陳強(qiáng)

[摘 要] 會計檔案管理是煙草行業(yè)財務(wù)會計管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。在財務(wù)會計各領(lǐng)域信息化建設(shè)從單一模塊到系統(tǒng)間融合的大背景下，會計原始憑證的信息化成為制約全流程電子檔案管理的節(jié)點。本文從煙草行業(yè)憑證管理實踐出發(fā)，對原始憑證影像化的操作及流程進(jìn)行了積極探究，對于推動電子檔案管理的應(yīng)用，以及提高財務(wù)會計基礎(chǔ)管理水平具有一定的現(xiàn)實意義。

[關(guān)鍵詞] 原始憑證；影像化；電子會計檔案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 029

[中圖分類號] F231.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0068- 03

1 煙草行業(yè)會計檔案電子化的背景

1.1 政策背景

2016年1月1日起修訂施行的《會計檔案管理辦法》（國家財政部、國家檔案局令79號），明確了電子會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面規(guī)定，肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計檔案有了合法的身份。

1.2 信息化背景

多年來，煙草行業(yè)財務(wù)會計信息化建設(shè)已基本覆蓋了資金、資產(chǎn)、預(yù)算、核算、賬簿、報表等各領(lǐng)域，較為完善的信息化建設(shè)為實現(xiàn)全面會計檔案電子化奠定了良好基礎(chǔ)。

在互聯(lián)網(wǎng)+的新時代，大數(shù)據(jù)、云計算、OCR等技術(shù)的日漸成熟，推動著企業(yè)的會計檔案管理從以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)管理儲存方式到數(shù)據(jù)形態(tài)的電子化管理的轉(zhuǎn)變。同時技術(shù)的成熟帶來了軟硬件應(yīng)用價格的降低，良好的性價比是實現(xiàn)會計原始憑證影像化的最佳保障。

1.3 煙草行業(yè)應(yīng)用需求背景

煙草行業(yè)每年財務(wù)、審計等檢查數(shù)量和內(nèi)容都逐漸加大，各項檢查工作調(diào)閱原始憑證頻率較高。但調(diào)閱原始憑證不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且存在安全隱患，有時還會發(fā)生需求沖突，急需一種高效便捷的會計檔案解決方案。

新時代，財務(wù)工作不能僅滿足于報銷、記賬、報表等基礎(chǔ)核算工作，還要向數(shù)據(jù)分析和決策支持轉(zhuǎn)型。這就需要大量財務(wù)數(shù)據(jù)有效轉(zhuǎn)化為方便快捷的財務(wù)語言，以滿足大批量多維度的數(shù)據(jù)分析。

2 單純紙質(zhì)原始憑證的弊端

現(xiàn)階段，原始憑證的信息化成為制約煙草行業(yè)全流程電子檔案管理的節(jié)點，紙質(zhì)原始憑證存在如下弊端。

2.1 數(shù)據(jù)采集效率低下

原始憑證是會計核算的起點和基礎(chǔ)，它不僅能用來記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，還可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是進(jìn)行會計核算工作的原始資料和重要依據(jù)。煙草行業(yè)現(xiàn)行核算模式，主要是通過輔助核算的方式人工收集指定的原始憑證信息，該方式信息收集不完整、速度慢、易出現(xiàn)人為操作失誤，無法為后續(xù)財務(wù)分析與管理提供全面的多維度的數(shù)據(jù)資源。

2.2 歸檔原始憑證查詢消耗大量人力物力及時間成本

按照《會計檔案管理辦法》第六條第一款的規(guī)定“會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔”；第十一條的規(guī)定“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管”。煙草行業(yè)一般由辦公室對會計檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，會計檔案的查詢需進(jìn)行部門間協(xié)調(diào)審批方可進(jìn)行，具體操作時，需要對原始憑證進(jìn)行準(zhǔn)確定位、下架、搬運(yùn)、重新上架，消耗大量人力成本；檔案庫受保管條件、容量等限制，往往遠(yuǎn)離日常辦公地點，甚至進(jìn)行異地保管，導(dǎo)致查詢的時間成本大幅增加。一般原始憑證查詢后均要進(jìn)行復(fù)制，需要消耗大量復(fù)印資源。煙草行業(yè)作為大型國有企業(yè)，常年面對不同角度多維度的檢查，且檢查內(nèi)容在不斷細(xì)化，對原始憑證的查閱需求與日俱增，原始憑證的查詢?nèi)諠u常態(tài)化。

2.3 歸檔原始憑證信息質(zhì)量不高

原始憑證的裝訂一般采用單側(cè)打孔的方式進(jìn)行，這必然會導(dǎo)致原始憑證產(chǎn)生一定程度的破損，甚至?xí)绊戧P(guān)鍵信息的記載。同時為了美觀及防止掉頁，原始憑證的裝訂方式不便于翻閱和復(fù)制，信息質(zhì)量受到限制。

2.4 歸檔原始憑證信息查詢效率低下

歸檔原始憑證查詢過程中，受會計憑證記載信息的限制，往往只能通過憑證號進(jìn)行概略查詢，再通過人工檢索進(jìn)行精確定位。對以費(fèi)用類型或者部門為檢索信息時尚能滿足需要，但對于無法準(zhǔn)確提供檢索信息或者以具體事項進(jìn)行檢索時，更多需要依靠經(jīng)辦人員的回憶提供輔助信息以嘗試縮小檢索范圍。而且，原始憑證大小不一，為保證會計憑證的規(guī)范整齊，大多需要折疊保存，查詢時需要一張張打開再折疊。這都會使得歸檔原始憑證信息查詢效率低下。

2.5 歸檔原始憑證保管難度加大

歸檔紙質(zhì)原始憑證在搬運(yùn)、調(diào)閱過程中容易受到損傷，高頻次的使用過程加大了損傷概率。而且，憑證所附各類發(fā)票、單據(jù)、附件受時間、材質(zhì)等因素的影響，變得易碎易脫落，存在遺失、損毀甚至被篡改的風(fēng)險，損害事項發(fā)生后無法及時察覺，使得原始憑證的完整性、準(zhǔn)確性大打折扣。

3 原始憑證影像化建設(shè)思路

由于原始憑證所記載信息，無法全面高效轉(zhuǎn)化成為財務(wù)會計所需數(shù)據(jù)。可以通過OCR識別技術(shù)轉(zhuǎn)化為會計數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像文件的方式進(jìn)行采集，進(jìn)而分類、存儲、管理以及檢索使用。這種憑證管理模式即是原始憑證影像化的管理模式，影像化過程中所形成的數(shù)據(jù)及電子圖像成為電子會計檔案的重要組成部分。

3.1 原始憑證影像化建設(shè)實施原則

按照規(guī)范性、完整性、及時性、保密性原則，建設(shè)“規(guī)則統(tǒng)一、精準(zhǔn)索引、高效運(yùn)用、方便快捷”的原始憑證影像化系統(tǒng)。

3.2 原始憑證影像化的數(shù)據(jù)采集

煙草行業(yè)現(xiàn)行原始憑證處理一般按照以下流程進(jìn)行，經(jīng)辦人粘貼處理票據(jù)—填制簽字報銷單并簽批—財務(wù)報銷—制作記賬憑證—完成憑證裝訂—?dú)w檔。為滿足原始憑證影像化的要求需要對工作流程及操作方式進(jìn)行調(diào)整。

3.2.1 票據(jù)處理方式的調(diào)整

傳統(tǒng)票據(jù)的粘貼一般是層疊的魚鱗狀方式，造成票據(jù)部分信息被遮擋。為滿足影像化要求，一方面，需要進(jìn)行票據(jù)分類，將可通過ORC系統(tǒng)直接識別、采集、驗證的增值稅專用發(fā)票單獨(dú)處理形成數(shù)據(jù)；另一方面，發(fā)票按類別采用平鋪無遮擋的方式進(jìn)行粘貼，確保影像采集的全面性。

3.2.2 原始憑證影像化采集的具體方式

原始憑證影像化的信息采集，一般可以采用三種方式進(jìn)行，即經(jīng)辦人事前采集、出納報銷同步采集和記賬后集中采集。

（1）經(jīng)辦人事前采集。一般在報銷前，由經(jīng)辦人利用統(tǒng)一設(shè)備或自有便攜式數(shù)據(jù)采集設(shè)備進(jìn)行采集上傳。優(yōu)點是可以有效降低財務(wù)部門工作負(fù)荷；不足之處在于對統(tǒng)一的采集設(shè)備需求較大，或者采集的圖像格式、效果參差不齊，需要加工甚至重新采集，并且會降低對財務(wù)部門服務(wù)的評價。

（2）出納報銷同步采集。由出納在報銷時，同步完成影像的采集工作。優(yōu)點是數(shù)據(jù)質(zhì)量可以得到保障，通過OCR系統(tǒng)可以實時完成對增值稅專用發(fā)票的驗證，不增加經(jīng)辦人的工作負(fù)擔(dān)；不足之處在于增加的操作程序會加大出納崗位工作負(fù)荷，出錯概率增加。

（3）記賬后集中采集：不改變報銷流程，記賬后審核由專人集中進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。優(yōu)點是不增加各操作節(jié)點工作負(fù)荷，而且憑證經(jīng)過審核，準(zhǔn)確性得到保障，減少因原始憑證錯誤等問題導(dǎo)致重新進(jìn)行數(shù)據(jù)采集的概率，同時由采集人完成影像化數(shù)據(jù)與記賬憑證的關(guān)聯(lián)與索引；不足之處在于財務(wù)部門需要付出更多的人力成本。

三種方式各有利弊，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)量、員工素質(zhì)、人力成本等因素自行選取，但從數(shù)據(jù)采集質(zhì)量角度來看，無疑第三種方式效果最佳。

3.2.3 原始憑證影像化數(shù)據(jù)采集后的索引關(guān)聯(lián)

原始憑證影像化數(shù)據(jù)采集后應(yīng)做好與記賬憑證的索引關(guān)聯(lián)。影像化采集過程中由系統(tǒng)自動賦予每份原始憑證唯一的編碼，并建立記賬憑證與編碼間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。依托于不同的采集形式，編碼規(guī)則存在一定差異。記賬后集中采集的方式可以在編碼規(guī)則中加上憑證號信息，編碼與記賬憑證關(guān)聯(lián)性更強(qiáng)，尤其對于多附件的記賬憑證，更加高效便捷。

3.3 原始憑證影像化數(shù)據(jù)的儲存與安全

以圖片形式儲存的影像化的原始憑證，對系統(tǒng)儲存空間的要求較高，而且隨著時間推移，積累的大量數(shù)據(jù)對儲存、調(diào)用、安全都會造成巨大壓力，應(yīng)該更好地應(yīng)用云端技術(shù)，在硬件的配置及軟件架構(gòu)方面必須具有一定的前瞻性。為確保數(shù)據(jù)安全，一方面可以按照月、季、年的方式進(jìn)行單獨(dú)物理備份，有條件的單位可以同時做好異地備份；另一方面可以利用新的非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將影像化信息以安全連接和加密簽名編碼進(jìn)行儲存，并確保歸檔影像化數(shù)據(jù)的不可修改性。

3.4 影像化信息的大數(shù)據(jù)分析使用

打通原始憑證影像化這一節(jié)點，煙草行業(yè)財務(wù)會計管理各領(lǐng)域基本實現(xiàn)信息化全覆蓋，進(jìn)而可以實現(xiàn)會計檔案電子化全覆蓋，為大數(shù)據(jù)時代更好進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與利用奠定了良好技術(shù)基礎(chǔ)，沉淀下來的海量財務(wù)數(shù)據(jù)可以煥發(fā)新的生機(jī)。

3.5 原始憑證影像化系統(tǒng)需求

為實現(xiàn)原始憑證影像化，需要系統(tǒng)的支撐，具體需求包括：系統(tǒng)管理功能、權(quán)限管理功能、影像采集功能、質(zhì)量校驗功能、影像補(bǔ)錄功能、索引對照功能、統(tǒng)計匯總功能、查詢?nèi)罩竟δ堋惓Ｊ褂米詣宇A(yù)警功能等，并建立與核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換通道。

4 原始憑證影像化需要注意的問題

4.1 權(quán)限的設(shè)定與分配

不同于紙質(zhì)原始憑證的集中統(tǒng)一保管與物理距離分割，影像化數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)大幅度提高了調(diào)閱、復(fù)制效率，帶來便捷性的同時，信息安全問題愈加凸顯。為有效降低信息安全隱患，在權(quán)限的設(shè)置與分配上應(yīng)該更加謹(jǐn)慎，限定并縮小使用人群，減少長期權(quán)限賬戶的分配。由系統(tǒng)定期生成不同賬戶使用清單日志，發(fā)送管理員權(quán)限賬戶進(jìn)行審核。

4.2 原始憑證的規(guī)范性

影像化對原始憑證的規(guī)范性提出了更高的要求，無論是對票據(jù)本身完整、清晰、可辨識的要求，還是對粘貼方式整齊無遮擋的要求，均需要企業(yè)具有較為良好的核算基礎(chǔ)。

4.3 影像化信息的復(fù)核

從發(fā)展趨勢看，隨著電子檔案管理的高速發(fā)展，今后對影像化原始憑證的調(diào)閱將會慢慢取代對紙質(zhì)憑證的使用，這就需要影像化的資料是完整無誤的。無論是何種信息采集方式，均需要對采集的影像信息的數(shù)量、質(zhì)量以及憑證關(guān)聯(lián)情況等進(jìn)行復(fù)核。

5 結(jié) 語

綜上所述，基于原始憑證影像化的電子檔案管理方式，將會有效降低企業(yè)各項管理成本，提高基礎(chǔ)管理工作水平，加大財務(wù)數(shù)據(jù)分析與使用的深度與廣度，進(jìn)而促進(jìn)煙草行業(yè)財務(wù)管理工作再上新水平。全流程電子檔案管理也為煙草行業(yè)財務(wù)工作轉(zhuǎn)型，實施財務(wù)共享服務(wù)等新模式新方法，提高行業(yè)財務(wù)會計水平奠定了扎實的基礎(chǔ)。

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