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        如何提升事業(yè)單位人事檔案管理水平思考

        2018-02-08 21:07:34莫小玲
        卷宗 2018年2期
        關(guān)鍵詞:人事檔案管理不足事業(yè)單位

        莫小玲

        摘 要:有效開展人事檔案管理工作,是確保事業(yè)單位長期發(fā)展的重要保證。文章闡述了人事檔案管理工作對事業(yè)單位的重要性,分析了當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的問題,并就如何提升人事檔案管理水平給出相關(guān)建議。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案管理;不足;措施

        隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,事業(yè)單位在人事檔案管理方面暴露的不足愈發(fā)明顯,比如管理體系不健全、管理手段不科學(xué)、管理意識差、人員素質(zhì)低等等,對事業(yè)單位造成了一定影響。因此,采取有效措施提升人事檔案管理水平,是新形勢下事業(yè)單位亟需解決的重要問題。

        1 人事檔案管理對事業(yè)單位的重要意義

        對于我國事業(yè)單位而言,主抓人事檔案管理工作是一項(xiàng)重點(diǎn),是關(guān)乎事業(yè)單位長久發(fā)展的關(guān)鍵所在。人事檔案工作涉及面廣、內(nèi)容量大,包含了事業(yè)單位所有在職員工的個(gè)人信息。從個(gè)人信息深入了解員工的個(gè)性特點(diǎn)及工作水平,并視其為合理調(diào)配工作崗位的重要依據(jù),從而確保員工工作效率最大化,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長效發(fā)展。從這一點(diǎn)來看,加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視,完善在管理、人員方面存在的主要問題,是新時(shí)期對事業(yè)單位提出的重點(diǎn)要求。

        2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的不足之處

        2.1 人事檔案管理體系不健全

        意識決定行為,我國事業(yè)單位在人事檔案管理方面的種種問題,根源就在于缺乏對人事檔案管理工作的重視,導(dǎo)致管理體系存在諸多漏洞,進(jìn)而影響到檔案的應(yīng)用效率。但凡涉及到人員崗位調(diào)配,一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)使用個(gè)人檔案查看具體人員信息資料,部分檔案所記載的信息往往是員工過去的情況,現(xiàn)階段內(nèi)容還沒有更新,員工最近一段時(shí)期的工作水平是提升了,亦或是下降了,這些是無法知曉的。一旦領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)錯(cuò)誤的信息資料調(diào)整工作崗位,便無法達(dá)到人盡其用的效果,不僅造成工作效率低下,也不利于事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

        2.2 人事檔案管理制度不完善

        由體系根源引發(fā)的弊病能夠?qū)χ贫犬a(chǎn)生巨大影響,制度在規(guī)范生產(chǎn)建設(shè)方面有著不可磨滅的作用。在檔案管理方面,事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)的管理模式為主,這種管理缺乏對重點(diǎn)內(nèi)容的強(qiáng)調(diào),并且力度小、落實(shí)難。管理人員忽視了建檔的合理化標(biāo)準(zhǔn),致使人事信息具有獨(dú)立性特點(diǎn),相關(guān)部門不能針對信息進(jìn)行人員調(diào)配,從而影響到整體工作效率。

        2.3 人事檔案管理手段不科學(xué)

        現(xiàn)階段我國部分事業(yè)單位還沒有脫離傳統(tǒng)管理觀念,紙質(zhì)文檔依然是檔案管理工作的重要形式。管理人員將單位員工的個(gè)人資料一一記錄后進(jìn)行歸檔,人工操作的誤差概率大,很難確保信息資料是完整的。同時(shí),筆錄速度也很難符合具體要求,人事管理效率難以保證。另一方面,檔案管理工作并沒有引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,相關(guān)設(shè)備設(shè)施極度匱乏,加之新形勢下人事檔案管理的工作量與日俱增,對卷宗、文件的整理保管都有著一定的影響。

        2.4 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

        忽視檔案管理工作的一個(gè)重要體現(xiàn),就是人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)有著不小的距離。事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)不合理,資歷老、年齡大的員工干部偏多,一部分員工的業(yè)務(wù)能力有限,缺乏學(xué)習(xí)意識和相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷,只是依靠傳統(tǒng)手段進(jìn)行日常管理工作,不能保證較強(qiáng)的工作效率。一方面人事檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性建設(shè),另一方面相關(guān)體系制度不夠健全,員工信息漏記少記現(xiàn)象十分常見,影響到工作崗位的分配效率,在人才合理使用方面存在著較大缺陷。由此可見,提升人事檔案管理水平并非一朝一夕之事,需要在考慮周全的前提下采取有針對性的整治、防范、強(qiáng)化措施,才能徹底發(fā)揮人事檔案管理職能,為事業(yè)單位謀求效益。

        3 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施

        3.1 加強(qiáng)對人事檔案管理的重視

        只有認(rèn)識到人事檔案管理對事業(yè)單位長久發(fā)展的意義,才能針對管理工作存在的缺陷進(jìn)行補(bǔ)救,從而真正提高人事檔案管理水平。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)時(shí)刻督促、糾正管理人員的工作作風(fēng),加強(qiáng)檔案的規(guī)整力度和審核力度。同時(shí),應(yīng)針對設(shè)備設(shè)施不足等加大資金投入,購置滅火器、專用檔案柜等解決火災(zāi)保管隱患等問題,做人事檔案的保管與存放,提高科學(xué)管理意識避免出現(xiàn)檔案發(fā)霉受潮的情況。另外還需要注意到隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步,傳統(tǒng)管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求,必須做出有效應(yīng)對,從而提升管理水平,需要做好相關(guān)宣傳工作,使創(chuàng)新管理、優(yōu)化管理深入人心。

        3.2 健全人事檔案管理制度

        制度是行事的依賴和準(zhǔn)則,加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)才能保證事業(yè)單位與新時(shí)期、新要求相匹配??蓞⒖紘抑贫ǖ南嚓P(guān)政策法規(guī),結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況制定一套適用于自身發(fā)展的規(guī)章制度,規(guī)范具體工作的方針方向。管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)制度文件,確保人事檔案管理工作有法可依、有章可循。除此之外需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的深度與廣度,因?yàn)樵摴ぷ魇敲嫦騿挝蝗w職工的,所以各部門人員有義務(wù)加強(qiáng)協(xié)作配合,比如定期為其它部門開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作,提高人員思想素質(zhì),只有全體員工深切意識到人事檔案管理的重要性,并且能夠在一定程度上起到推動人事檔案管理建設(shè)的作用,才能有效避免種種問題的發(fā)生。

        3.3 加大人事檔案管理創(chuàng)新力度

        創(chuàng)新與改革是保證事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要基調(diào),創(chuàng)新人事檔案管理的必要性不言而喻。人事檔案面向事業(yè)單位全體員工,考慮到人事信息和人員變動的復(fù)雜性,人事檔案管理既要符合現(xiàn)代化管理特征,又不能從集中管理模式下分離出來,辯證看待傳統(tǒng)管理手段的利弊,取其精華從而與現(xiàn)代化管理進(jìn)行高度融合。比如實(shí)現(xiàn)社會托管、代管,加強(qiáng)對電子文檔的開發(fā)與應(yīng)用,降低管理壓力、提高管理效率,是未來人事檔案管理工作的建設(shè)方向。

        3.4 提升人事檔案管理信息化水平

        科學(xué)技術(shù)意味著高產(chǎn)與高效,人事檔案管理要做到與時(shí)俱進(jìn)、推陳出新,就要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研用開發(fā),讓人事檔案管理與信息化接軌,突破傳統(tǒng)管理模式的限制,從而走上高水平管理道路。在計(jì)算機(jī)的處理下,一個(gè)個(gè)紙質(zhì)文件變成了數(shù)字文檔,將員工個(gè)人資料毫無分差地記錄于檔案之中。一方面有利于隨時(shí)對檔案進(jìn)行補(bǔ)充更新,另一方面實(shí)現(xiàn)了便捷取檔、調(diào)檔,而且能夠有效防止檔案篡改等不良事件發(fā)生,保證個(gè)人信息是真實(shí)的、完整的,為事業(yè)單位科學(xué)選拔人才、調(diào)配崗位提供了重要信息依據(jù)。

        3.5 做好人事檔案管理隊(duì)伍的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作

        任何與人事檔案管理相關(guān)的措施整改,還是要通過人來完成的,管理人員的專業(yè)素質(zhì),決定了人事檔案管理質(zhì)量是否達(dá)標(biāo),也是衡量一個(gè)事業(yè)單位綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。所以,加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)是重中之重。管理人員應(yīng)主動積極參加事業(yè)單位組織規(guī)劃的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動,學(xué)習(xí)了解有關(guān)檔案管理的新理念、新手段,并且養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的好習(xí)慣,不斷充實(shí)個(gè)人專業(yè)水平。另一方面,事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)抬高入職門檻,讓每一個(gè)通過應(yīng)聘、進(jìn)入工作崗位的人員都能符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);再者,可提升資金待遇,面向社會招賢納士,不斷擴(kuò)充人事檔案管理團(tuán)隊(duì),切實(shí)提升人事檔案管理水平。

        4 結(jié)束語

        綜上所述,對人事檔案管理工作的意義進(jìn)行分析,針對現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在人事檔案管理方面的不足提出相關(guān)建議。總之,提升人事檔案管理水平刻不容緩,需要每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員給予高度重視。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫麗媛.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].管理觀察,2015,5(34):49-50.

        [2]李鳳娟,牛穎.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].經(jīng)濟(jì)管理:文摘版,2015(1):00243-00243.

        [3]何赟.探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].才智,2016(9).endprint

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