李霞

[摘 要]進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，信息化水平不斷提升，使大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)入了新的階段。大數(shù)據(jù)指的是對(duì)一類(lèi)或幾類(lèi)事物的所有信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并保存，從而方便人們對(duì)其進(jìn)行提取和應(yīng)用，不僅使人們更加輕易地獲取相關(guān)信息，而且在一定程度上也降低了信息獲取的費(fèi)用，因此大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)都得以應(yīng)用。檔案對(duì)個(gè)人的發(fā)展具有十分重要的作用，因此如何采取有效手段對(duì)檔案進(jìn)行有效管理至關(guān)重要。本文通過(guò)對(duì)事業(yè)單位的電子檔案信息管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從而找出其在發(fā)展過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望可以為檔案管理工作提供一定的幫助。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；電子檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.078

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）04-0-02

1 事業(yè)單位實(shí)施電子檔案信息化管理的背景

事業(yè)單位是受?chē)?guó)家政府部門(mén)直接管理的單位，其人事任命有著嚴(yán)格的程序和規(guī)定，在其發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)檔案的重視程度越來(lái)越高?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作比較混亂，因此為了能更好地管理好職工的檔案，需要在大數(shù)據(jù)的支持下，加快電子檔案信息化建設(shè)，從而為更早實(shí)現(xiàn)信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。但目前，在發(fā)展的過(guò)程中，由于受限于各種因素，事業(yè)單位在整合檔案的過(guò)程中面臨著諸多問(wèn)題，與其他性質(zhì)的單位相比，其信息化整合速度相對(duì)緩慢。除此之外，隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)已經(jīng)掌握了多種信息化的處理手段，不僅能夠充分應(yīng)用單位內(nèi)部的軟件、硬件系統(tǒng)，同時(shí)各部門(mén)之間還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息交換與共享。另外，不同事業(yè)單位之間還建立了局域網(wǎng)，同一單位的不同部門(mén)或者不同單位的不同部門(mén)允許進(jìn)入局域網(wǎng)提取相關(guān)信息，不僅加強(qiáng)了各部門(mén)之間的合作，還能夠提高工作效率和工作質(zhì)量。

2 事業(yè)單位電子檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，基于大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化管理也得到了迅速發(fā)展，由于信息化管理的發(fā)展時(shí)間相對(duì)較短，因此在發(fā)展過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。事業(yè)單位在電子檔案信息化管理過(guò)程中存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作

近些年，雖然我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作取得了一定的進(jìn)展，但是隨著檔案管理工作的繼續(xù)發(fā)展，似乎遇到了一定的瓶頸，在很大程度上是由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作，不能認(rèn)可其在單位運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中所扮演的重要角色。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)仍舊停留在檔案管理的表面，認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行保存，因此自然不愿意花費(fèi)時(shí)間與精力對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理者在日常工作中只是按照規(guī)定對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單錄入，并未形成主動(dòng)管理的意識(shí)。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，導(dǎo)致電子檔案信息化管理遇到很多阻力，從而使事業(yè)單位不能享受大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的便利。

2.2 缺乏宏觀指導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃

由于事業(yè)單位是由政府直接管理的國(guó)企單位，職工在工作過(guò)程中并不存在下崗與失業(yè)的問(wèn)題。除此之外，受限于國(guó)企單位性質(zhì)，事業(yè)單位的獎(jiǎng)懲制度存在一定的缺失，這樣長(zhǎng)期下去會(huì)使職工產(chǎn)生干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣的思想，嚴(yán)重影響了單位的進(jìn)一步發(fā)展。在電子檔案信息化管理過(guò)程中，事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，由于事業(yè)單位的職工沒(méi)有工作業(yè)績(jī)的壓力，他們的工作大都源于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的壓力，導(dǎo)致大部分人都沒(méi)有全身心地投入工作中，且責(zé)任意識(shí)也相對(duì)較差。對(duì)于檔案管理而言，工作人員也只想保持現(xiàn)狀，不能及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理的新理念、新思維。其次，在人才招聘過(guò)程中，由于事業(yè)單位不重視檔案管理工作，因此他們不愿意花費(fèi)時(shí)間與精力去招聘與檔案管理相關(guān)的畢業(yè)生。最后，事業(yè)單位的電子檔案信息化管理缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)，導(dǎo)致他們不能按照正確的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅降低了檔案管理的工作效率，同時(shí)也不利于檔案管理工作進(jìn)步。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差

電子檔案信息化管理的良好運(yùn)行離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人才，但通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查可以看出，事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)相對(duì)較低。有些是即將退休的人員，有些是不能勝任別的崗位的人員，且大部分人只會(huì)簡(jiǎn)單地把紙質(zhì)的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，然后進(jìn)行分類(lèi)保存。在現(xiàn)代化發(fā)展迅速的今天，電子檔案信息化管理不僅僅是信息錄入這么簡(jiǎn)單的工作，更重要的是采取一定的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理。由此可以看出，為了更好地管理電子檔案，事業(yè)單位的檔案管理工作者不僅需要掌握信息技術(shù)，同時(shí)還需要具備一定的管理能力。

2.4 缺乏有效的檔案信息知識(shí)庫(kù)

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化不僅改變了檔案管理的模式，同時(shí)也進(jìn)一步提升了管理水平。除此之外，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作被賦予了新的內(nèi)涵和定義，其不僅僅是檔案錄入這么簡(jiǎn)單的工作，對(duì)于檔案的后期管理以及總結(jié)是檔案管理的重中之重。但是，我國(guó)事業(yè)單位的檔案信息庫(kù)的數(shù)據(jù)較少，不能很好地幫助單位進(jìn)行檔案管理。因此信息知識(shí)庫(kù)的缺失也是制約檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的重要原因。

3 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

通過(guò)分析事業(yè)單位電子檔案管理工作存在的問(wèn)題可以看出，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中仍然面臨著很多困難。為了及時(shí)解決這些問(wèn)題所帶來(lái)的不便，進(jìn)一步提升事業(yè)單位的檔案管理水平，相關(guān)部門(mén)可以從以下幾方面開(kāi)展工作。

3.1 運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)開(kāi)展檔案管理工作

檔案管理的實(shí)質(zhì)就是知識(shí)管理，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越嚴(yán)格。現(xiàn)階段，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的要求不僅局限于確保檔案的完整性，更重要的是對(duì)其中所包含的信息進(jìn)行管理。先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)的培養(yǎng)離不開(kāi)單位和職工的共同努力，作為單位而言，需要為員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，作為職工而言，需要在日常工作中多加學(xué)習(xí)，利用先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。

3.2 加速人才培養(yǎng)與引進(jìn)

良好的檔案管理離不開(kāi)優(yōu)秀的人才，因此事業(yè)單位需要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)工作，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，事業(yè)單位可以通過(guò)內(nèi)部競(jìng)聘的方式選拔檔案管理工作者，重點(diǎn)選拔那些責(zé)任心較強(qiáng)、具有一定專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的人才從事檔案管理工作。其次，事業(yè)單位應(yīng)選用合適的方式進(jìn)行人才招聘，使更多的綜合性人才能夠進(jìn)入政府部門(mén)。再次，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠盡快適應(yīng)工作崗位，能夠盡快掌握檔案管理工作工作方面的知識(shí)。最后，事業(yè)單位應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家講座，讓領(lǐng)導(dǎo)和職工明白檔案管理的重要性和意義所在，從而推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行。

3.3 基于知識(shí)管理進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)

要使檔案管理更主觀明確，事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)的檔案管理和知識(shí)元素相結(jié)合，在檔案的信息化建設(shè)中融入新的技巧，從而更好地對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)劃。同時(shí)，事業(yè)單位要巧妙地運(yùn)用知識(shí)元素，將單位原有的數(shù)據(jù)和信息通過(guò)知識(shí)管理改變認(rèn)知，將單位原有的檔案管理變成單位信息化的來(lái)源。

3.4 轉(zhuǎn)變職工觀念，大力推廣檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位的大部分職工沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義，在他們看來(lái)，檔案管理就是檔案看管，隨著事業(yè)單位改革的加強(qiáng)，檔案管理工作被賦予新的內(nèi)涵，單位職工應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變觀念，從而明白檔案管理工作的重要性。除此之外，事業(yè)單位要要大力推廣檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)，并加大檔案信息化建設(shè)投入。

3.5 強(qiáng)化檔案信息管理者的信息化意識(shí)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)具有一定的決策權(quán)，為了使信息化建設(shè)更好的進(jìn)行，首先，單位領(lǐng)導(dǎo)者需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)意識(shí)，努力了解信息化的內(nèi)涵及對(duì)單位的優(yōu)勢(shì)和弊端。其次，管理人員要努力為職工普及信息化管理的意義及優(yōu)勢(shì)。最后，在日常工作中，作為管理人員而言，需要制定相關(guān)信息化管理的考核制度，從而使職工能夠自覺(jué)遵守相關(guān)規(guī)章制度。

4 結(jié) 語(yǔ)

通過(guò)上述分析可以看出，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都經(jīng)歷著一場(chǎng)新的變革，在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案信息化管理是檔案管理改革道路上的必經(jīng)之路。信息化檔案管理能夠消除原有管理模式的弊端，從而為事業(yè)單位進(jìn)一步的發(fā)展提供幫助。

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