李瑩

摘 要：近些年，隨著我國計算機技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展，中學(xué)學(xué)籍檔案已經(jīng)逐漸脫離了紙質(zhì)化管理，步入了數(shù)字化管理的時代。數(shù)字化的學(xué)籍檔案具備存儲量大、信息查閱速度快、數(shù)據(jù)保護度高等優(yōu)點。中學(xué)生學(xué)籍檔案反映了學(xué)生在校的一切活動情況，對于學(xué)生升學(xué)，未來發(fā)展有著重要的作用。通過對新形勢下中學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題展開深入探究，理論結(jié)合實際提出相應(yīng)的對措施，進一步提高電子學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量與效率，為今后中學(xué)學(xué)籍檔案管理提供一定參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；學(xué)籍；檔案；管理；對策

中學(xué)學(xué)籍檔案，是通過圖像、文字、視音頻資料，對學(xué)生入校以來的一切活動情況進行系統(tǒng)的記錄，充分展現(xiàn)了學(xué)生學(xué)習(xí)、成長的整個過程。因此學(xué)籍質(zhì)量的管理質(zhì)量，體現(xiàn)了電子政務(wù)在中學(xué)管理中的實際應(yīng)用情況，也可以反映處學(xué)校對學(xué)生的重視情況，管理好學(xué)籍檔案是對每一個學(xué)生負責(zé)，是學(xué)校管理工作的核心內(nèi)容，對于學(xué)校與學(xué)生可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

1 新形勢下中學(xué)學(xué)籍管理存在的問題

（一）校方對檔案管理認知不足、服務(wù)水平偏低

目前而言，中學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的首要問題在于電子政務(wù)、數(shù)字化應(yīng)用模式較為繁瑣，導(dǎo)致檔案管理服水平難以有效提升。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一、部分中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)對于電子學(xué)籍檔案認知不足，單純認為學(xué)籍檔案管理僅僅是利用計算機錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，增添硬件設(shè)備；忽視了相關(guān)軟件的應(yīng)用，管理系統(tǒng)更新速度慢，數(shù)字化的作用難以發(fā)揮。第二、檔案檢索、查找等相關(guān)服務(wù)流程復(fù)雜，對學(xué)生的姓名、證書編號等相關(guān)內(nèi)容并沒有及時錄入，造成檔案查詢不全面，查詢準確率偏低。

（二）檔案管理系統(tǒng)不完善、資源利用率低

中學(xué)學(xué)籍檔案平臺管理系統(tǒng)不完善，存在諸多漏洞，例如權(quán)限層級劃分不清、保密系數(shù)不高、系統(tǒng)錄入過于繁瑣、內(nèi)容無法修改等問題。系統(tǒng)不完善導(dǎo)致中學(xué)學(xué)籍檔案在管理中效率偏低。其次，資源利用率偏低，未建立統(tǒng)一的錄入標準、檔案管理標準，導(dǎo)致部分資源浪費。造成部分信息在管理過程中，存在相互傳遞混亂，同一內(nèi)容周期性、反復(fù)性進行管理，資源的大量的浪費，產(chǎn)生不必要的重復(fù)性勞動。

（三）缺乏專業(yè)的人才、管理水平不高

中學(xué)學(xué)籍檔案管理步入電子化，對于管理人員的計算機水平、信息技術(shù)有著較高的要求。然而，由于中學(xué)管理層并不重視學(xué)籍檔案管理人才儲備，導(dǎo)致管理人員的專業(yè)水平偏低。對于學(xué)籍檔案管理缺乏經(jīng)驗，計算機知識的匱乏，造成學(xué)籍信息錄入速度慢、數(shù)據(jù)庫搭建陳舊、管理效率偏低。其次，缺乏健全的培訓(xùn)體系，新老交替過于頻繁，對于重要的學(xué)籍信息、人員溝通交流不暢，導(dǎo)致信息采集不全，電子檔案的高效性未能充分發(fā)揮。

2 新形勢下中學(xué)學(xué)籍管理的對策措施

（一）強化認知水平、提高管理服務(wù)質(zhì)量

中學(xué)從校領(lǐng)導(dǎo)的管理層到教師層面，應(yīng)該重視學(xué)籍檔案的管理，提高自身的認知水平，明確檔案管理的重要性。首先，學(xué)籍檔案管理應(yīng)該配備專門的辦公室，優(yōu)化工作環(huán)境。其次，形成完善的中學(xué)學(xué)籍檔案管理制度，提高管理人員的崗位責(zé)任意識，履職盡責(zé)，保證學(xué)籍檔案工作的有序進行。同時，盡可能的完善硬件軟件設(shè)施，完善學(xué)籍內(nèi)容，例如學(xué)生的家庭情況、每一學(xué)年獲得的獎項、獎懲情況、成長情況（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、入學(xué)、復(fù)讀）等相關(guān)內(nèi)容。按時進行搜集、統(tǒng)計、鑒定、錄入，建立完善的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫按周期更新，提高管理服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善管理系統(tǒng)，提高資源利用率

中學(xué)學(xué)籍檔案管理應(yīng)進一步完善管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的完整性，簡化系統(tǒng)應(yīng)用的模式，避免檢測困難，造成查準率偏低。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的特點，不斷完善管理系統(tǒng)，根據(jù)實際情況優(yōu)化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與管理模式，保證硬軟件資源的合理利用。建立永久性的數(shù)據(jù)存儲機制，避免人員更替造成信息流失。開發(fā)服務(wù)決策功能，通過對大數(shù)據(jù)進行分析，例如某一年級學(xué)生學(xué)習(xí)情況，側(cè)面評估教學(xué)質(zhì)量，為教學(xué)活動改革發(fā)展提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。

（三）優(yōu)化人力資源、構(gòu)建高質(zhì)量管理團隊

中學(xué)管理層應(yīng)重視學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才的儲備和培養(yǎng)，優(yōu)化配置人力資源，構(gòu)建高質(zhì)量的管理團隊。學(xué)籍檔案管理一方面要求管理人員具備專業(yè)的計算機知識、軟件知識。學(xué)校應(yīng)定期組織管理人員進行培訓(xùn)，完善其知識結(jié)構(gòu)，能夠熟練運用各類管理系統(tǒng)，查找漏洞，提高管理經(jīng)驗，不斷提高管理水平。另一方面，選拔高質(zhì)量、政治素養(yǎng)較高的管理人才。學(xué)籍檔案私密性較強，設(shè)計學(xué)生的個人信息，因此管理人員應(yīng)具備較高的道德修養(yǎng)，不得徇私情，保證檔案的真實性、有效性。最后，管理團隊不應(yīng)頻繁進行人員調(diào)動，應(yīng)保證團隊的穩(wěn)定性，才能使檔案信息管理有序銜接。

3 結(jié)語

中學(xué)學(xué)籍檔案管理關(guān)乎是學(xué)生的未來，體現(xiàn)了一個學(xué)校的管理水平。因此學(xué)校應(yīng)強化認知，明確學(xué)籍管理的重要性，建立完善的管理體系，完善硬軟件設(shè)施，優(yōu)化配置人力資源，推動中學(xué)學(xué)籍管理水平邁上新的臺階。

參考文獻

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