葉淑儀

摘 要：隨著當(dāng)今社會(huì)信息化時(shí)代的到來(lái)以及人們生活節(jié)奏的日益加快，對(duì)提高國(guó)家在檔案管理方面的效率，相關(guān)單位加強(qiáng)了對(duì)數(shù)字檔案的建設(shè)和管理。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，從很大程度上提高了檔案管理的利用效率，但是隨著人們安全意識(shí)的不斷增強(qiáng)，關(guān)于檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密管理成了當(dāng)今社會(huì)普遍關(guān)注的問(wèn)題。下面，本文就結(jié)合檔案數(shù)字化的相關(guān)內(nèi)容，著重對(duì)其質(zhì)量和安全保密管理的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；質(zhì)量控制；安全保密管理

隨著全社會(huì)信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，也成了檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。較之以前的傳統(tǒng)檔案管理，檔案數(shù)字化在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助下，很大程度上實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，提高了信息搜索和獲取的效率，但隨之而來(lái)的對(duì)檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密性兩方面的控制管理也引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注。加強(qiáng)檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密性方面的管理，是今后檔案管理部門工作的重中之重。

1 檔案數(shù)字化簡(jiǎn)介

檔案數(shù)字化是一種新型的檔案管理形式，在本世紀(jì)進(jìn)入發(fā)展的高峰期。它借助計(jì)算機(jī)和掃描儀等先進(jìn)技術(shù)，能將文字、數(shù)據(jù)、圖片、影像等信息，輸進(jìn)數(shù)字化的檔案庫(kù)，這樣就實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。

依據(jù)檔案內(nèi)容的不同，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化主要有五種途徑，一是利用多媒體技術(shù)對(duì)音頻和影像檔案資料進(jìn)行采集，二是利用掃描儀對(duì)紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行掃描，三是利用數(shù)碼相機(jī)對(duì)圖片等檔案資料進(jìn)行掃描，四是三維立體掃描，五是利用拷貝片進(jìn)行掃描。將掃描的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到專門的數(shù)字檔案館，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的分享，很大程度上提高了檔案服務(wù)的利用效率。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在促使檔案管理數(shù)字化的同時(shí)，也產(chǎn)生了很大的安全隱患，這其中包括計(jì)算機(jī)技術(shù)上的漏洞和檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作上的失誤。為了防止不法分子利用這些漏洞對(duì)檔案資料進(jìn)行破壞或偷竊，必須建立起完善的檔案數(shù)字化管理制度，并且對(duì)檔案管理人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)。下面，本文就對(duì)檔案數(shù)字化在質(zhì)量和安全保密兩方面所應(yīng)采取的措施進(jìn)行具體分析。

2 對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)行質(zhì)量管理的途徑

檔案數(shù)字化的質(zhì)量管理，主要是指在對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化和管理的 過(guò)程中，要從各個(gè)環(huán)節(jié)保證工作的質(zhì)量，例如選取恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的方案和軟件、對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能和工作素養(yǎng)的考核等。只有對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的潛在威脅進(jìn)行控制，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量控制。

2.1 建立完善的管理制度

檔案數(shù)字化管理的提出主要是基于當(dāng)今社會(huì)各領(lǐng)域信息化時(shí)代的到來(lái)，在這個(gè)大的時(shí)代背景下只有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，才能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。檔案數(shù)字化的建設(shè)開始于上世紀(jì)末，隨著管理技術(shù)的不斷成熟，相關(guān)部門對(duì)檔案管理制度的建立和完善也必須提上日程，只有這樣才能保證檔案數(shù)字化的工作效率，才能達(dá)到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的效果。

建立和完善檔案數(shù)字化管理，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，主要有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、數(shù)據(jù)設(shè)置方案、驗(yàn)收規(guī)格等各個(gè)方面。只有嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能在檔案信息提取和分享時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)格式或內(nèi)容設(shè)置的錯(cuò)誤，也才能最大程度上保證工作的效率。所以，對(duì)每一個(gè)檔案數(shù)字化管理庫(kù)來(lái)說(shuō)，只有建立國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能做到有章可循。

2.2 建立健全的責(zé)任制度

要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理工作有條不紊地運(yùn)行，在建立和完善管理制度的同時(shí)，還必須健全責(zé)任制度。由于檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理工作，基于它的工作性質(zhì)，在具體的管理過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)都不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些非技術(shù)性失誤損失，也就是管理人員因?yàn)楣ぷ魇д`所造成的損失。對(duì)這些損失的造成，必須追究相關(guān)責(zé)任，為了避免產(chǎn)生不同部門的管理人員相互推卸責(zé)任的情況，必須建立責(zé)任到人的規(guī)章制度，這樣就能實(shí)現(xiàn)只要失誤或事故一發(fā)生，就能將責(zé)任具體到某個(gè)人。這樣的責(zé)任制度的建立，很大程度上提高了工作的效率和管理人員工作的準(zhǔn)確性。

2.3 建立健全的檢查驗(yàn)收制度

建立健全的檢查和驗(yàn)收制度，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行細(xì)致檢查，是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作，只有檔案信息在輸入和掃描的過(guò)程中不出現(xiàn)失誤，才能保證后續(xù)工作的準(zhǔn)確性。從某種程度上來(lái)說(shuō)，對(duì)開始環(huán)節(jié)檔案數(shù)字化的檢查和驗(yàn)收，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的關(guān)鍵一步，只要這一環(huán)節(jié)的質(zhì)量能過(guò)關(guān)，那么在對(duì)檔案進(jìn)行利用和信息查詢時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)原始信息有誤的現(xiàn)象。

2.4 建立完善的獎(jiǎng)懲制度

獎(jiǎng)懲制度與上文提到的責(zé)任制度相似，都是要將檔案數(shù)字化工作中的責(zé)任具體到相關(guān)個(gè)人，不同之處就在于，獎(jiǎng)懲制度會(huì)對(duì)表現(xiàn)良好的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)賞，也會(huì)對(duì)表現(xiàn)不好的管理人員進(jìn)行懲罰。這一制度的建立和完成，能加強(qiáng)管理人員之間的相互監(jiān)督，能更好地督促工作人員認(rèn)真工作。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)很具實(shí)踐性的工作，由于在國(guó)內(nèi)開始的時(shí)間不長(zhǎng)，所以其具體的管理和操作經(jīng)驗(yàn)還必須由管理人員在日常的基礎(chǔ)性工作當(dāng)中認(rèn)真地摸索，并在此過(guò)程中進(jìn)行相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和相關(guān)技術(shù)的改進(jìn)。所以，在這個(gè)過(guò)程中，如果有獎(jiǎng)懲制度作為動(dòng)力和警戒，那么管理人員在提高工作效率的同時(shí)，還會(huì)保證質(zhì)量的提高。

3 對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)行安全保密管理的途徑

檔案數(shù)字化的安全保密管理，主要是指對(duì)檔案的實(shí)體資料、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全性和保密性控制，要防止出現(xiàn)實(shí)體資料損壞或是數(shù)據(jù)庫(kù)信息泄露的情況，這對(duì)檔案管理人員的要求非常嚴(yán)格。下面，本文就從增加對(duì)檔案數(shù)字化管理人員的培訓(xùn)、建立健全的技術(shù)保障措施、完善管理制度這三方面對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保密管理進(jìn)行具體分析。

3.1 增加對(duì)檔案數(shù)字化管理人員的各方面培訓(xùn)

檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保密性控制，必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的各方面培訓(xùn)。第一，檔案數(shù)字化雖然實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，但是在進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、圖片掃描或是影像資料拷貝，以及后期的信息管理時(shí)，還是需要進(jìn)行人工操作，所以，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)就很具必要性。第二，由于檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)對(duì)保密要求特別嚴(yán)格的工作，檔案管理部門在組建管理隊(duì)伍時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)管理人員信息保密方面的安全教育，提高他們的保密意識(shí)，并將其作為自己的職業(yè)操守。第三，由于檔案信息有可能涉及到涉密信息，所以管理人員必須學(xué)習(xí)檔案安全性保密方面的規(guī)章制度，從各個(gè)環(huán)節(jié)做好對(duì)檔案工作的保密性工作。

3.2 建立健全的技術(shù)保障措施

檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)主要是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)和各種掃描技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上的。隨著計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)的開速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也受到越來(lái)越多的關(guān)注?；跈n案信息安全保密方面的特性，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化的技術(shù)性保障也就極具必要性和迫切性。檔案數(shù)字化最常用的技術(shù)保障措施是計(jì)算機(jī)加密技術(shù)，它的作用主要有兩方面，一是公開秘鑰的使用，可以保證檔案信息在局域網(wǎng)內(nèi)傳送時(shí)，信號(hào)不會(huì)被不法分子截取。二是保密性較強(qiáng)的私鑰的使用，使得檔案信息在被接收時(shí)，必須通過(guò)輸入正確的解碼才可以打開檔案信息，這樣不法分子就很難對(duì)檔案信息進(jìn)行解讀，從而實(shí)現(xiàn)了在發(fā)送環(huán)節(jié)和接收環(huán)節(jié)對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密的目的。

3.3 完善管理制度

檔案數(shù)字化管理不僅涉及到國(guó)家檔案信息的完整性，還關(guān)系到檔案信息的安全保密性，基于這兩方面特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化的制度管理就具有很大的必要性。就我國(guó)當(dāng)前的管理現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，具體的管理制度建設(shè)主要包括兩方面，一是國(guó)家對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的制定，這主要涉及的是國(guó)家當(dāng)前制定的各種檔案法、著作權(quán)法、信息安全保護(hù)條例等，是國(guó)家從制度層面對(duì)檔案管理人員實(shí)行的制度性約束；另一方面是具體到各個(gè)檔案管理部門的具體的條例和法規(guī)，這主要涉及的是檔案資料的借閱、查詢、利用等具體方面?；跈n案數(shù)字化管理相關(guān)制度的確定，加強(qiáng)對(duì)管理人員的保密安全教育，是實(shí)現(xiàn)檔案資料安全保密的重要一環(huán)。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域大都進(jìn)入了信息化管理時(shí)代。為了方便檔案資料的查詢和分享，相關(guān)的檔案管理部門也運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料數(shù)字化的轉(zhuǎn)化以及很大程度上的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化在提高工作效率、方便信息查詢的同時(shí)，也造成了一定程度上的質(zhì)量和安全保密上的管理風(fēng)險(xiǎn)。為了充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，必須制定質(zhì)量和安全控制方面的具體防范措施，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料周密的質(zhì)量和安全保密控制。

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