[摘 要]物聯(lián)網(wǎng)作為信息時(shí)代的新生產(chǎn)物，對(duì)于完善高校檔案智能管理與服務(wù)具有重要的作用。本文首先分析了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案智能管理中應(yīng)用的必要性，進(jìn)而分析了高校檔案實(shí)現(xiàn)智能管理與服務(wù)面臨的問(wèn)題，并構(gòu)建了基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)，最后提出了完善高校檔案智能服務(wù)體系的路徑。

[關(guān)鍵詞]物聯(lián)網(wǎng)；高校檔案；智能管理；服務(wù)體系

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.089

[中圖分類(lèi)號(hào)]TP391.44；TN929.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-0-02

物聯(lián)網(wǎng)提出已有近20年的時(shí)間，而將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中則是剛剛起步，相關(guān)研究呈迅猛上升之勢(shì)，但是研究成果數(shù)量還比較有限，尚未形成完整的理論體系。從研究的內(nèi)容看，大多停留在概念提出、理論探討、可行性分析、框架分析等宏觀層面，鮮有深入而具體的應(yīng)用設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討。因此探索基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理與服務(wù)體系的路徑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和應(yīng)用價(jià)值。

1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案智能管理中應(yīng)用的必要性

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息化和智能化管理成為當(dāng)下科學(xué)、高效的管理方式。在檔案管理領(lǐng)域，原來(lái)傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理與服務(wù)的需求，物聯(lián)網(wǎng)的興起和發(fā)展，為檔案管理智能化提供了新的思路和方法。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也為檔案智能管理與服務(wù)體系構(gòu)建提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

1.1 技術(shù)升級(jí)，實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上線(xiàn)下有效對(duì)接

互聯(lián)網(wǎng)將檔案數(shù)據(jù)信息成功轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)空間，擴(kuò)大了檔案資源的應(yīng)用范圍，提升了檔案管理的效率。而物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，在現(xiàn)有數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行了又一次升級(jí)，實(shí)現(xiàn)了線(xiàn)上與線(xiàn)下的有效對(duì)接，檔案部門(mén)能夠通過(guò)線(xiàn)上操作對(duì)線(xiàn)下進(jìn)行管理，打破線(xiàn)上與線(xiàn)下的界限，縮短實(shí)體服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)間的距離，為用戶(hù)提供方便、快捷的服務(wù)。

1.2 節(jié)省人力，實(shí)現(xiàn)檔案智能管理

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高校檔案實(shí)現(xiàn)智能管理與服務(wù)提供了保障，發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的管理與服務(wù)系統(tǒng)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人機(jī)對(duì)話(huà)。我國(guó)部分發(fā)達(dá)的城市和高校已經(jīng)著手將大數(shù)據(jù)引入檔案智能管理服務(wù)中，基于物聯(lián)網(wǎng)的支持，實(shí)現(xiàn)檔案智能化卷宗管理、查詢(xún)、預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)處理，既能節(jié)省人力投入，又能夠減少人為失誤，提高檔案服務(wù)工作的規(guī)范性和靈活性。

1.3 以人為本，提升檔案查詢(xún)能力

在物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校檔案信息服務(wù)中以人為本的理念可以得到更好地體現(xiàn)，檔案的查閱方式可以由傳統(tǒng)的以關(guān)鍵詞為主導(dǎo)，改變?yōu)閺亩鄠€(gè)分類(lèi)中篩選出符合條件的資料，為師生提供全面、綜合的信息。同時(shí)，檔案的查詢(xún)系統(tǒng)，能夠保存用戶(hù)信息及用戶(hù)的歷史搜索痕跡，為用戶(hù)整理并提供其可能需要的相關(guān)信息，方便用戶(hù)查找，避免信息搜索中出現(xiàn)遺漏。

2 物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案實(shí)現(xiàn)智能化管理面臨的問(wèn)題

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案管理與服務(wù)實(shí)現(xiàn)智能管理是必然趨勢(shì)，但在目前還面臨著經(jīng)費(fèi)投入不足、管理成本偏高、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、兼容性能偏低和安全性能偏低等問(wèn)題。

2.1 經(jīng)費(fèi)投入不足，管理成本偏高

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高校檔案智能管理與服務(wù)的基礎(chǔ)是RFID電子標(biāo)簽，高校進(jìn)行智慧檔案館建設(shè)首先應(yīng)更換RFID電子標(biāo)簽，并配置適合的計(jì)算機(jī)、閱讀器等硬件設(shè)施，都需要一定的經(jīng)費(fèi)投入。由于高校對(duì)檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)和重視程度不一，經(jīng)費(fèi)投入不足是普遍存在的問(wèn)題，因此及時(shí)更新設(shè)備、進(jìn)行軟件升級(jí)存在一定的困難。同時(shí)，由于高校檔案資源眾多，更換RFID電子標(biāo)簽會(huì)增加人力管理成本。另外，在實(shí)際使用的過(guò)程中，射頻識(shí)別電子標(biāo)簽的耗損也是檔案館成本管理不容忽視的問(wèn)題之一。

2.2 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，兼容性能偏低

射頻識(shí)別行業(yè)發(fā)展初期在統(tǒng)一性、規(guī)范性方面有所約定，但是在兼容性上仍然存在較大的問(wèn)題，對(duì)此國(guó)際上還沒(méi)有形成統(tǒng)一的共識(shí)。我國(guó)政府在行業(yè)發(fā)展初期，就出臺(tái)了部分具有廣泛實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，但是到目前為止，沒(méi)有一個(gè)能夠使行業(yè)強(qiáng)制性執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校檔案館在進(jìn)行智能管理與服務(wù)的實(shí)際操作過(guò)程中，因部門(mén)之間、行業(yè)之間、學(xué)校之間的差別，檔案信息只能在校內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，適用范圍難以擴(kuò)大，無(wú)法與黨政機(jī)關(guān)、職能部門(mén)、兄弟高校共建合作，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.3 安全性能偏低，隱私存在威脅

與互聯(lián)網(wǎng)一樣，物聯(lián)網(wǎng)在信息傳輸過(guò)程中無(wú)法回避安全隱患問(wèn)題，由于射頻識(shí)別技術(shù)的特殊性，最大的安全隱患是可能泄漏用戶(hù)隱私。高校檔案的服務(wù)對(duì)象比較單純，安全隱患相對(duì)較少，因此在進(jìn)行檔案智能化管理的過(guò)程中，許多高校忽視了保護(hù)物聯(lián)網(wǎng)安全和用戶(hù)隱私。而事實(shí)上，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息竊取的風(fēng)險(xiǎn)也在不斷增加，通過(guò)射頻識(shí)別或第三方軟件漏洞竊取用戶(hù)的隱私，或者更改用戶(hù)的數(shù)據(jù)信息等現(xiàn)象隨時(shí)可能發(fā)生，也成為阻礙高校檔案智能管理與服務(wù)發(fā)展的重要因素。

3 構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)

高校檔案管理在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的過(guò)程中，關(guān)鍵要建設(shè)一個(gè)基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng)。它是利用射頻識(shí)別（RFID）和無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)絡(luò)（WSN）等技術(shù)獲取檔案信息，通過(guò)數(shù)據(jù)分析技術(shù)自動(dòng)對(duì)這些信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)、識(shí)別、入庫(kù)、出庫(kù)和查詢(xún)。本文主要從檔案的網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理和安全管理3個(gè)方面構(gòu)建了基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)。

3.1 檔案的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

系統(tǒng)主要應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合優(yōu)勢(shì)，在學(xué)校檔案庫(kù)房?jī)?nèi)布置足夠數(shù)量廉價(jià)的微型傳感器節(jié)點(diǎn)，便于布置在IT設(shè)備上的無(wú)線(xiàn)傳感網(wǎng)絡(luò)（WSN）采集到檔案庫(kù)中各種檔案信息數(shù)據(jù)和檔案環(huán)境數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)浇K端設(shè)備控制器上，經(jīng)服務(wù)器進(jìn)行信息處理，再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將信息傳遞到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)界面，方便管理人員進(jìn)行查詢(xún)、處理和維護(hù)。用戶(hù)則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢(xún)，也可以入庫(kù)快速地調(diào)閱實(shí)物檔案。

3.2 檔案的信息管理系統(tǒng)

系統(tǒng)主要包括檔案的入庫(kù)、查詢(xún)、利用和銷(xiāo)毀管理4個(gè)方面。操作程序是先用射頻識(shí)別系統(tǒng)（RFID）的讀寫(xiě)器生成檔案的電子標(biāo)簽，并在每份檔案上貼好一個(gè)電子標(biāo)簽。在檔案入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)通過(guò)錄入設(shè)備獲取一定的檔案信息，通過(guò)電子標(biāo)簽進(jìn)行記錄，按相關(guān)的規(guī)律和順序生成相應(yīng)的分類(lèi)和編號(hào)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其分配到庫(kù)房的某一個(gè)架位。在檔案查詢(xún)時(shí)，管理人員會(huì)利用射頻識(shí)別（RFID）識(shí)別系統(tǒng)自動(dòng)獲取所需檔案相應(yīng)的編號(hào)和位置，讀出所要調(diào)用檔案的主要電子信息，以便用戶(hù)調(diào)用實(shí)物檔案。在檔案出庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)將進(jìn)行信息的登記和備份，電子標(biāo)簽也進(jìn)行相應(yīng)的定位，檔案入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)通過(guò)RFID閱讀器進(jìn)行信息核對(duì)，確認(rèn)完整后才能入庫(kù)。在檔案到期需要銷(xiāo)毀時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒管理人員，將其檔案轉(zhuǎn)移，在管理系統(tǒng)登記完成后，再利用RFID讀寫(xiě)器進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

3.3 檔案的安全管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要包括安全維護(hù)、防盜和防毀管理3個(gè)方面。在安全維護(hù)上，在庫(kù)房的相關(guān)設(shè)施上設(shè)置紅外感應(yīng)、煙霧感應(yīng)、溫度、濕度控制器和無(wú)線(xiàn)傳感器網(wǎng)絡(luò)（WSN）節(jié)點(diǎn)，管理人員可以通過(guò)手機(jī)、電腦等設(shè)備隨時(shí)獲取庫(kù)房相應(yīng)的溫度、濕度等特征，當(dāng)出現(xiàn)異常時(shí)，監(jiān)控模塊發(fā)出環(huán)境異常提醒，工作人員可以及時(shí)開(kāi)啟空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。在防盜管理上，當(dāng)檔案材料未經(jīng)出庫(kù)指令離開(kāi)庫(kù)位，系統(tǒng)警報(bào)模塊會(huì)發(fā)送給管理員檔案位置異常提醒，同時(shí)激活警報(bào)。防毀管理利用RFID閱讀器自動(dòng)檢查所歸還的檔案是否完整，是否存在毀壞或是修改等情況，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)和保存的數(shù)據(jù)不一致時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示報(bào)警。

4 完善基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理與服務(wù)體系

在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大量相關(guān)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將使海量、復(fù)雜、多結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)即時(shí)獲取、精確分析、深度挖掘成為現(xiàn)實(shí)，為檔案信息服務(wù)部門(mén)的服務(wù)理念、服務(wù)載體、服務(wù)手段等帶來(lái)支持與改變。本文主要從高校檔案如何為師生提供優(yōu)質(zhì)的人性化服務(wù)、智能化服務(wù)和知識(shí)化服務(wù)3個(gè)方面完善服務(wù)體系。

4.1 人性化服務(wù)就是強(qiáng)調(diào)高校檔案服務(wù)要突出“以人為本”

在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案在加強(qiáng)人性化服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。檔案工作者要牢固樹(shù)立“用戶(hù)第一”的思想，尊重用戶(hù)、理解用戶(hù)、方便用戶(hù)，切實(shí)做好從管理者向服務(wù)者轉(zhuǎn)變。其次，在檔案館的建設(shè)上要充分體現(xiàn)人性化。在檔案管理制度建設(shè)上要體現(xiàn)科學(xué)性，在檔案服務(wù)體系設(shè)計(jì)中要突出實(shí)用性，在檔案智能管理系統(tǒng)的建設(shè)中要大膽引入先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，降低管理人員的工作強(qiáng)度，提高服務(wù)工作的效率。最后，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，不僅要為校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息服務(wù)，更要為廣大師生提供熱情、周到的需求服務(wù)。

4.2 智能化服務(wù)就是運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為用戶(hù)提供信息服務(wù)

在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案在加強(qiáng)智能管理與服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，在檔案館建設(shè)上要大膽引入先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)紛繁、復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行自動(dòng)收集及處理，從而既能節(jié)省大量的人力和物力，也能減少遺漏，從而大幅提高了檔案的利用效率。其次，檔案館要不斷地補(bǔ)充、完善和升級(jí)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理和安全管理系統(tǒng)，在實(shí)際運(yùn)用中既要加強(qiáng)線(xiàn)上的智能管理，又要優(yōu)化線(xiàn)下的智能服務(wù)。最后 ，在用戶(hù)中加強(qiáng)對(duì)檔案信息智能化服務(wù)技術(shù)、運(yùn)用手段和使用方法的宣傳與普及力度，讓廣大師生充分了解它、掌握它、運(yùn)用它，從而不斷擴(kuò)大檔案自助服務(wù)的范圍，提高檔案信息的利用效率。

4.3 知識(shí)化服務(wù)就是利用檔案館信息資源優(yōu)勢(shì)為用戶(hù)提供知識(shí)服務(wù)

在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案在加強(qiáng)知識(shí)化服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，以知識(shí)管理理念為指導(dǎo)，從滿(mǎn)足物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校廣大師生對(duì)檔案信息資源多元化、精品化、個(gè)性化的需求出發(fā)，充分利用檔案信息的數(shù)據(jù)資源和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案館知識(shí)服務(wù)引擎。其次，以檔案知識(shí)收集和整理為基礎(chǔ)，利用物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)所采集的學(xué)校組織、人事、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、后勤、基建和學(xué)籍管理等信息與師生平時(shí)調(diào)用的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行編研、整合與加工，形成各類(lèi)專(zhuān)題檔案庫(kù)、特色知識(shí)庫(kù)和檔案知識(shí)地圖等，用戶(hù)可按照專(zhuān)題和來(lái)源對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)瀏覽，完成對(duì)所需知識(shí)的檢索與獲取。最后，以檔案知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新為目標(biāo)，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案館建成知識(shí)共享與交流的平臺(tái)，充分挖掘檔案館的信息資源優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新知識(shí)服務(wù)的內(nèi)容、方式和方法，為師生提供各類(lèi)知識(shí)參考咨詢(xún)服務(wù)、相關(guān)知識(shí)信息定制推送服務(wù)和個(gè)性化信息增值服務(wù)。

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