張曙麗
【摘要】學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及社會實踐等多方面客觀、真實的記錄,反映了每一個學(xué)生不同階段的具體情況,是學(xué)生成長歷程的見證資料。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)籍管理中的廣泛應(yīng)用,學(xué)籍檔案資料及管理工作逐步走向了電子化,合理、正確地運用學(xué)籍檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和應(yīng)用學(xué)籍電子檔案,是學(xué)籍檔案管理工作發(fā)展的新趨勢。
【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案;電子化;管理系統(tǒng);優(yōu)劣性
學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)是基于傳統(tǒng)文本學(xué)籍管理經(jīng)驗,融合計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),貫穿建立電子檔案、檔案更新、合理管理到充分利用,信息共享全流程的電子化管理。它幫助實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向計算機網(wǎng)絡(luò)化管理,管理效率顯著提高。
一、學(xué)籍檔案電子化管理的必要性
當(dāng)代世界的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭,而學(xué)校是人才培養(yǎng)的搖籃,學(xué)籍檔案是學(xué)校招生、教學(xué)、管理、學(xué)位授予以及就業(yè)企業(yè)選擇人才的依據(jù),完整的學(xué)生學(xué)籍檔案、優(yōu)秀的內(nèi)容表現(xiàn),是學(xué)生今后就業(yè),國家各級組織選拔、任用、考核的一項重要憑證,有著不可替代的作用。
隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速進(jìn)步,“互聯(lián)網(wǎng)+”成為了新的發(fā)展動力,在學(xué)籍檔案管理工作上也不例外,從中央文件到教育部牽頭落實,再到各地高校的執(zhí)行,學(xué)籍檔案電子化革新的大浪潮已經(jīng)來臨。教育部提供網(wǎng)絡(luò)平臺和相關(guān)系統(tǒng)的管理運營費用,要求學(xué)校在指定的網(wǎng)絡(luò)平臺或?qū)W籍管理系統(tǒng)上,完成每一個學(xué)生的電子學(xué)籍注冊和管理,這樣可使學(xué)籍電子信息后期查詢更加便捷,管理和分類更為科學(xué)化,信息能通過網(wǎng)絡(luò)針對特定需要進(jìn)行公開化、透明化。
二、學(xué)籍檔案電子化管理的優(yōu)點
(一)減小了學(xué)籍管理人員的工作量,管理更為高效。檔案系統(tǒng)研發(fā)和組建時期比較費心費神,學(xué)籍電子化管理系統(tǒng)應(yīng)用后,可快速實現(xiàn)學(xué)籍電子文本的編輯、保存和更新,管理人員從分類、查找、增添等方面的檔案管理工作量大大減少,管理更加科學(xué)、高效。
(二)易于保存,便于查詢。檔案會跟隨一個人一輩子,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會因為年數(shù)太久,引起紙張的泛黃、字跡模糊甚至因為一些外力因素,如蟲子的撕咬、人為的管理不當(dāng)?shù)仍斐蓹n案損傷。電子學(xué)籍檔案則不需要面臨以上問題,改變了信息的承載介質(zhì),可保存在網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)或選定的光盤、硬盤中,且可快速多次備份,提高了資料保存的安全性,同時更加易于保存,且可以通過搜索或索引功能快速查詢所需資料。學(xué)籍檔案保存實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)存儲和通用性很強的光盤存儲,存儲費用低、容量大,檔案保存、維護(hù)成本低,壽命長,讀取速度快。用戶或管理者可根據(jù)需要,靈活進(jìn)行下載或權(quán)限修改,使利用達(dá)到更高層次。
(三)容易完成學(xué)籍信息轉(zhuǎn)遞工作,轉(zhuǎn)遞檔案方便、安全。一個學(xué)生從小學(xué)、初中到高中到大學(xué)甚至走入社會,他必定會進(jìn)行多次升學(xué)轉(zhuǎn)校,在學(xué)生進(jìn)入新學(xué)校、新階段學(xué)習(xí)生活時,他的學(xué)籍檔案也必須跟著一起轉(zhuǎn)入新學(xué)校。由于學(xué)生各個階段的畢業(yè)或轉(zhuǎn)學(xué)的時間短且集中,傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞工作量大,涉及學(xué)校廣、參與人員多。學(xué)籍檔案電子化管理系統(tǒng)的應(yīng)用,實現(xiàn)了學(xué)生學(xué)籍信息的全程電子化管理,可輕松實現(xiàn)檔案快速、安全的轉(zhuǎn)遞,能有效保證檔案完整性和傳遞精準(zhǔn)性,防止檔案遺失或損壞。
(四)檔案信息得到有效利用,節(jié)約檔案占用空間,實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員或檔案查閱人員通過學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)終端可以直接查詢檔案信息,而且在檔案的隱私和涉密管理上,以權(quán)限來區(qū)分非涉密和涉密的檔案,可有效保護(hù)檔案的隱私性和秘密性。
三、學(xué)籍檔案電子化管理的缺點
(一)依賴性強,對計算機和儲存設(shè)備的安全運行要求高。所有的電子文件對載體都有很強的依賴性,電子學(xué)籍檔案也是如此,雖然計算機和其他儲存媒介的存儲容量很大,但計算機運行速度、電子化管理系統(tǒng)的運行流暢度,都與存儲量成反比,在目前各學(xué)校計算機系統(tǒng)和電子化管理系統(tǒng)不統(tǒng)一的情況下,時常會出現(xiàn)一些系統(tǒng)軟件與電子文件之間不兼容的現(xiàn)象。
(二)學(xué)籍電子檔案形成過于冗長。電子學(xué)籍檔案內(nèi)容涵蓋學(xué)生入校報到注冊學(xué)籍,學(xué)生成績表、每學(xué)期每年度學(xué)生的學(xué)習(xí)生活情況,不論學(xué)生在校學(xué)習(xí)時間長短,均需要以單個學(xué)生為單位建立學(xué)籍檔案,形成過程冗長,檔案可按照實際情況每季度或每學(xué)期必須進(jìn)行一次大的整理歸檔。
(三)學(xué)籍電子檔案的保存與維護(hù)的風(fēng)險。學(xué)籍電子檔案相對紙質(zhì)檔案簡單,但是同樣具有復(fù)雜性和風(fēng)險性,需要依據(jù)其特性進(jìn)行保存與維護(hù),在保存與維護(hù)上對專業(yè)技術(shù)的要求更加嚴(yán)格。
(四)網(wǎng)絡(luò)安全問題。電子學(xué)籍的保存和傳輸以及日常所用的計算機大部分是連接在互聯(lián)網(wǎng)上,電子文件的數(shù)據(jù)受到人為遠(yuǎn)程因素的攻擊和病毒感染,這對電子文件的安全性造成巨大的威脅,網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是電子文件和網(wǎng)絡(luò)全球化的一大難題。
四、結(jié)語
學(xué)生檔案的建立與管理應(yīng)緊跟科技和時代的需求,堅持推進(jìn)學(xué)籍檔案電子化,研發(fā)和使用專業(yè)的學(xué)籍檔案電子化管理系統(tǒng),建立內(nèi)容豐富、真實具體的學(xué)生檔案,切實提升學(xué)籍檔案管理水平,充分發(fā)揮學(xué)生檔案的重要作用,為對學(xué)生引導(dǎo)教育提供依據(jù),可努力提升我國的教育管理水平,為我國企事業(yè)單位選人用人提供最有力的依據(jù)。
【參考文獻(xiàn)】
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