王祖銘，李永剛，嚴(yán)郁，張憶，朱偉，肖富男

南京中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院 設(shè)備處，江蘇 南京 210029

引言

設(shè)備檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分之一，能夠真實(shí)、完整地反應(yīng)設(shè)備從申購(gòu)到報(bào)廢的整個(gè)生命周期。目前多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理一般仍以傳統(tǒng)的臺(tái)賬化管理方式為主，其僅僅只是對(duì)醫(yī)院的設(shè)備檔案進(jìn)行整理歸檔，不僅無(wú)法有效地利用設(shè)備檔案的信息價(jià)值，而且容易造成檔案的損壞甚至遺失[1-3]。近年來(lái)，隨著醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的設(shè)備總量也迅猛增長(zhǎng)，設(shè)備檔案也由以前單一的采購(gòu)檔案，逐漸豐富到現(xiàn)在涵蓋設(shè)備申請(qǐng)、立項(xiàng)、采購(gòu)、安裝、使用、保養(yǎng)、維修、計(jì)量、檢測(cè)、報(bào)廢等設(shè)備整個(gè)生命周期所產(chǎn)生的相關(guān)文本資料和電子文檔[4-7]。面對(duì)急劇增長(zhǎng)的檔案量，傳統(tǒng)的管理方法已顯得力不從心。因此建立一種完善的醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。同時(shí)，醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的一部分，也可以為醫(yī)院的精細(xì)化管理提供信息支持與理論依據(jù)[8-11]。本課題為提高我院當(dāng)前設(shè)備檔案信息化管理水平，根據(jù)我院設(shè)備檔案管理制度與流程，開(kāi)發(fā)了一種多功能醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，較好地解決了檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題，有效地提高了醫(yī)院設(shè)備檔案的管理水平。

1 需求分析

醫(yī)院設(shè)備檔案建設(shè)周期長(zhǎng)，包含內(nèi)容廣，涉及人員多等特點(diǎn)，說(shuō)明醫(yī)院設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)耗時(shí)耗力的工作，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)造成檔案管理混亂的結(jié)果。目前傳統(tǒng)的臺(tái)賬化管理方法存在許多問(wèn)題，首先，由于設(shè)備檔案數(shù)量巨大，檔案難以得到有效的保存，極易造成丟失或者損壞；其次，用戶管理、查閱檔案極為不便；最后，檔案管理功能單一，無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行整理融合，檔案信息利用率極低[5,12-13]。在醫(yī)院信息化建設(shè)的大趨勢(shì)下，根據(jù)我院設(shè)備檔案管理制度，醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)作為設(shè)備檔案管理的主要工具，需具備以下功能：

（1）通過(guò)對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案進(jìn)行數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化管理，提高設(shè)備檔案的管理質(zhì)量。

（2）通過(guò)對(duì)設(shè)備檔案管理系統(tǒng)與其他資產(chǎn)管理平臺(tái)的關(guān)聯(lián)融合，提高檔案的利用價(jià)值與利用率。

（3）通過(guò)對(duì)設(shè)備全生命周期過(guò)程中所產(chǎn)生的各類信息和文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為醫(yī)院的精細(xì)化管理提供信息支持[7-9]。

2 總體設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)

2.1 總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

該系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，使用SpringMVC應(yīng)用框架將整體結(jié)構(gòu)劃分為系統(tǒng)服務(wù)層、組件層和應(yīng)用服務(wù)層3個(gè)層次。3個(gè)層次自上向下，協(xié)作實(shí)現(xiàn)醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的檔案管理、系統(tǒng)管理和用戶使用等主要功能。其中應(yīng)用服務(wù)層通過(guò)JSP+HTML5頁(yè)面來(lái)展示數(shù)據(jù)；組件層對(duì)應(yīng)SpringMVC的核心控制器與底層數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行交互。系統(tǒng)前后臺(tái)釆用AJAX進(jìn)行通信。三層結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)可有效提高系統(tǒng)功能模塊的獨(dú)立性與擴(kuò)展性，有利于提升系統(tǒng)的整體性能。總體架構(gòu)設(shè)計(jì)，見(jiàn)圖1。

圖1 總體架構(gòu)設(shè)計(jì)圖

2.2 系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

根據(jù)我院設(shè)備檔案管理制度的規(guī)定，檔案管理員在設(shè)備安裝完畢后應(yīng)將設(shè)備從論證到購(gòu)置的相關(guān)資料、醫(yī)療設(shè)備操作說(shuō)明書等嚴(yán)格按設(shè)備購(gòu)置時(shí)間整理保管；在設(shè)備使用過(guò)程中產(chǎn)生的設(shè)備保養(yǎng)、維修、計(jì)量、檢測(cè)等相關(guān)資料，以及設(shè)備到達(dá)使用壽命申請(qǐng)報(bào)廢的相關(guān)資料，也應(yīng)做好分類管理[12-16]。對(duì)于超出保管期限的檔案，在經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后方可銷毀。臨床工程人員僅能查看和打印檔案資料。系統(tǒng)流程，見(jiàn)圖2。

圖2 系統(tǒng)流程圖

2.3 功能模塊實(shí)現(xiàn)

根據(jù)前文系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)，本系統(tǒng)的主要功能分為檔案管理、系統(tǒng)管理、用戶使用3大模塊。其中檔案管理模塊和系統(tǒng)管理模塊的操作對(duì)象為檔案管理人員，普通用戶僅有檢索、查看、打印檔案的權(quán)限，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行修改。

2.3.1 檔案管理模塊

檔案管理模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備檔案的日常管理功能。通過(guò)掃描儀、高拍儀等將紙質(zhì)檔案電子化或者直接上傳電子文檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備檔案的添加、修改及刪除。其中添加檔案又分為添加設(shè)備檔案與添加維保檔案，以實(shí)現(xiàn)不同檔案的分類管理，見(jiàn)圖3、4所示。

圖3 檔案管理模塊界面

圖4 添加檔案界面

2.3.2 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊又分為檔案?jìng)浞?、恢?fù)備份和用戶管理3個(gè)子模塊。

檔案?jìng)浞菔菫榱朔乐箼n案數(shù)據(jù)丟失或損壞，檔案管理員需定期對(duì)檔案執(zhí)行備份操作，以保障設(shè)備檔案的安全有效。檔案?jìng)浞莶扇≌w備份的方式，將系統(tǒng)中所有的檔案信息導(dǎo)出，生成一個(gè)備份文件。

恢復(fù)備份可使檔案系統(tǒng)能夠快速恢復(fù)到歷史狀態(tài)，避免因外界因素造成檔案的損壞或丟失。

用戶管理分為信息管理和權(quán)限分配兩部分，其功能分為增加、修改、刪除用戶信息和用戶授權(quán)或權(quán)限修改等功能。

2.3.3 用戶使用模塊

用戶可以通過(guò)客戶端，如電腦、PDA等實(shí)現(xiàn)檢索和查看設(shè)備檔案，并可打印所需檔案。

3 討論

目前，醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)已在我院檔案管理中得到了成熟應(yīng)用，并且專職固定資產(chǎn)管理員已實(shí)現(xiàn)了對(duì)絕大部分紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，大大提高了我院設(shè)備檔案的管理水平。該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的管理方式及檢索功能，令使用人員可以快速地查看、打印所需要的檔案，這是傳統(tǒng)管理方法所不能實(shí)現(xiàn)的。

4 結(jié)論

醫(yī)院設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，成功地解決了傳統(tǒng)檔案管理方法容易造成檔案管理混亂的問(wèn)題，提高了檔案管理的工作效率與管理質(zhì)量。但是，該系統(tǒng)目前仍無(wú)法方便快捷地為使用人員提供全面的檔案信息支持，且在檔案數(shù)據(jù)的分析方面仍需進(jìn)一步完善。因此，該系統(tǒng)與醫(yī)院設(shè)備管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)工作正在展開(kāi)，利用醫(yī)院設(shè)備管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與硬件，完善檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，為醫(yī)院設(shè)備采購(gòu)和維保方案提供決策依據(jù)。

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