趙雪玲

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)具有很強(qiáng)專業(yè)性的工作，因此，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)能夠?qū)n案文件的完整性、安全度以及檔案被使用的效果產(chǎn)生最直接的影響。在當(dāng)前的21世紀(jì)，最新的科學(xué)技術(shù)發(fā)展給檔案的管理工作帶來了最直接的變化，并也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。該文簡單分析了信息化環(huán)境對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求，希望能夠拋磚引玉，與同行共勉。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 檔案管理人員 素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（a）-0-01

現(xiàn)在社會(huì)上對(duì)于檔案管理人員所進(jìn)行的檔案管理工作還存在著很大的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理這項(xiàng)工作沒有發(fā)展前景，無足輕重。但是這些人沒有看到的一個(gè)問題就是，隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息大規(guī)模電子化、集成化，檔案資源已經(jīng)變成了擔(dān)負(fù)著當(dāng)前保存歷史以及積累經(jīng)驗(yàn)飛速發(fā)展的重要工具。同時(shí)在當(dāng)前這個(gè)信息化的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)作為重要的載體，已經(jīng)深入到檔案管理的核心部分[1]。因此，信息化環(huán)境對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求變得越來越高。

1 在信息時(shí)代檔案管理人員的素質(zhì)要求

對(duì)于檔案管理人員來說，其專業(yè)素質(zhì)一般包括以下的幾個(gè)部分，即專業(yè)檔案管理人員的品質(zhì)、專業(yè)檔案管理人員的能力以及專業(yè)檔案管理人員的條件。檔案工作是一項(xiàng)目的性很強(qiáng)的嚴(yán)肅工作，也是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)技能要求很高的技術(shù)工作，因此，對(duì)于傳統(tǒng)的專業(yè)檔案管理人員來說，其必備條件主要包括以下三個(gè)方面，即知識(shí)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及政治素質(zhì)[2]。但是對(duì)于在信息化社會(huì)進(jìn)行檔案保管工作的從業(yè)人員來說，其面對(duì)的主要問題是電子檔案以前的紙張式檔案的互動(dòng)以及現(xiàn)在的電子檔案藝人之間的互動(dòng)性問題，同時(shí)，隨著現(xiàn)在信息量的逐步擴(kuò)大，檔案所涵蓋的信息量也在逐步擴(kuò)大，其難度、工作量也在呈現(xiàn)出一種指數(shù)上升的態(tài)勢(shì)。

1.1 專業(yè)檔案管理人員所要掌握的內(nèi)容更全面

檔案管理在當(dāng)前的趨勢(shì)下正在逐步由實(shí)體紙張等傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)存儲(chǔ)的形式。這就要求在信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員除了要掌握傳統(tǒng)意義上的檔案內(nèi)容、檔案業(yè)務(wù)以外，還要在文字水平以及綜合能力上有所收獲。同時(shí)，為了適應(yīng)工作的需要，信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員還要自覺對(duì)信息加以整理和分析，去粗取精，對(duì)信息進(jìn)行一個(gè)提煉的步驟，把有用的信息進(jìn)行單獨(dú)歸檔，使得查閱資料的相關(guān)人士能夠用最快的方式查到所需要的信息[3]。

1.2 努力掌握新型信息載體的運(yùn)用方式

當(dāng)前的社會(huì)是一個(gè)信息化飛速發(fā)展的社會(huì)，各種新型的儲(chǔ)存媒介層出不窮，這些存儲(chǔ)媒介在存儲(chǔ)資料上的優(yōu)勢(shì)使得當(dāng)前我們的檔案管理體系發(fā)生了極其巨大的變化。由于存儲(chǔ)分享的日益便捷以及檔案內(nèi)容的逐漸豐富和門類條目的逐漸復(fù)雜，檔案人員如果想要做好本職工作，首先就必須對(duì)檔案的收集整理工作進(jìn)行調(diào)整。首先要了解檔案形成的方式以及檔案的來源，這樣能夠從質(zhì)量上保證所收錄檔案的完整性以系統(tǒng)性；其次還要對(duì)檔案的現(xiàn)有用途進(jìn)行詳細(xì)而完整的分類，并且結(jié)合現(xiàn)在檔案查詢的實(shí)況，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行二次開發(fā)再利用。第三就是要對(duì)各類新型的媒體粗存放時(shí)進(jìn)行一個(gè)全面而細(xì)致的了解，對(duì)其保管措施也要進(jìn)行考察，定期進(jìn)行檢查以及拷貝。

1.3 提高自身信息技術(shù)的使用水平

信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員必須在當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)化以及信息管理數(shù)據(jù)化的前提之下進(jìn)行計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的相關(guān)學(xué)習(xí)，以及對(duì)當(dāng)代通信技術(shù)的學(xué)習(xí)。計(jì)算機(jī)檢索相對(duì)于傳統(tǒng)的檢索的本質(zhì)區(qū)別就在于計(jì)算機(jī)可以在最短的時(shí)間之內(nèi)對(duì)所有的文件通過關(guān)鍵字進(jìn)行徹底的搜索，因此傳統(tǒng)的檔案查詢方式相對(duì)于當(dāng)前的查詢方式就比較落后。但是檔案管理員的現(xiàn)狀就是，大部分的處在信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員所采用的檔案管理手段仍舊是紙張檔案時(shí)代所采用的手工式查找方式，沒有把信息技術(shù)的特點(diǎn)靈活用用到工作

當(dāng)中。

因此信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員應(yīng)該對(duì)自身的計(jì)算機(jī)能力以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的問題進(jìn)行學(xué)習(xí)或者查漏補(bǔ)缺，在提高自身計(jì)算機(jī)文化水平的同時(shí)，也要大力促進(jìn)檔案資料聯(lián)網(wǎng)制度，使得利用者更好地查找所需的資源。

1.4 提高政治素養(yǎng)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及環(huán)境的開放程度不斷加大，信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員要不斷提高自己的思想道德水平，對(duì)于復(fù)雜事物具有自己的判斷能力，能夠?qū)n案的保密部分和開放部分的關(guān)系進(jìn)行靈活運(yùn)用[4]。比如對(duì)于大學(xué)的檔案室，僅僅能夠?qū)ι鐣?huì)提供比如學(xué)生成績、學(xué)生的親屬關(guān)系等各項(xiàng)證明。而在學(xué)校的內(nèi)部，根據(jù)學(xué)校教職工等級(jí)的不相同，也對(duì)檔案的開放范圍進(jìn)行嚴(yán)格限定。這樣，在這種“按照等級(jí)開放，其余部分嚴(yán)格保密”的檔案保密方式下，新的查閱制度也就可以不斷形成[3]。在不違反保密條例的基礎(chǔ)上執(zhí)行適度開放的政策，給相關(guān)人員準(zhǔn)確提供有關(guān)資料，就是信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的政治素養(yǎng)。

2 針對(duì)當(dāng)前實(shí)際需要，提升檔案人員素質(zhì)的建議

首先是采用各種措施提升對(duì)信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力。各個(gè)部門應(yīng)該多組織比如技能評(píng)比一類的活動(dòng)，促使專業(yè)檔案管理人員中有能力的人會(huì)受到提拔[5]；其次要做好信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的再教育工作，使其能夠跟上當(dāng)前科技發(fā)展的步伐，不至于被時(shí)代淘汰；第三點(diǎn)是要建立相應(yīng)的人才儲(chǔ)備中心，避免青黃不接的情況發(fā)生；最后是要展開知識(shí)的交換以及積累活動(dòng)，這對(duì)提升信息化背景下的專業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力有著極大的促進(jìn)作用。

3 結(jié)語

面對(duì)著當(dāng)前的新型信息化檔案管理方式，信息化背景下的檔案管理人員必須主動(dòng)進(jìn)行自身定位的轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的單純保存資料的意識(shí)轉(zhuǎn)變成為通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行資料的統(tǒng)籌以及整合的意識(shí)，這樣才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)專業(yè)檔案管理人員的能力要求。

參考文獻(xiàn)

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[3] 方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，20ll（2）：18-21.

[4] 李原.創(chuàng)奇科技檔案管理系統(tǒng)V2.0在環(huán)境監(jiān)測技術(shù)檔案管理中的實(shí)踐[J].內(nèi)蒙古環(huán)境科學(xué)，2008（3）：29-30.

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