劉芳　張偉

【摘 要】目的：為了提高管理工作效率，分析探討PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化。方法：我院采用PDCA循環(huán)理論優(yōu)化化病案管理流程，對醫(yī)院的電子病案條碼簽收、信息化病案首頁質(zhì)量監(jiān)控、改進(jìn)病案首頁編碼系統(tǒng)等方面進(jìn)行優(yōu)化。結(jié)果：醫(yī)院的工作質(zhì)量及效率顯著得到提升。結(jié)論：病案管理流程的優(yōu)化適應(yīng)了醫(yī)院信息的發(fā)展，提高了醫(yī)護(hù)人員的工作效率，降低了醫(yī)院的成本投入及減少資源浪費，也使得該理論更適應(yīng)醫(yī)院的未來發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán)病案管理流程優(yōu)化

【中圖分類號】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-6851（2018）01--01

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人們的生活趨近于網(wǎng)絡(luò)信息化，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也將以一個全新的模樣展現(xiàn)。近幾年，興起一股病案管理改革風(fēng)，為了滿足現(xiàn)代醫(yī)學(xué)信息管理需求，提升醫(yī)護(hù)人員工作效率，減少資源浪費，特采用了美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出的PDCA循環(huán)理論，對醫(yī)院各科室病案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，主要針對醫(yī)院病案的計劃、執(zhí)行、檢查和處理四個層面進(jìn)行流程優(yōu)化管理[1]。為了改善未來醫(yī)院的發(fā)展，我院基于PDCA循環(huán)的病案管理進(jìn)行流程優(yōu)化，取得了較好的成績，醫(yī)院成功進(jìn)入管理數(shù)字化、信息化的現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)，現(xiàn)報道如下。

1 原有流程分析

1.1 流程描述PDCA 循環(huán)的初階段是計劃階段，在進(jìn)行調(diào)查分析后，找出其中存在的問題及相關(guān)影響因素，逐個解決存在的影響質(zhì)量的因素，制定出有針對性的實施方案，提高工作效率。我院針對原有流程：病案收集→手工簽收→整理/裝訂→編目→出入庫管理，在病案收集后安排相對應(yīng)的適當(dāng)人數(shù)進(jìn)行分工處理，保證每個環(huán)節(jié)的工作效率，因為工作流程具有先后順序，如果一個環(huán)節(jié)出錯，下一環(huán)節(jié)將無法正確進(jìn)行，所以必須保證前一環(huán)節(jié)準(zhǔn)確進(jìn)行。各環(huán)節(jié)存在的問題：①簽收環(huán)節(jié)，由于簽收是通過 Excel 表格進(jìn)行統(tǒng)計入庫，對歸檔情況了解不全。②整理環(huán)節(jié)，因為病例排序雜亂復(fù)雜，大多存在缺失，不利于手工裝訂，效率較低。③編目環(huán)節(jié)，由于醫(yī)院病人偏多，病案不能準(zhǔn)確編碼。④出入庫管理，由于病案借閱存在漏洞，病案室追蹤性較差，導(dǎo)致一些病例丟失[2]。以上問題，很大程度降低了病案管理的工作效率及質(zhì)量。由于病案管理限制了我院的發(fā)展，減少了醫(yī)院接診人數(shù)。

2 病案流程優(yōu)化方法

2.1 采用電子條形碼簽收系統(tǒng)病案室通過在病案首頁貼上相應(yīng)條形碼，利用電子掃描器進(jìn)行掃描簽收，還可以在設(shè)置病案修改、查詢病案、病案簽收、病案退回等選項，及時了解病案情況。

2.2 改良病案歸檔工作制度根據(jù)醫(yī)院的相關(guān)情況，設(shè)計一套適用于我院住院病例排序的醫(yī)療表格，要求醫(yī)護(hù)人員嚴(yán)格遵照表格進(jìn)行填表，并且安排專門人員進(jìn)行詳細(xì)檢查，確保歸檔病案無缺失情況。

2.3 實現(xiàn)病案自動化裝訂病案管理流程中，信息自動化系統(tǒng)是一項關(guān)鍵環(huán)節(jié)。利用信息全自動裝訂機(jī)能夠代替低效率的手工裝訂，能夠提高病案裝訂準(zhǔn)確性，增強(qiáng)病案完整性，減少了勞動力的浪費。

2.4 提高歸檔病案質(zhì)量針對病案存在缺失、填寫錯誤或者遺漏信息等情況，通過電子郵件的形式，轉(zhuǎn)退至相對應(yīng)的科室，進(jìn)行修改重批并收集各科意見，共同解決病例缺失問題，提高歸檔病案質(zhì)量。

2.5 完善疾病診斷編碼系統(tǒng)病案首頁編碼與病歷工作站還未進(jìn)行合并前，病案數(shù)據(jù)往往會由于，信息缺失或者錯誤，導(dǎo)致不能正確匹配。所以信息管理部門可以通過將兩個系統(tǒng)合并在一起，降低病案信息錯誤，提高編碼的質(zhì)量和效率。

2.6 病歷電子化示蹤為了節(jié)省資源，減少病案信息丟失，提高病例登記效率，我院在病案信息條碼化管理基礎(chǔ)上增加病案裝袋貼條系統(tǒng)，通過掃描病案裝袋貼條，就可獲悉病人床號、姓名、住院信息及主治醫(yī)師情況，實現(xiàn)準(zhǔn)確簡單歸類病案，減少遺漏，實現(xiàn)病情準(zhǔn)確無誤跟蹤。

2.7 落實規(guī)章制度參照《醫(yī)療護(hù)理技術(shù)操作常規(guī)》，修訂病案復(fù)印借閱，對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行相關(guān)制度講解，制訂出關(guān)于復(fù)印借閱流程及復(fù)印借閱須知的《出院病歷復(fù)印快遞服務(wù)須知》[3]。

3 討論

PDCA循環(huán)作為全面質(zhì)量管理體系運轉(zhuǎn)的基本方法，需要搜集大量數(shù)據(jù)資料，并綜合運用各種管理技術(shù)和方法。全面質(zhì)量管理活動的全部過程及質(zhì)量計劃的制訂和組織實現(xiàn)的過程，這個過程就是DCA循環(huán)，它通過不斷地轉(zhuǎn)動及優(yōu)化處理簡化工作步驟，加強(qiáng)思想更具條理性、方法更系統(tǒng)化、圖像性和科學(xué)性[4]。優(yōu)化前，我院成本投入過高，各科室人員分布密集，工作強(qiáng)度過大，且無明顯效率，極大程度上縮減了我院的發(fā)展空間。自從我院采用了PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化后，病案管理，由之前的雜亂無章變得井然有序，不再需要醫(yī)護(hù)人員及病患花費過多時間，就可輕輕松松拿到病案，無需等待及拿到錯誤病案。這一優(yōu)化方案，使病歷及時歸檔減少了病案的丟失；簽收速度明顯加快，能夠準(zhǔn)確自動生成病案歸檔統(tǒng)計報表；編碼業(yè)務(wù)水平顯著提高，在編碼的準(zhǔn)確度及速度方面明顯比之前有效率；歸檔病案的完整性及質(zhì)量得到取得巨大進(jìn)步，病案缺失情況得到了制止，相對較于完整；隨著病案跟蹤功能結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，規(guī)范了借閱復(fù)印流程，簡化復(fù)印步驟。我院通過病案流程優(yōu)化后，各科室積極配合，醫(yī)護(hù)人員分工明確，時間安排合理，工作內(nèi)容由繁到簡，提高了工作效率，避免因一個環(huán)節(jié)延誤而造成其他環(huán)節(jié)不轉(zhuǎn)動的現(xiàn)象出現(xiàn)。

為了提高我院病案管理，制定的優(yōu)化流程：病案整理→病案編碼→統(tǒng)計室進(jìn)行數(shù)據(jù)核查→打印病案首頁→送出審核→病案回收及質(zhì)量檢測→打印封面→裝訂→歸檔，在我院取得了，較好的管理效率[5]。合理的工作流程減少了勞動力的浪費，提高了工作效率。現(xiàn)代化醫(yī)院想要發(fā)展就可以進(jìn)行PDCA循環(huán)的病案管理流程優(yōu)化改革，重視技術(shù)革新，提高病案管理能力。

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