陳奕杉 王雪冰

[摘 要]當(dāng)前我國(guó)開(kāi)展的現(xiàn)代化煤化工EPC（設(shè)計(jì)、策劃、采購(gòu)）項(xiàng)目越來(lái)越多，因此對(duì)其文檔管理的信息化建設(shè)也愈發(fā)重要。檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上提升整體項(xiàng)目工程的質(zhì)量，而且運(yùn)用信息化的管理手段可以盡快建立項(xiàng)目檔案管理制度及臺(tái)賬，使檔案的檢索更快速、更準(zhǔn)確，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化的好處是檢索快捷方便，可以更為迅速地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步備份，并且存儲(chǔ)占用空間小，維護(hù)更加方便安全。本文通過(guò)闡述大型煤化工EPC項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必要性，對(duì)其中所隱含的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出有實(shí)際意義的建議，以供讀者參考。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；化工項(xiàng)目；文檔；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.077

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）04-0-02

1 煤化工EPC工程檔案信息化建設(shè)的必要性

在我國(guó)當(dāng)前的工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，大型的EPC項(xiàng)目一般是由較多建設(shè)環(huán)節(jié)所組成的。其中包括從項(xiàng)目立項(xiàng)的勘察招標(biāo)，到詳細(xì)工程設(shè)計(jì)，再到現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試、試車(chē)中交等多個(gè)環(huán)節(jié)。EPC項(xiàng)目中的文檔管理也就是從EPC項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施到項(xiàng)目結(jié)束這個(gè)過(guò)程中全部的歸檔文字信息資料、圖紙資料等文件的管理，這些文件是了解EPC工程管理過(guò)程的依據(jù)。所以在煤化工的項(xiàng)目工程建設(shè)中，需要進(jìn)一步做好對(duì)于檔案的管理、采集及整理，從而確保較大型的EPC項(xiàng)目檔案得以完全、準(zhǔn)確地建設(shè)，并且這也成為我國(guó)EPC項(xiàng)目技術(shù)管理層面的重要組成成分，對(duì)于EPC工程檔案的信息化處理是檔案處理工作中十分重要的一環(huán)。

隨著我國(guó)當(dāng)前EPC項(xiàng)目文檔管理的不斷完善，對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理能使檔案發(fā)揮更大的作用。檔案管理信息化可以在一定程度上將項(xiàng)目或者實(shí)踐工程的質(zhì)量提升，并且可以運(yùn)用信息技術(shù)盡快建立EPC項(xiàng)目的檔案管理臺(tái)賬，讓整體檔案檢索更為精確，實(shí)現(xiàn)總體上的資源共享。檔案的數(shù)字化檢索好處在于其檢索較為快速，并且較容易實(shí)現(xiàn)同步的備份，存儲(chǔ)的占用空間較小，對(duì)其維護(hù)也更加便捷安全。所以做好EPC項(xiàng)目的檔案信息化建設(shè)對(duì)EPC項(xiàng)目進(jìn)程的加快及質(zhì)量的提升都是有較大意義的。

2 EPC工程檔案管理存在的問(wèn)題及信息化建設(shè)概況

2.1 EPC項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

2.1.1 檔案法律法規(guī)制度難以對(duì)各個(gè)項(xiàng)目作出相應(yīng)的指導(dǎo)

近年來(lái)，我國(guó)政府部門(mén)提出并且發(fā)布了一些有關(guān)檔案管理的法律條文，這些法律法規(guī)可以促使煤煤化工企業(yè)項(xiàng)目工程管理規(guī)范化，雖然因?yàn)榈赜?、行業(yè)的不同，政府部門(mén)所制定的相關(guān)法律法規(guī)較難以對(duì)各個(gè)具有不同特征的企業(yè)進(jìn)行具體的指導(dǎo)。因此，煤煤化工企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2 煤化工企業(yè)難以跟上檔案建設(shè)的發(fā)展速度

伴隨“十三五”規(guī)劃的實(shí)施，我國(guó)多數(shù)煤化工企業(yè)都在積極地改進(jìn)和完善自身的檔案管理，煤化工企業(yè)的建設(shè)規(guī)模不斷增大，這會(huì)讓企業(yè)對(duì)于檔案管理的質(zhì)量要求有所提升。檔案管理是項(xiàng)目管理中較為重要的一環(huán)，由于其是項(xiàng)目中服務(wù)性較為鮮明的管理工作，對(duì)于項(xiàng)目工程的管理，需要從多角度同時(shí)開(kāi)展。項(xiàng)目檔案的管理制度不僅需要自身基礎(chǔ)和服務(wù)性作用作為基礎(chǔ)，還需要建立一整套較為完善的檔案管理制度體系。而當(dāng)前我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平以及信息水平還不高，一些煤化工企業(yè)在工程檔案管理中依舊沿襲傳統(tǒng)管理的方式，這阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2.1.3 項(xiàng)目檔案管理建設(shè)體系有待完善

當(dāng)前我國(guó)化工工程領(lǐng)域的管理體系已經(jīng)逐漸建設(shè)完成，一些煤化工企業(yè)在其項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中也逐漸找到了自己的管理體系，但是依舊在一些地方有待提升。具體來(lái)說(shuō)，我國(guó)當(dāng)前煤化工企業(yè)的工程檔案管理體系呈現(xiàn)金字塔式的排列。在金字塔的頂端是我國(guó)當(dāng)前所頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》，這一層級(jí)明確提出了檔案管理的基本工作原則，也為檔案的管理提供了具體的管理方向。金字塔的第二層是各級(jí)地方政府所制定的行政法規(guī)，這些主要是較為實(shí)用的管理方案以及體系。再往下是檔案管理規(guī)章制度，這種制度主要是規(guī)范煤化工企業(yè)實(shí)際管理的方法。最底層則是不同企業(yè)以自身情況為基礎(chǔ)所制定的具體檔案管理策略。

2.2 EPC項(xiàng)目檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，即主要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影、存儲(chǔ)技術(shù)與多媒體技術(shù)等新型技術(shù)，將各類(lèi)載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，并且用數(shù)字形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行連接，從而構(gòu)建一個(gè)整體、有序的檔案信息管理庫(kù)，可以更為及時(shí)供用戶(hù)使用，并且實(shí)現(xiàn)資源的合理共享。在項(xiàng)目文檔數(shù)字化完成之后可以正確地將文檔編號(hào)錄入電子管理系統(tǒng)中，從而保障條目以及圖文的對(duì)應(yīng)。

除此之外，企業(yè)可以以項(xiàng)目規(guī)模的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，從而研發(fā)或者購(gòu)置對(duì)應(yīng)的電子檔案管理技術(shù)，配備一定的服務(wù)器及數(shù)據(jù)，采用B/S（架構(gòu)瀏覽器/服務(wù)器模式）實(shí)時(shí)進(jìn)行文檔異地交付，文檔可以依據(jù)項(xiàng)目的方式存入不同部門(mén)以及設(shè)計(jì)單位的信息庫(kù)，從而進(jìn)行總體數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)入。

2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在EPC工程檔案信息化管理中的應(yīng)用

在EPC工程的信息管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的目標(biāo)是解決數(shù)據(jù)信息的采集、存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)及處理問(wèn)題。在項(xiàng)目文檔的管理中運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案信息的實(shí)際存儲(chǔ)、檢索和維護(hù)，讓用戶(hù)可以最大程度上在檔案中獲取對(duì)應(yīng)信息。檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)可以分成全文的數(shù)據(jù)庫(kù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。前者主要針對(duì)所采集的檔案整篇文章進(jìn)行數(shù)字化的形象處理，后者則采用檔案的信息輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息的檢索。在數(shù)據(jù)庫(kù)的組成中主要包括全文文本及圖像兩方面的數(shù)據(jù)庫(kù)。利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)可以導(dǎo)入案卷目錄、文件目錄并且進(jìn)行自動(dòng)化管理，從而提高案卷的目錄管理效率。

3 提高EPC工程檔案管理信息化水平的對(duì)策

3.1 平臺(tái)要強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理

檔案信息化管理通過(guò)整合不同階層的信息資源，整體實(shí)現(xiàn)EPC工程檔案管理中不同方位的交流和共享。從而一方面提升EPC項(xiàng)目管理水平，另一方面提升項(xiàng)目決策的科學(xué)、合理性。對(duì)于現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型來(lái)說(shuō)，可以有效地降低項(xiàng)目管理成本，并且提升項(xiàng)目實(shí)施的效率，進(jìn)一步提升企業(yè)的市場(chǎng)把控和人力資源的素質(zhì)，這也是企業(yè)讓其內(nèi)部充滿(mǎn)活力的重要途徑。通過(guò)強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，可以完善項(xiàng)目檔案的管理流程、制度，提升人員管理水平。

3.2 統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和程序依據(jù)

衡量檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志是檔案工作的程序是否標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)實(shí)施現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，讓檔案工作變得更為簡(jiǎn)單，并且從雜亂無(wú)章的狀態(tài)走向統(tǒng)一，并且因?yàn)榭梢越档椭貜?fù)勞動(dòng)，可以較大程度地提升檔案管理的水平。而依據(jù)規(guī)章制度辦事可以讓檔案的管理工作者在工作中降低失誤率，從而保障檔案的采集、鑒定和保管，提高辦事效率。而大型的EPC項(xiàng)目檔案管理只有做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，才能在一定程度提高工作質(zhì)量。但在當(dāng)前我國(guó)的檔案管理中，很多管理程序一方面不能夠體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，另一方面也不能夠提升辦事的效率。在檔案的利用中，越來(lái)越多的程序也會(huì)讓檔案的使用者十分反感，進(jìn)而降低檔案利用的效率。所以檔案的工作程序應(yīng)當(dāng)制定得較為科學(xué)、規(guī)范，較為繁瑣的程序可以刪繁就簡(jiǎn)，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3.3 推行全過(guò)程同步跟蹤管理

EPC項(xiàng)目往往是有多個(gè)主題項(xiàng)目及子工程組成的。項(xiàng)目工程的檔案管理往往時(shí)間跨度較大，也會(huì)涉及較多的建設(shè)管理環(huán)節(jié)，由多個(gè)設(shè)計(jì)單位進(jìn)行施工等。這樣交叉型的工作會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的工程進(jìn)度較慢。因此，大型的EPC項(xiàng)目所涉及的科技文件數(shù)量較多，內(nèi)容也較為復(fù)雜。文件材料形成的單位較多，這也給大型的EPC項(xiàng)目檔案增加了一定的難度。所以促進(jìn)EPC工程檔案的信息化，可以讓檔案更加完整、齊全且準(zhǔn)確地保存。

3.4 重視在檔案管理中引進(jìn)科學(xué)技術(shù)

檔案管理主要包括電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理兩方面。而煤化工企業(yè)項(xiàng)目主要因文件歸檔而產(chǎn)生的，更多涉及電子檔案的管理。在企業(yè)項(xiàng)目檔案管理中引進(jìn)科學(xué)技術(shù)可以有效將信息系統(tǒng)中的文件進(jìn)行分類(lèi)和管理，并建立適合電子儲(chǔ)存檔案的系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理。這也對(duì)工作人員的檔案系統(tǒng)管理技術(shù)有著一定的要求。另外，因?yàn)闄n案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括檔案卷宗的整理、分類(lèi)、文檔時(shí)間日期的歸類(lèi)、保管期限的明確以及特殊載體檔案管理規(guī)范等，引進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)是十分必要的。

3.5 完善項(xiàng)目檔案管理體系

EPC工程的檔案信息化管理主要包括以下幾方面。首先是信息的采集和草案制訂，這方面需要由地方企業(yè)的行政管理部門(mén)進(jìn)行工作流程審核，并且從實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行草案修改；其次，要收集較多人員的意見(jiàn)進(jìn)行修改。在將檔案管理方案交給上級(jí)進(jìn)行審批之后，可以執(zhí)行。而且在執(zhí)行的過(guò)程中可以較為細(xì)致地分成試行和正式執(zhí)行兩方面，循序漸進(jìn)并且逐步完善信息化項(xiàng)目檔案管理體系。

4 結(jié) 語(yǔ)

檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上提升整體EPC項(xiàng)目工程的質(zhì)量，而且運(yùn)用信息化的管理手段可以盡快建立項(xiàng)目檔案管理制度以及臺(tái)賬，使檔案的檢索更快速、更準(zhǔn)確，從而實(shí)現(xiàn)更大范圍上的資源共享。當(dāng)前，我國(guó)所開(kāi)展的現(xiàn)代化EPC項(xiàng)目越來(lái)越多，因此對(duì)其文檔管理的信息化建設(shè)也愈發(fā)重要。企業(yè)可以通過(guò)強(qiáng)化平臺(tái)項(xiàng)目檔案管理、統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和程序依據(jù)、推行全過(guò)程同步跟蹤管理、重視科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的引進(jìn)以及完善項(xiàng)目檔案管理體系等方式完善信息化項(xiàng)目檔案管理體系。

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