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        淺談醫(yī)院檔案管理中精益管理的應(yīng)用

        2018-03-09 22:05:58朱華英
        卷宗 2017年36期
        關(guān)鍵詞:精益管理計算機(jī)系統(tǒng)檔案管理

        朱華英

        摘要:在醫(yī)院的日常管理工作中,檔案管理是一項很重要的內(nèi)容,而充分發(fā)揮檔案優(yōu)勢和價值,對于醫(yī)院整體服務(wù)水平和管理水平的提升具有著很關(guān)鍵的意義。隨著科技的不斷發(fā)展,也對目前的醫(yī)院檔案管理工作提出更高要求,實行精益化管理勢在,必行。本文主要對醫(yī)院檔案管理中精益管理的應(yīng)用進(jìn)行了分析與研究。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;精益管理;檔案管理;歸檔范圍;計算機(jī)系統(tǒng)

        科學(xué)、合理的檔案管理工作,對于醫(yī)院各項活動的順利開展具有關(guān)鍵的作用,也有助于其整體服務(wù)質(zhì)量的提升。將精益化管理模式應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中,不僅可大幅度提升管理工作效率,同時也可促進(jìn)其基礎(chǔ)設(shè)施的完善,降低人員的工作難度,應(yīng)用效果事半功倍。

        1醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

        縱觀當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)仍存在較多問題,如由于內(nèi)部管理人員的重視程度不高,進(jìn)而直接導(dǎo)致了管理體制不健全的問題,在如此情況下,工作質(zhì)量和效果很難得到保障。具體問題分析如下:

        首先,醫(yī)院信息管理和檔案管理工作未能實現(xiàn)協(xié)調(diào)統(tǒng)一,甚至還存在脫節(jié)問題,進(jìn)而對數(shù)據(jù)資源的整體性和完善性造成嚴(yán)重影響。由于上述問題的出現(xiàn),也抑制了檔案資源作用和優(yōu)勢的充分發(fā)揮,無法為各部門發(fā)展提供價值輔助,最終影響了醫(yī)院整體管理水平的提升。

        其次,從工作人員自身的角度看。目前,大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員均存在專業(yè)素質(zhì)不高、能力水平低等問題,且個別人員在從事該工作之前,從未接受過正規(guī)、系統(tǒng)的培訓(xùn),實踐經(jīng)驗遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足,難以適應(yīng)當(dāng)前復(fù)雜、繁瑣的檔案工作,不利于該工作的順利開展,抑制了檔案管理工作向科學(xué)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

        最后,規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的缺失也是當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中較為常見的問題,檔案數(shù)據(jù)通常較為混亂,無法實行統(tǒng)一立卷和歸檔,管理范圍也不夠清晰和明確,個別價值文獻(xiàn)、資料和數(shù)據(jù)未能進(jìn)行科學(xué)有效的管理,進(jìn)而直接影響了后續(xù)應(yīng)用。

        2醫(yī)院檔案管理工作的重要性及精益化管理概述

        2.1檔案管理工作重要性

        檔案管理工作主要就是負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部一系列活動的記錄,如學(xué)術(shù)交流活動,科學(xué)研究活動、醫(yī)務(wù)管理活動等等,其保存的文件和數(shù)據(jù)通常具有較高價值。檔案形式多種多樣,如聲像檔案、會計檔案、科研檔案、病歷檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、人事檔案等等,涉及到醫(yī)院發(fā)展的各個領(lǐng)域。在現(xiàn)代化的醫(yī)院管理中,檔案工作已逐漸成為重要的組成部分,其可為醫(yī)院各項規(guī)章制度和政策的制定提供必要參考和依據(jù),以此確保決策制度的合理性和科學(xué)性。同時,檔案在優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)結(jié)構(gòu)、保障單位利益方面更是發(fā)揮了不可替代的作用。

        2.2精益化管理

        “精益管理”這一詞匯最早出現(xiàn)于豐田汽車公司,其宗旨與核心在于引導(dǎo)生產(chǎn)人員在活動開展過程中,一切均從用戶的角度出發(fā),最大限度的減少活動生產(chǎn)中的不必要環(huán)節(jié),取消非價值活動,從而不斷提升工作效率,避免浪費問題的發(fā)生。上述理念的提出,也為現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理工作提供了新思路,其在醫(yī)院檔案整理歸檔以及資料查詢和實踐應(yīng)用過程中,不僅提升了工作質(zhì)量和效率,也緩解了檔案管理人員以及醫(yī)護(hù)人員的工作壓力和難度。同時,為推動醫(yī)院醫(yī)療活動和科研活動不斷上新臺階提供了良好的保障。

        3精益管理在醫(yī)院檔案管理中的實踐應(yīng)用

        3.1完善檔案管理制度

        科學(xué)化的檔案管理工作,首先應(yīng)確保完善、合理的檔案管理制度,而這也是確保醫(yī)院管理水平和服務(wù)水平提升的關(guān)鍵,同時也可為檔案管理工作提供正確指導(dǎo)和方向。為了實現(xiàn)醫(yī)院各部門之間協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展,規(guī)范和明確管理工作流程,需對當(dāng)前的管理制度進(jìn)行全面審核,整理并匯總其中存在的缺陷和漏洞,并在其中融入標(biāo)準(zhǔn)化工作理念,結(jié)合現(xiàn)行的法律法規(guī),制定出明確、可行的管理制度。具體內(nèi)容應(yīng)包括檔案整理、接收、傳遞、登記、修正、利用以及保管等等,細(xì)化各環(huán)節(jié)工作流程,以此實現(xiàn)集中化管理。另外,還應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行教育與培訓(xùn),以此確保檔案登記、利用、傳閱以及歸檔等各環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性,從而真正實現(xiàn)檔案的精益化和科學(xué)化管理。PDCA工具在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用很有必要,其可大幅度提升工作效率和質(zhì)量,并通過行動、檢查、實施以及計劃等環(huán)節(jié),有效解決管理工作中存在的實際問題。

        3.2明確檔案歸檔范圍

        通過精益化管理模式的實施,對醫(yī)院檔案管理工作的方法、要求、標(biāo)準(zhǔn)等均進(jìn)行了統(tǒng)一明確,并將ISO9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于管理工作中,以此細(xì)化工作流程,并對工作過程中的非增值活動和耗費活動進(jìn)行剔除,明確檔案歸檔的范圍,改進(jìn)和優(yōu)化工作模式。在此過程中,也大幅度提升了檔案管理人員的責(zé)任意識和自主管理能力,使其充分認(rèn)識到該工作開展對于醫(yī)院健康發(fā)展的重要性,改變了以往工作模式下的被動狀態(tài)。對醫(yī)院發(fā)展過程中的重點科研活動和醫(yī)療項目進(jìn)行全方位、立體化跟蹤,及時的落實好匯總和整理工作,以免出現(xiàn)檔案丟失的問題。另外,還可對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進(jìn)行獎勵,對醫(yī)院內(nèi)部的辦公平臺OA網(wǎng)加以完善,借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù),實現(xiàn)檔案信息傳遞的低耗化、高效化、優(yōu)質(zhì)化、安全化以及信息化,從而最大限度的發(fā)揮出檔案在醫(yī)院管理和可持續(xù)發(fā)展中的重要作用。

        3.3優(yōu)化檔案管理方式

        精益化檔案管理是一項高效的、科學(xué)的管理模式,其充分體現(xiàn)了醫(yī)院的文化和精神?,F(xiàn)代化的檔案管理工作,一定要符合時代發(fā)展特征,同時也要與醫(yī)院的實際發(fā)展情況相輔相成,以免出現(xiàn)脫節(jié)問題。在開展具體工作的過程中,通常需設(shè)定專門的管理機(jī)構(gòu),完善醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng),確保其廣泛性和安全性,在提升整體管理水平的同時,最大限度的實現(xiàn)資源的優(yōu)化共享。另外,在醫(yī)院各科室中均應(yīng)設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員,及時記錄和整理,定期交由檔案綜合管理部門,落實好相應(yīng)的交接工作。

        3.4先進(jìn)管理手段的應(yīng)用

        科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,為醫(yī)院檔案管理工作提供了新趨向。醫(yī)院的檔案管理工作設(shè)計領(lǐng)域較廣,業(yè)務(wù)繁忙,需保留的業(yè)務(wù)歸檔資料較多,如影像資料、病案資料等等。若采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式,則通常需占據(jù)較大存儲空間。另外,當(dāng)前檔案載體十分豐富,如計算機(jī)管理十分普遍。醫(yī)院在使用電子病歷的過程中,由于其載體和信息處于分離狀態(tài),進(jìn)而無法保證資料的真實性。基于上述情況,醫(yī)院在今后的檔案管理工作中,可嘗試應(yīng)用數(shù)據(jù)庫方式進(jìn)行檔案保管,如借助計算機(jī)系統(tǒng)開展住院收費業(yè)務(wù),彌補以往工作模式下的缺陷和不足問題,節(jié)約時間,提升工作效率。利用電腦存盤,對醫(yī)院各項醫(yī)療業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)保管,降低庫存量,規(guī)范管理工作流程。在此過程中,雖然病人對賬單并不屬于檔案歸檔范圍,但其數(shù)據(jù)庫的管理模式,為電子檔案提供了良好的應(yīng)用范例,是實現(xiàn)現(xiàn)代化和精益化檔案管理的重要途徑和手段。

        4結(jié)束語

        綜上所述,本文主要對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并對該工作開展的必要性和精益化管理進(jìn)行了概述,最后提出精益化檔案管理的有效途徑。總之,該管理模式的應(yīng)用,實現(xiàn)了檔案管理工作的科學(xué)化和精細(xì)化,減少了中間很多非增值活動環(huán)節(jié),節(jié)約了成本,對于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展和管理水平的提升意義重大。endprint

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