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        論檔案信息化建設(shè)制約因素和應(yīng)對(duì)策略

        2018-02-08 00:24:47陳茹
        卷宗 2018年2期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)制約因素應(yīng)對(duì)策略

        陳茹

        摘 要:隨著科技的不斷進(jìn)步,信息化的優(yōu)勢(shì)與檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行積極融合,推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步前進(jìn)。本文立足專業(yè)角度,對(duì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)的闡述,深入分析了制約檔案信息化建設(shè)的主要因素,提出了具有針對(duì)性的解決策略,在根本上為檔案信息化建設(shè)營(yíng)造更加優(yōu)質(zhì)的環(huán)境,促進(jìn)檔案信息的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);制約因素;應(yīng)對(duì)策略

        在信息技術(shù)的支持下,檔案事業(yè)更顯時(shí)代特征,將信息化的優(yōu)勢(shì)融入檔案發(fā)展實(shí)踐,促使檔案管理模式發(fā)生質(zhì)的飛躍,由傳統(tǒng)的手工方式發(fā)展為信息化管理方式,在提升管理水平的同時(shí),客戶查詢和應(yīng)用效率顯著提高,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體的全方位保護(hù)。檔案信息化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)是適應(yīng)新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的背景。立足信息網(wǎng)絡(luò)社會(huì),檔案信息需求規(guī)模不斷擴(kuò)大,檔案應(yīng)用模式更顯多元化,需要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)背景,加快檔案信息化建設(shè)步伐。為此,要將檔案發(fā)展實(shí)踐與新時(shí)期社會(huì)環(huán)境相融合,準(zhǔn)確找出制約檔案信息化建設(shè)的因素,構(gòu)建有效的、針對(duì)性的策略,在提升檔案信息化建設(shè)水平的同時(shí),以更好地滿足整個(gè)社會(huì)的檔案需求。

        1 基于專業(yè)角度對(duì)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的闡述

        在整個(gè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,針對(duì)的是檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理以及檔案原文的管控兩個(gè)方面。在推廣應(yīng)用中,發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì),強(qiáng)化對(duì)檔案條目以及相關(guān)紙質(zhì)檔案電子版的全面管理。立足信息化背景,主要涉及基礎(chǔ)設(shè)施的全面建設(shè)、相關(guān)檔案管理法律法規(guī)的調(diào)整與完善、管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的形成以及信息化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)組織管理等。從總體上講,檔案信息化建設(shè)的形成需要多方面機(jī)制的共同支持,涉及相關(guān)體制、機(jī)制以及相互配合等具體工作,需要各個(gè)因素之間通力合作,相互協(xié)調(diào)與配合。立足本質(zhì)進(jìn)行分析,檔案信息化建設(shè)更顯系統(tǒng)性與復(fù)雜性。在具體工作開(kāi)展之前,要深入挖掘制約因素,做好全面的分析,找準(zhǔn)問(wèn)題所在,從而形成針對(duì)性較強(qiáng)的應(yīng)對(duì)策略,有效擴(kuò)大檔案信息化建設(shè)的成果。

        2 深入分析新時(shí)期檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的制約因素

        2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的深入認(rèn)識(shí)

        立足信息環(huán)境下的檔案管理,其根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程服務(wù),增強(qiáng)資源共享程度,在根本上提升檔案資源的利用效率。但是,目前一些檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位,尚未對(duì)其給予足夠的重視,直接影響信息化建設(shè)的積極性,很難形成全新的檔案管理觀念,知識(shí)結(jié)構(gòu)彰顯落后性。另外,在信息化建設(shè)進(jìn)程中,缺乏專業(yè)的、有組織的培訓(xùn)和教育活動(dòng)。除此之外,在信息化建設(shè)實(shí)踐中,需要支出較高的成本,尤其是面對(duì)硬件系統(tǒng)不斷縮短的升級(jí)周期,檔案信息系統(tǒng)更新?lián)Q代的次數(shù)增加,影響管理機(jī)構(gòu)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度,工作缺乏主動(dòng)性,很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化硬件系統(tǒng)與市場(chǎng)發(fā)展的有效契合,與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng),直接影響檔案信息化建設(shè)的整體水平。

        2.2 結(jié)合時(shí)代背景積極進(jìn)行檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定與執(zhí)行

        無(wú)論檔案管理模式如何變化,管理方式、管理環(huán)節(jié)、管理手段以及管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建都至關(guān)重要,不容忽視,直接影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,同時(shí),也是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。具體講,檔案信息化建設(shè)中涉及多種技術(shù)類型,如信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等,只有借助規(guī)范化的管理,遵循標(biāo)準(zhǔn)化的操作方式,才能有效應(yīng)對(duì)發(fā)展中的不足。在當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)中,缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化建設(shè)行為的有效規(guī)范,與整個(gè)社會(huì)信息需求現(xiàn)狀不相適應(yīng),共享目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn),尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷完善,檔案信息在精度和實(shí)效性方面面臨更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)需要構(gòu)建更加完善的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái),制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn),在根本上保證信息的安全性,切實(shí)提升使用者檔案信息應(yīng)用體驗(yàn)。

        2.3 檔案信息化建設(shè)中不良因素的存在直接影響檔案的保密性與安全性

        檔案信息化建設(shè)的目的是提升信息在全社會(huì)范圍內(nèi)的共享水平。檔案資源在密級(jí)方面彰顯不同,在很大程度上影響檔案信息的共享程度,很多檔案具有較高層級(jí)的保密性。信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合促使檔案信息資源遭受黑客、病毒攻擊的幾率增大。另外,管理人員也存在檔案無(wú)意識(shí)泄露現(xiàn)象,同時(shí),信息化建設(shè)中,電磁泄露、剩磁泄露問(wèn)題也存在,各種因素綜合作用下,檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)增大。除此之外,在檔案信息化建設(shè)實(shí)踐中,一些人員尚未對(duì)自身的工作習(xí)慣等進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,保護(hù)措施不到位,造成檔案信息保存過(guò)程中的泄露現(xiàn)象,使得檔案信息安全性與保密性工作難度增大。

        3 如何推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有序發(fā)展

        3.1 全面夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

        立足檔案信息化建設(shè)實(shí)踐,物質(zhì)基礎(chǔ)凸顯薄弱性,對(duì)檔案信息化發(fā)展影響較大,很難發(fā)揮基礎(chǔ)性保障作用。因此,首先,構(gòu)建完善的硬件設(shè)備配置,形成較為穩(wěn)定和安全的局域網(wǎng),提升可靠性。充分發(fā)揮多種設(shè)備的基本功能,加快檔案網(wǎng)絡(luò)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),切實(shí)提升檔案利用效率。其次,基于檔案資源的本質(zhì),將保密與安全工作落到實(shí)處。檔案的基本特性是保密性,但是,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的突出特質(zhì)是開(kāi)放性。為此,檔案管理機(jī)構(gòu)要積極探索高性能的加密技術(shù),將數(shù)據(jù)加密、完整性檢測(cè)以及數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)技術(shù)融入其中,實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)安全漏洞的及時(shí)修復(fù),強(qiáng)化預(yù)期安全管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外,在構(gòu)建檔案信息化平臺(tái)之前,需要進(jìn)行全面的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,明確安全等級(jí),形成針對(duì)性較強(qiáng)的控制對(duì)策,為網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全管理體系的構(gòu)建提供更加全面的支持。除此之外,積極加強(qiáng)法制建設(shè),為檔案信息化建設(shè)營(yíng)造更加優(yōu)質(zhì)的法制環(huán)境。

        3.2 準(zhǔn)確掌握整個(gè)社會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的實(shí)際需求

        隨著網(wǎng)絡(luò)發(fā)展勢(shì)頭的增強(qiáng),加之整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案需求的增加,信息需求模式更顯多樣化的特點(diǎn)。因此,檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)要重視對(duì)客戶需求的全面掌握,保證信息供應(yīng)量的充足性,在根本上更好地滿足客戶多樣化的信息需求標(biāo)準(zhǔn)。另外,要將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)引入檔案管理領(lǐng)域,準(zhǔn)確評(píng)估用戶的需求方向,對(duì)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的收集和整理,在分析基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)分類歸納,增強(qiáng)信息服務(wù)的有效性。同時(shí),為了推廣信息化服務(wù),可以借助網(wǎng)絡(luò)視頻的方式開(kāi)設(shè)培訓(xùn)課程,提升使用者的搜索檢測(cè)能力,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案學(xué)信息化平臺(tái)的熟練應(yīng)用。

        3.3 基于檔案信息服務(wù)效益強(qiáng)化檔案信息服務(wù)市場(chǎng)建設(shè)

        檔案服務(wù)極具公益性的特征,在根本上講,其社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益獲取至關(guān)重要。檔案信息蘊(yùn)含巨大資源,只有保證開(kāi)發(fā)的合理性與科學(xué)性,才能體現(xiàn)信息自身的價(jià)值,推動(dòng)其由靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。因此,要將服務(wù)理念滲入檔案信息化建設(shè)實(shí)踐,以服務(wù)為基礎(chǔ),切實(shí)提升各方面效益。要尊重市場(chǎng),發(fā)揮市場(chǎng)導(dǎo)向性作用,對(duì)用戶需求進(jìn)行準(zhǔn)確定位,以開(kāi)發(fā)更加高品質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品,更好地順應(yīng)檔案信息服務(wù)市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)。借助對(duì)檔案信息資源的合理整合,充分挖掘其自身潛在價(jià)值,發(fā)揮各個(gè)部門(mén)與機(jī)構(gòu)通力合作的優(yōu)勢(shì),構(gòu)建彰顯現(xiàn)代化優(yōu)勢(shì)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        綜上,隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,其與檔案事業(yè)的結(jié)合更加緊密。為此,要立足新的發(fā)展環(huán)境,加快檔案信息化建設(shè)速度,充分發(fā)揮信息設(shè)備的優(yōu)勢(shì),強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的科學(xué)整合,以更好地滿足整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案信息服務(wù)的要求,充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值,推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]任越.再論我國(guó)檔案信息化建設(shè)的三個(gè)問(wèn)題[J].山西檔案,2017,(01):54-57.

        [2]李世杰.關(guān)于檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題與解決措施的探討[J].黑龍江科技信息,2017,(14):262.

        [3]張麗娜.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2017,(12):118.endprint

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