崔婷婷

摘要 辦公自動化（OA）將新型辦公方式和計算機(jī)通訊技術(shù)結(jié)合起來提供給多人協(xié)作、共享、協(xié)同辦公的一種新型的辦公模式?？梢詫崿F(xiàn)全方位的信息采集和處理、信息互通、工作流程自動化、文檔一體化等自動化辦公體系，從而全面提高工作效率和管理水平，為中心管理提供準(zhǔn)確、及時、全面的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 信息化管理 協(xié)同工作平臺

根據(jù)中心的全面質(zhì)量管理要求，在工作中十分講求效率和效益，OA系統(tǒng)已經(jīng)在國內(nèi)企事業(yè)單位廣泛使用并逐步得到中心領(lǐng)導(dǎo)管理的重視，改變過去復(fù)雜而低效的手工辦公方式向自動化轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向，為中心員工提供一個能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享、結(jié)果查詢、過程管理和內(nèi)外聯(lián)系的工作環(huán)境，調(diào)整管理體制，靈活性顯著提高，極大地擴(kuò)展了工作的伸縮性，在提高效率的基礎(chǔ)上增加協(xié)同辦公的能力。

1 中心信息化管理中應(yīng)用OA系統(tǒng)的必要性

在傳統(tǒng)的辦公模式中，上下級或部門人員溝通不及時往往會造成事件處理過程中出現(xiàn)偏差或者遺漏，影響進(jìn)度和降低辦公效率。而通過協(xié)同OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)點對點或點對面的交流，信息的處理和工作的協(xié)同可以瞬間完成，突破時間和空間限制為協(xié)同管理提供一個良好的管理和交互平臺。同時，OA系統(tǒng)所特有的流程固化和優(yōu)化使得各項管理更加高效和可控。

2 協(xié)同辦公的顯著優(yōu)勢

2.1 極大的提高工作效率

由于當(dāng)前辦公系統(tǒng)的各方面條件所限導(dǎo)致工作響應(yīng)不及時，政令不暢通，以及公文傳遞延遲。而采用OA辦公系統(tǒng)后公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等都在OA上進(jìn)行，極大的縮減了辦公時間，大大加強(qiáng)了政令推行的時效性。

2.2 節(jié)約資源強(qiáng)化管理

辦公用紙也是一筆不小的開支，中心每月發(fā)放公文、通知、工作計劃等大量紙張的用量不可小覷。引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)后一年可以為中心節(jié)約大量的耗材和辦公用紙。

2.3 知識管理

可以將得到的信息整理、轉(zhuǎn)化、利用、分發(fā)，并且在這些信息的利用實踐過程中，又可以創(chuàng)新成為新的信息和知識，把有價值的信息整理出來，讓人在知識分享中對其集體的知識與技能進(jìn)行捕獲與運用，促進(jìn)組織文化的發(fā)展。

3 0A協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用效果

OA協(xié)同工作管理平臺的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)圖如圖

3.1 信息發(fā)布平臺

為中心內(nèi)部信息發(fā)布及傳播的一個公共平臺，使中心的動態(tài)、公告、規(guī)章制度、各類型文檔等使用透明化、自動化、管理者可以全面把握各項工作的執(zhí)行情況。

3.2 公文管理平臺

解決公文傳遞過程慢，紙質(zhì)化成本高，信息傳遞不及時，不方便查閱等問題。實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)自動追蹤、自動提醒辦公、待存緩辦，修改編輯、流程監(jiān)督等功能。并對來文進(jìn)行記錄、分類、歸檔、查詢。實現(xiàn)公文高效、有序、電子化管理。

3.3 個人事務(wù)管理平臺

以人為中心，堅持人性化和規(guī)范化管理，采用科學(xué)的方法進(jìn)行組織設(shè)計，使得組織架構(gòu)趨于合理。公共模塊中涵蓋了行政管理、財務(wù)管理、人事管理等相關(guān)業(yè)務(wù)表單，例如員工請假流程全部在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，對過程可以進(jìn)行有效監(jiān)督，同時人事科對業(yè)務(wù)表單進(jìn)行統(tǒng)計、匯總和分析。使員工更好的覆行職責(zé)，按照職責(zé)要求進(jìn)行工作。

3.4 項目管理平臺

為更好的管理中心項目資金的使用情況，建立統(tǒng)一平臺，通過OA搭建業(yè)務(wù)生成器，實現(xiàn)對所有項目進(jìn)行全生命周期管理，項目收支實時呈現(xiàn)，項目進(jìn)度全面掌握，資源與費用的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，使整個項目的運行始終在可知可控、優(yōu)質(zhì)高效的狀態(tài)下完成，且科室的所有業(yè)務(wù)都與財務(wù)核算相關(guān)聯(lián)為實現(xiàn)項目管控和優(yōu)化提供信息化管理平臺。

3.5 科研管理平臺

通過科學(xué)合理的方式對現(xiàn)有的科研信息資源進(jìn)行共享，最大限度的發(fā)揮系統(tǒng)的應(yīng)用功能，為中心科研管理者及相應(yīng)的科研信息申報和查詢等創(chuàng)造便利的條件，同時簡化科研管理的申報程序。中心科研管理內(nèi)容涵蓋著作、科研成果、論文以及科研獎勵等，通過有效的身份驗證完成不同的使用權(quán)限和實施功能。通過流程表單實現(xiàn)基礎(chǔ)信息的錄入，信息整理和修改、信息審核、信息綜合查詢，及時了解相應(yīng)的科研進(jìn)度，同時對關(guān)鍵信息的數(shù)據(jù)挖掘可以對科研管理工作提供信息支撐。

4 辦公信息系統(tǒng)在我中心的應(yīng)用效果

（1）通過對OA的使用提高辦公效率和執(zhí)行力，使信息的傳遞更加快捷、準(zhǔn)確和方便。使用OA方便員工的信息反饋和上下級交流，實現(xiàn)準(zhǔn)確和有效的內(nèi)部溝通和信息傳遞。完善的目標(biāo)分配、分解、監(jiān)督、反饋機(jī)制，將事務(wù)落實到人，推動徹底執(zhí)行。

（2）規(guī)范辦公流程強(qiáng)化管理，將復(fù)雜流程簡單化、簡單流程固定化，形成一個個工作流，加快辦事效率。同時，在信息系統(tǒng)中所有的流程都會留下痕跡，方便統(tǒng)計，便于匯總。

（3）搭建中心內(nèi)部宣傳平臺，傳播組織文化、將中心最新動態(tài)、政策制度、公告、人事任免等重要信息第一時間傳遞給職工。員工根據(jù)個人需求隨時查詢相關(guān)的制度等資料，同時也確保這些信息的安全及保密性。

（4）實現(xiàn)移動協(xié)同，通過移動應(yīng)用實現(xiàn)時間碎片的高效應(yīng)用，用戶可以通過手機(jī)APP閱讀和處理辦公系統(tǒng)中的任務(wù)，了解最新動態(tài)等信息。

（5）實現(xiàn)中心基礎(chǔ)工作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，整合多種業(yè)務(wù)資源，降低管理成本。5總結(jié)

總之，OA系統(tǒng)的實施需要人性化的設(shè)計與管理、制度的保證和數(shù)據(jù)的支持。同時對員工進(jìn)行全面培訓(xùn)，這樣才能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，加強(qiáng)員工的凝聚力，實現(xiàn)辦公的自動化和管理的集約化，有效提高中心的管理效率，節(jié)約運營成本。信息的實時共享使得部門之間的交流更加暢通和有效。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，OA協(xié)同辦公也會不斷優(yōu)化和提升，推動信息化建設(shè)邁上新臺階。

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