國電長源荊州熱電有限公司 肖玲

現(xiàn)階段，我國很多企業(yè)中的會計(jì)信息存在比較嚴(yán)重的失真問題，近年來頻發(fā)的會計(jì)信息造假事件也印證了這一問題，因此，相關(guān)領(lǐng)域一直著眼于對財(cái)務(wù)會計(jì)工作的研究。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)讓會計(jì)信息電子化能夠讓信息更加準(zhǔn)確與真實(shí)，已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢。但從另一個角度來看，會計(jì)憑證的規(guī)范化也會在很大程度上影響會計(jì)領(lǐng)域的發(fā)展。因此，總結(jié)發(fā)展問題，探討會計(jì)原始憑證的電子化與規(guī)范化，是非常有必要的。

一、原始憑證電子化進(jìn)程

早在上個世紀(jì)八十年代末，我國財(cái)政部就頒布了對會計(jì)憑證輸入的相關(guān)要求，對計(jì)算機(jī)記賬、輸入、評審、處理、輸出、保密等方面，都做出了比較全面的規(guī)定[1]。發(fā)展到2010年左右，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日漸迅速，很多企業(yè)都開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會計(jì)財(cái)務(wù)事務(wù)的處理，隨著時代的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，隨著國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的逐步實(shí)施，會計(jì)領(lǐng)域中記賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)元素也在逐步規(guī)范，從而在一定程度上使會計(jì)憑證結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，雖然我國企業(yè)眾多，企業(yè)的經(jīng)營情況也各不相同，但很多大集團(tuán)都開始按照相關(guān)的會計(jì)準(zhǔn)則逐步統(tǒng)一與規(guī)范企業(yè)會計(jì)核算。

而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，國家也推出了與當(dāng)前發(fā)展形勢相對應(yīng)的相關(guān)規(guī)范[2]。我國現(xiàn)階段存在的相關(guān)制度與規(guī)范雖然能夠?qū)?jì)原始憑證的輸入與生成有所保證，但仍需要人工進(jìn)行參與與控制，沒有真正意義上脫離人工會計(jì)模式，限制了原始憑證電子化與規(guī)范化發(fā)展[3]。而使原始憑證電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)對原始憑證的規(guī)范化管理，讓原始憑證中的電子文件自動歸集與集中整理，從而達(dá)到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)可視化的在線審批，實(shí)現(xiàn)原始憑證全程在線可控，對原始憑證的規(guī)范化管理有很大意義。所以，構(gòu)建起一個規(guī)范化制度，更有利于會計(jì)原始憑證的管理。

二、原始憑證的電子化

(一)原始憑證的概念

所謂原始憑證，指的是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。按照來源不同分類：第一，外來原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來事項(xiàng)時，從外單位取得的憑證。如發(fā)票、飛機(jī)和火車的票據(jù)、銀行收付款通知單、企業(yè)購買商品、材料時，從供貨單位取得的發(fā)貨票等。第二，自制原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或完成時，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦部門或人員填制的憑證。如收料單、簽報(bào)單、領(lǐng)料單、開工單、成本計(jì)算單、出庫單等。而原始憑證電子文件指的是原始憑證（外來、自制原始憑證）經(jīng)過原始憑證電子化系統(tǒng)上傳附件后，掃描自動生成的電子文件。

(二)影像掃描技術(shù)

通過影像掃描技術(shù)對原始憑證進(jìn)行處理時，需要先對錄入平臺進(jìn)行合理設(shè)置，以業(yè)務(wù)量為基礎(chǔ)，選擇攝像、平板掃描或中高速掃描等方式，對紙質(zhì)的原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核之后，便可以將其通過掃描或攝像的形式錄入到計(jì)算機(jī)中[2]。上傳至賬務(wù)信息系統(tǒng)的原始憑證電子文件應(yīng)支持文本、圖片、影像及各類電子文件格式，如：.jpg，.bmp，.tif，.txt，.doc，.xls，.ceb，.pdf，.wps等。在掃描過程中，不同的費(fèi)用需要掃描的原始憑證內(nèi)容也有所差異，如差旅費(fèi)（正常出差），需要掃描出差申請單、交通費(fèi)票據(jù)、住宿票、其他差旅費(fèi)發(fā)票等原始憑證；燃煤結(jié)算，需要掃描燃煤采購合同、發(fā)票、燃煤結(jié)算單、煤質(zhì)煤量對賬單、收料單等原始憑證；電費(fèi)收入，需要掃描電費(fèi)業(yè)務(wù)確認(rèn)單據(jù)、發(fā)票等原始憑證。

(三)注意事項(xiàng)

在將原始憑證電子化的過程中，需要注意以下幾方面：第一，一般管理費(fèi)用中的差旅費(fèi)、招待費(fèi)，過路費(fèi)等報(bào)銷時，需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人按照金額大小按順序粘貼完畢后，通過掃描儀進(jìn)行掃描后，上傳到財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。第二，單張發(fā)票金額超過兩千，或重要票據(jù)、合同及會議文件、紅頭文件等必須用掃描儀逐頁掃描上傳至財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。第三，各部門可安排一名人員，專門負(fù)責(zé)原始單據(jù)電子化相關(guān)工作。第四，除出租車發(fā)票、司機(jī)報(bào)銷過路（橋）費(fèi)及停車費(fèi)發(fā)票可在一張粘貼單上粘貼15張以上外（以貼滿粘貼單為準(zhǔn)），其他費(fèi)用報(bào)銷，一張?jiān)紗螕?jù)粘貼單上要求粘貼原始票據(jù)不得超過10張。第五，要求所有原始憑證粘貼平整,字跡書寫清晰。掃描時必須平鋪掃描，不允許重疊掃描。第六，保持發(fā)票完整性。所有原始憑證統(tǒng)一用公司統(tǒng)一印制的“原始憑證粘貼單”粘貼，不允許將空白A4紙充當(dāng)粘貼單，如有發(fā)現(xiàn)一律退回重新規(guī)范粘貼。第七，除工資、獎金、鐵路大票、材料領(lǐng)用單、其他涉及重大商業(yè)機(jī)密的文件等5類原始憑證不需掃描外，其他所有原始憑證均需掃描上傳。

(四)原始憑證電子文件的保管及使用

首先，除月度結(jié)賬涉及的損益等會計(jì)結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)外，記賬憑證均需附原始憑證進(jìn)行存檔保管。其次，一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證的，應(yīng)把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證編號并附原始憑證復(fù)印件。再次，一張?jiān)紤{證所列支出需由幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)由保存該原始憑證的單位向其他單位出具原始憑證復(fù)印件，其他單位在記賬憑證上注明附有該原始憑證的單位和記賬憑證編號并附原始憑證復(fù)印件。之后，對于頻繁使用的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂成冊保管，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的電子單據(jù)應(yīng)當(dāng)作為原始憑證與記賬憑證一同打印、裝訂。最后，原始憑證原則上不得外借，如因特殊原因需要提供原始憑證時，經(jīng)本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

(五)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化指的是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，將企業(yè)中的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理等三個主要流程進(jìn)行有機(jī)融合，構(gòu)建起的一體化財(cái)務(wù)信息處理流程，能夠讓企業(yè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)融合到一起，更方便與企業(yè)處理業(yè)務(wù)，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)施監(jiān)測，能夠?qū)?jì)在企業(yè)中的控制職能充分發(fā)揮出來，也是當(dāng)前會計(jì)領(lǐng)域電子化的一個主要表現(xiàn)方式。

(六)相關(guān)人員的培訓(xùn)

原始憑證電子化的規(guī)范操作財(cái)務(wù)人員還得做好對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，企業(yè)可以對相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以適應(yīng)原始憑證電子化的發(fā)展，提升相關(guān)操作人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，更好的為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。

三、原始憑證電子化的作用

賬戶記錄是會計(jì)信息最原始的形式，也是會計(jì)報(bào)告中信息的主要來源，而記賬憑證便是賬戶信息的主要載體，所以，記賬憑證是不可或缺的。原始憑證的電子化可以為記賬憑證的自動生成打下良好的基礎(chǔ)，也能夠在很大程度上保證記賬憑證的規(guī)范性。數(shù)據(jù)輸入模塊是當(dāng)前憑證規(guī)范化的一種有效方式，將其連接到會計(jì)軟件中，能夠?qū)崿F(xiàn)對憑證的有效控制。當(dāng)前，很多國外的公司都在運(yùn)用這一技術(shù)，運(yùn)用通用程序，對公司中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)輸入模塊的優(yōu)勢在于：它可以運(yùn)用公共系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)與處理，還能夠確保在整個數(shù)據(jù)校驗(yàn)過程中，會計(jì)信息系統(tǒng)使用一個相對一致的標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)闀?jì)信息系統(tǒng)之間在數(shù)據(jù)校驗(yàn)方面存在很大程度的共通性，所以系統(tǒng)不用針對每一個新交易都重新創(chuàng)建程序。原始憑證電子化能夠在很大程度上提升會計(jì)信息的質(zhì)量，從而保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著會計(jì)信息量的增大與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)信息質(zhì)量的高低也會受到電子化與規(guī)范化程度的影響，所以，現(xiàn)代企業(yè)不僅需要不斷完善會計(jì)信息原始憑證的電子化，還需要重視會計(jì)信息記賬憑證的自動生成，只有這樣，才能從根本上提升會計(jì)信息的質(zhì)量，讓其在日益復(fù)雜的信息環(huán)境中保持較高的相關(guān)性與可靠性。

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