèi)部人員之間相互交流溝通，幫助學(xué)習(xí)，促進全體專業(yè)知識的提高，并組織員工定期交流工作經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案管理信息化的有效建設(shè)。

三、醫(yī)院綜合檔案室管理在信息化建設(shè)中需要注意的問題

（一）防止出現(xiàn)檔案資源分配不均勻的現(xiàn)象

在醫(yī)院進行綜合檔案管理的過程中，很容易出現(xiàn)資源分配的不均勻，對于一些高頻率、高價值的資源，會進行優(yōu)先轉(zhuǎn)化，也會對這些檔案進行詳細分類保管。相反，如果檔案資源的使用頻率不高，自然得不到重視，信息化資源的轉(zhuǎn)化程度也會降低。

（二）充分重視檔案資源的保密度

建立信息化的綜合檔案室可以翻遍醫(yī)院的檔案管理，也能夠方便部門對檔案的查閱，由于信息化綜合檔案室建立的載體是計算機，計算機由于網(wǎng)絡(luò)的共享存在一定的風(fēng)險，尤其是黑客和病毒的存在，很容易造成計算機資源的泄漏，在這種情況下，管理員要注意網(wǎng)絡(luò)安全的管理，確保計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性。在管理過程中，對查閱和修改的權(quán)限應(yīng)該因人而異，部門員工根據(jù)自身的帳號密碼進行登錄，防止檔案資源的泄露。

四、結(jié)束語

從以上的敘述中可以明顯看出，進行醫(yī)院綜合檔案室的信息化管理建設(shè)，可以幫助醫(yī)院在節(jié)約資源的同時，促進醫(yī)院的長期發(fā)展，但是在起步階段，醫(yī)院需要對綜合檔案管理制度的建設(shè)制定詳細全面的方案，保證醫(yī)院資源能夠全部融入信息化工程的建設(shè)中，利用考核制度與執(zhí)行規(guī)則，促進綜合檔案室管理信息化建設(shè)的高效有序化。

參考文獻：

[1]董桂蘭；關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J]；北京檔案；2015年04期