文/四平市急救中心 范立梅

淺談創(chuàng)新發(fā)展信息時代檔案管理

文/四平市急救中心 范立梅

本文論述了信息時代檔案管理工作的內(nèi)容；信息時代檔案工作的性質(zhì)和特點；檔案管理創(chuàng)新存在的問題；信息時代檔案管理的途徑。

檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；信息時代

目前，各企事業(yè)單位中的檔案管理技術(shù)不斷地信息化，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理到現(xiàn)階段的電子檔案管理模式過渡。加強檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的技術(shù)水平，加強相關(guān)人才的培養(yǎng)，是做好信息時代檔案工作的重要內(nèi)容。檔案管理部門及有關(guān)人員應充分認清這一形勢，從檔案管理的實際出發(fā)，采取有效措施推進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、信息時代檔案管理工作的內(nèi)容

在信息時代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，計算機技術(shù)已經(jīng)融入檔案管理工作當中，檔案管理工作將以往的紙質(zhì)材料和實體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，進行統(tǒng)一的管理、存儲、檢索等操作。利用先進的網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)了信息資源的共享，有效地提高了檔案管理工作的效率。信息時代，檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡建設、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。

二、信息時代檔案工作的性質(zhì)和特點

（一）檔案工作的管理性。檔案工作是一項專門的事業(yè)，面對的是各種載體和各項內(nèi)容的檔案事物，而不是對現(xiàn)成的簡單的物件進行保管。檔案工作者需要對數(shù)量龐大、情況復雜的檔案進行研究、考證和科學化、現(xiàn)代化管理。檔案工作的各環(huán)節(jié)都要在研究的基礎上進行，按科學的方法管理檔案。因此，檔案工作是一項科學性、技術(shù)性很強的管理工作。

（二）檔案工作的服務性。檔案部門管理檔案是為了滿足人們對檔案利用的社會需要，是為各項工作創(chuàng)造條件而提供檔案信息服務的。從總的檔案工作來講，它是通過管理和提供檔案這種特定方式，為當前的和長遠的各項工作服務；從特定部門和一個單位的檔案工作來看，它是為機關(guān)工作創(chuàng)造條件而提供檔案資料服務的。檔案工作雖然也是一項研究性工作，但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動，其主要目的還是為了創(chuàng)造更好的服務條件。

三、檔案管理創(chuàng)新是時代發(fā)展的必然要求

（一）信息內(nèi)容的豐富化。隨著人類社會的發(fā)展與進步，人們對客觀世界的認識也在不斷深入，檔案信息資源的內(nèi)容得到了極大的豐富，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法跟上時代發(fā)展的腳步，只有追求創(chuàng)新并最終實現(xiàn)創(chuàng)新，才能滿足當前檔案管理工作的新要求。

（二）信息載體的信息化。信息技術(shù)是信息時代最重要、最先進的科技研究成果之一，也是推動包括檔案管理在內(nèi)的人類社會各個領域變革的強勁動力。充分利用信息技術(shù)，搭建檔案管理的信息平臺，是實現(xiàn)當前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的技術(shù)優(yōu)勢。

四、檔案管理創(chuàng)新存在的問題

（一）檔案管理創(chuàng)新意識不強。意識是行動的先導，這就要求，一方面，相對于行動，意識應當更加客觀、成熟和完善。另一方面，意識應當先于行動。具體到檔案管理領域，檔案管理部門及有關(guān)人員應當具有創(chuàng)新檔案管理工作的意識，并能夠以此來引導檔案管理創(chuàng)新的行動。但現(xiàn)實情況是，部分領導并沒有充分認識到檔案管理創(chuàng)新的重要性和迫切性，在檔案管理創(chuàng)新進程中只是被“推著走”的；還有相當一部分的檔案管理工作者也只關(guān)注自身職責范圍之內(nèi)的具體工作，從未跳出藩籬，從更全面更深入的角度來對這項工作進行思考，導致檔案管理陷入“行動”帶著“意識”前行的尷尬局面。

（二）檔案管理制度亟待完善。檔案管理制度亟待完善，一方面，是當前各個檔案管理部門大多在沿用以往的檔案管理制度，這些檔案管理制度難以對新階段、新形勢下的檔案管理工作產(chǎn)生積極的指導作用；另一方面，是原有的檔案管理制度本身就存在一定的缺失。

五、信息時代檔案管理的途徑

（一）加強檔案管理信息化資源開發(fā)與利用。在信息化的時代形勢下，加強檔案信息管理工作的開發(fā)與利用是基礎內(nèi)容。只有加強檔案信息資源的開發(fā)與利用，才能有效地保證檔案管理工作的信息化。在進行檔案信息資源開發(fā)時，要對檔案信息進行科學合理的分類與整理，將信息集成化，系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息分散程度，利用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（二）加強檔案管理信息化基礎設施建設。檔案信息化工作中，基礎硬件建設是整體信息時代檔案管理工作的重要內(nèi)容。只有加強檔案信息化基礎設施的建設，才能有效地保證檔案信息的存儲容量、處理效率與安全性。在檔案管理部門進行資金調(diào)度時，要充分考慮到檔案管理工作的重要性，對現(xiàn)有檔案管理基礎設備進行改進與維護，建立科學合理的檔案信息化設施，做好信息時代的檔案管理工作。

（三）加強檔案信息化的安全意識。檔案信息的安全是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，只有保證檔案信息的安全性與可靠性，才能保證網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理工作的實際效果，從而有效地提供一個安全可靠的檔案信息服務的平臺。在檔案信息的管理上，要加強計算機網(wǎng)絡的安全，做好網(wǎng)絡防火墻，避免黑客入侵和數(shù)據(jù)損失。