譚娜

（湖南省醫(yī)藥技工學(xué)校，湖南長沙 410000）

文書檔案主要指的是那種記錄社會歷史變遷，并可以準(zhǔn)確反映出社會出現(xiàn)問題跟解決法案的重要社會結(jié)果，對于企業(yè)以及社會的發(fā)展進(jìn)步也有著非常重要的意義。此外文書檔案的收集跟歸檔工作作為具備有技術(shù)性質(zhì)跟服務(wù)性質(zhì)雙重性質(zhì)的工作，其在現(xiàn)階段的管理過程中還存在有比較多的問題，也就要求相關(guān)管理人員能夠加強(qiáng)對該方面的研究力度，來促使辦公室文書檔案的職能得到最大限度的發(fā)揮。

1 文書檔案管理工作中存在的幾點(diǎn)問題

1.1 歸檔文件內(nèi)容不夠全面

在辦公室的文書檔案管理過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)歸檔文件不健全的情況，導(dǎo)致了檔案遺失以及不全等情況發(fā)生。因?yàn)檗k公室文書檔案的內(nèi)容非常多樣化，涉及方向比較多，來源途徑也比較豐富，并具備非常重要的參考價值。這些文件如果出現(xiàn)了遺留的情況，還存在有難以重新采集的問題，對于檔案管理人員的歸檔工作也就會造成比較大的影響。此外我國許多單位的文書檔案管理人員都是兼職或者實(shí)習(xí)人員，其檔案管理水平不足，也沒有足夠的時間跟精力來進(jìn)行檔案文書資料的管理工作，也就導(dǎo)致了文書檔案材料難以被及時地收集跟整理。

1.2 檔案管理體系不夠完善

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，還有許多檔案管理人員對于文書檔案的收集跟歸檔工作的認(rèn)識程度不足，在進(jìn)行文件的收集以及歸檔過程中注意力也不夠集中，也就經(jīng)常性會出現(xiàn)檔案文件丟失的情況，檔案管理工作的真實(shí)性跟有效性也就難以得到很好的保障。在現(xiàn)有的辦公室文書檔案管理過程中還存在有以下幾點(diǎn)問題：（1）許多單位辦公室還存在有檔案管理程序不夠規(guī)范的情況，很多重要的資料也多是隨意放置在辦公室的各個角落中，也就容易出現(xiàn)文書檔案遺失的情況。（2）不同單位的歸檔形式也存在有比較大的差異性，而且需要進(jìn)行歸檔整理的文書檔案數(shù)量非常高，也就導(dǎo)致了檔案管理工作難以獲得良好的管理效果。（3）很多檔案管理工作中還存在有檔案不夠完整的問題。在很多資料中還有著斷章的情況，而在需要用到這些資料時，也需要專門找相關(guān)的部門進(jìn)行補(bǔ)章處理，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)效性難以得到有效的保障

1.3 文書檔案的收集跟歸檔力度不足

在現(xiàn)階段的文書檔案收集跟歸檔過程中還存在有管理力度不足的問題，并會直接影響到文書檔案效果的發(fā)揮，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）流程的規(guī)范性。目前許多辦公室在進(jìn)行文書檔案的收集跟歸檔過程的處理方式比較隨意，也沒有規(guī)范性的操作流程。（2）歸檔模式的綜合性。我國目前有很多檔案資料都是通過文字檔案的模式進(jìn)行存檔的，但是隨著檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展，促使電子文書檔案管理模式也得到了廣泛的應(yīng)用。但是部分檔案管理人員對于電子檔案管理模式的應(yīng)用水平跟應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)欠缺，也就難以獲得良好的檔案管理效果。（3）信息可靠性。檔案資料作為對歷史信息的統(tǒng)計(jì)跟記錄，只有在保證其真實(shí)性的基礎(chǔ)上才能夠促使檔案的參考跟備查效能得到充分的發(fā)揮，但是在目前的檔案管理實(shí)踐工作中依舊有著私自篡改檔案信息的事情發(fā)生，也就導(dǎo)致了檔案信息的真實(shí)性無法得到有效的保障。

2 提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量的幾點(diǎn)措施

2.1 加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度

文書檔案管理人員作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其職業(yè)素質(zhì)以及檔案管理水平也會直接影響到整個文書檔案的管理效果。而一個合格的檔案管理人員，除了具備豐富的檔案管理技能以及檔案管理經(jīng)驗(yàn)之外，還需要積極進(jìn)行檔案管理知識體系的不斷更新，并主動參與到各種檔案管理培訓(xùn)工作中，從而促進(jìn)自身的檔案管理水平以及職業(yè)素質(zhì)得到進(jìn)一步的提升。對于文書檔案收集歸檔過程中存在的問題，還要求檔案管理人員能夠及時對上級部門進(jìn)行反饋，然后針對性地提出改進(jìn)意見，保障檔案管理工作的順利推行。對于部分剛參與到檔案管理工作中的工作人員，需要做好其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)完成之后還需要對其理論知識掌握水平以及實(shí)踐操作能力進(jìn)行考核，只有在考核通過后才能夠參與到后續(xù)的檔案管理工作中，以保障檔案管理工作能夠按照科學(xué)的流程來進(jìn)行，并進(jìn)一步提升辦公室文書檔案的管理效果。

2.2 完善文書檔案的管理跟歸檔制度

首先要求檔案的管理人員能夠?qū)ξ臅鴻n案管理詳細(xì)時間、歸檔規(guī)模以及保管時間等工作具體流程有一個清晰的了解，然后在結(jié)合了不同辦公室部門工作情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)制度對各部門之間的責(zé)任進(jìn)行充分的落實(shí)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行不同類型檔案管理程序的合理確定。此外還要求檔案管理部門針對檔案采用集中保管的模式，并不得出現(xiàn)擅自留下使用的情況發(fā)生，在而文書檔案管理過程中，也需要結(jié)要求來對檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，從而滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。在具體的文書檔案收集歸檔過程中，還需要明確以下兩點(diǎn)內(nèi)容：（1）歸檔期限。進(jìn)行歸檔期限的明確設(shè)置，并對不同期限類別的材料進(jìn)行分類保管處理，以避免檔案意識等情況的發(fā)生。此外檔案期限的設(shè)定還能夠?yàn)闄n案管理人員的日常工作提供足夠多的便利性，從而在無形中提升了檔案管理人員的工作積極性。（2）歸檔范圍。在歸檔范圍的確定過程中需要保持一定的適應(yīng)性跟針對性，在結(jié)合了企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及市場環(huán)境的基礎(chǔ)上，進(jìn)行文書檔案歸檔范圍的合理確定，在此基礎(chǔ)上獲得良好的檔案管理效果。

2.3 對文書檔案的收集跟歸檔模式進(jìn)行調(diào)整

在傳統(tǒng)的文書檔案收集跟歸檔工作中存在缺乏主動性、檔案資料完整性不足等諸多問題，因此各檔案管理人員還需要做好對文書檔案收集跟歸檔模式的調(diào)整工作，借此來促進(jìn)檔案管理工作效率得到進(jìn)一步的提升。因此文書檔案管理人員還可以從以下幾個方面出發(fā)：（1）問題反饋及時性。在文書檔案的收集跟歸檔過程之中，還經(jīng)常性會出現(xiàn)一些檔案管理問題，如果未曾對該問題進(jìn)行及時的處理，還會導(dǎo)致管理成本大幅度提升，并直接降低了企業(yè)的運(yùn)營管理效率。因此在檔案管理工作出現(xiàn)問題之后還需要進(jìn)行及時的反饋跟處理，以保障檔案管理體系的順利推行。（2）工作主動性。為了獲得良好的文書檔案收集跟歸檔效果，要求各檔案管理人員能夠積極加強(qiáng)跟其他部門的聯(lián)系，對檔案資料的收集跟歸檔工作開展進(jìn)程進(jìn)行安排。此外還需要定期做好檔案材料的檢查工作，以保障所有檔案資料的可靠性、真實(shí)性以及連續(xù)性。（3）硬件措施的完備性。檔案管理人員在檔案收集跟歸檔過程中，還會受到人員素質(zhì)、工作態(tài)度以及業(yè)務(wù)能力等多種人力因素的影響，因此各檔案管理部門還需要加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)力度，來減少人力因素對檔案管理工作造成的影響。

3 結(jié)語

文書檔案作為行政管理活動的記錄載體跟現(xiàn)實(shí)依據(jù)，對于企業(yè)以及社會的發(fā)展也有著非常重要的意義。因此各檔案管理部門也就需要做好文書檔案的收集歸檔管理工作，并在結(jié)合了以往檔案管理工作中存在問題的基礎(chǔ)上，選取針對性的優(yōu)化措施來提升檔案的管理水平，并為該企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。