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        淺談醫(yī)院如何做好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

        2018-01-30 08:06:08張臘梅
        卷宗 2018年35期
        關(guān)鍵詞:綜合管理醫(yī)療設(shè)備檔案

        張臘梅

        摘 要:醫(yī)院進行現(xiàn)代化建設(shè),要配備許多科技水平較高的儀器、裝備、器具、機械裝置等產(chǎn)品,而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是管理好、使用好醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ);檔案管理的水平直接影響醫(yī)院的實際醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平;并且高水平的檔案管理能夠提高醫(yī)療設(shè)備的利用率,有效的減少醫(yī)療設(shè)備故障的發(fā)生,促進醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)更好更快發(fā)展。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分,建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案,實現(xiàn)信息化管理,對于最大程度提高設(shè)備的使用效益具有重要的價值。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;檔案;綜合管理

        科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,使得很多的過去不能醫(yī)治被診斷為絕癥的疾病也能夠進行醫(yī)治,在醫(yī)療水平的不斷提升中,各種各樣的先進的醫(yī)療設(shè)備隨之而誕生,而對于這些醫(yī)療設(shè)備的檔案管理在慢慢的得到人們重視,并且在醫(yī)院中檔案管理方面得到很大的發(fā)展。各種信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到不同醫(yī)療設(shè)備中,性能的優(yōu)化提升使之在臨床發(fā)揮更加重要的作用,但隨之帶來各種不同形式、不同介質(zhì)的相關(guān)技術(shù)檔案材料。完整的原始技術(shù)資料直接關(guān)系到設(shè)備的正常運行和維護,影響到設(shè)備充分發(fā)揮效益和醫(yī)院業(yè)務(wù)的有序開展。所以,做好醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理,開展基于設(shè)備檔案的應(yīng)用成為醫(yī)院管理非常重要的工作內(nèi)容。

        醫(yī)療設(shè)備的檔案資料按照設(shè)備安裝運行過程大致分為三部分內(nèi)容:一是設(shè)備購置前期準(zhǔn)備階段的有關(guān)論證資料,主要包括科室申請、論證報告、招標(biāo)文件等;二是設(shè)備購置后安裝調(diào)試階段的相關(guān)資料,主要包括訂單合同、詳細配置清單、安裝調(diào)試報告等;三是設(shè)備正式使用及連接相關(guān)信息系統(tǒng)的相關(guān)資料,主要包括詳細操作說明手冊、相關(guān)信息系統(tǒng)接口文檔、維護記錄、維修記錄等資料。醫(yī)療設(shè)備的檔案資料按照文檔內(nèi)容分類,大致可分為商務(wù)合同、技術(shù)文檔、詳細配置清單、安裝調(diào)試報告、維修維護記錄等。醫(yī)療設(shè)備的檔案按照各自運行過程中產(chǎn)生存儲介質(zhì)不同,大致包括文字文檔、圖紙、照片、光盤、移動硬盤等各種載體資料。

        醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的原則:一是明確檔案資料征集的范圍。凡作為醫(yī)院固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備,在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機材料均屬儀器設(shè)備檔案。二是儀器設(shè)備檔案堅持集中統(tǒng)一管理的要求,以便于開發(fā)利用,確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。三是堅持儀器設(shè)備檔案是醫(yī)院的主要基礎(chǔ)技術(shù)儲備,是醫(yī)院儀器、設(shè)備管理工作的重要組成部分和重要環(huán)節(jié)。儀器設(shè)備檔案工作要納入醫(yī)院檔案管理和設(shè)備管理的雙重管轄,與設(shè)備計劃管理、設(shè)備采購供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合,保證設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確,要作為醫(yī)院的重要工作內(nèi)容之一,醫(yī)院有重大設(shè)備的驗收必須有醫(yī)院檔案管理人員現(xiàn)場參加,根據(jù)資料審核具體配置清單。四是要有專門機構(gòu)并指定專人負責(zé)設(shè)備檔案的管理工作。醫(yī)院檔案室是醫(yī)療設(shè)備文件材料的形成積累、匯總部門,檔案管理員要協(xié)調(diào)器械科工作人員集中收集管理醫(yī)院的設(shè)備文件材料。醫(yī)院的設(shè)備計劃、采購供應(yīng)、使用科室都應(yīng)指定專人負責(zé)設(shè)備文件的收集、積累、管理工作,并把按要求整理好的設(shè)備檔案材料移交到醫(yī)院檔案室。

        醫(yī)療設(shè)備檔案技術(shù)性強、實用性高,是因為醫(yī)療設(shè)備管理貫穿于醫(yī)療儀器設(shè)備的購置使用到報廢全過程之中,而要想使此項管理工作能夠有效的、合理的落實,需要每臺醫(yī)療設(shè)備檔案支持。因此,醫(yī)療設(shè)備檔案要嚴(yán)格歸檔范圍,提高歸檔質(zhì)量要求。一是堅持歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料,要對醫(yī)院當(dāng)前與長遠具有參考價值和憑證作用。二是歸檔的儀器設(shè)備文件材料,必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項目從申購到改造的全過程,保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。三是歸檔的儀器設(shè)備文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,必須與實物一致并有成套性。四是要求列為醫(yī)院固定資產(chǎn)的各種醫(yī)療儀器設(shè)備說明書等文件材料,均須歸檔,若文件材料有一式兩套,一套歸檔、一套隨機使用;若僅有一套、使用科室又確需經(jīng)常使用的,使用科室復(fù)制一套,原件存檔,復(fù)制材料使用科室隨機使用。五是歸檔的重點是儀器設(shè)備項目,特別是價值較高、技術(shù)先進的儀器設(shè)備,對其各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料,包括全套隨機圖樣都要歸檔。六是設(shè)備儀器檔案歸檔的內(nèi)容包括但不限于,綜合管理、儀器設(shè)備項目依據(jù)性材料、驗收報告、安裝調(diào)試手冊、運行維修說明及記錄、隨機圖樣等。

        醫(yī)療儀器設(shè)備檔案整理的原則和方法。一是設(shè)備驗收完成后,設(shè)備計劃、采購供應(yīng)部門的負責(zé)人員應(yīng)及時協(xié)調(diào)檔案員將形成的設(shè)備文件材料進行收集、并按規(guī)定對文件材料進行鑒定、分類、填寫歸檔文件目錄;整理按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的程序進行。二是根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價值數(shù)量和載體形式等實際情況,在堅持文件之間有機聯(lián)系和便于利用查找的整理原則下,將每項設(shè)備的文件材料進行系統(tǒng)整理,裝入一盒或若干盒。三是設(shè)備檔案順序要把能反映設(shè)備購置概況的文件材料,如申購報告,批復(fù)文件,論證文件,投資文件,訂購合同,驗收報告,索賠文件等整理好后,放在每項設(shè)備文件材料的前面,其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度,依次系統(tǒng)排列。四是設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料,除密不可分者外,應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管,并按要求標(biāo)明案卷號。五隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化管理已逐步運用到醫(yī)療設(shè)備管理之中,信息化管理的運用,不僅適應(yīng)了管理科學(xué)化、規(guī)范化的要求,而且大大地提高了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的綜合水平和應(yīng)用。

        醫(yī)療設(shè)備從購置到報廢需要幾年或十幾年的時間,期間難免出現(xiàn)一些與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的問題,如設(shè)備運行狀態(tài)檢查、警示信息的注釋、外部信息系統(tǒng)接口參數(shù)設(shè)置等等,此時查詢利用醫(yī)療設(shè)備檔案就會發(fā)揮重要參考依據(jù)的作用,技術(shù)工作人員可以通過查閱設(shè)備技術(shù)檔案找到相應(yīng)的解決建議,即使醫(yī)院自身技術(shù)人員不能立即解決,但也可以憑借檔案信息配合生產(chǎn)廠家的工程師進行設(shè)備調(diào)試或維修。另外,通過查詢設(shè)備檔案中的有關(guān)合同,可以跟相應(yīng)條款與供應(yīng)商要求售后服務(wù)。再就是通過對醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合分析可以作為醫(yī)院購置大型醫(yī)療設(shè)備的決策依據(jù)。通過查詢醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案,了解以往醫(yī)療設(shè)備采購的目的及其產(chǎn)生的綜合效益,進而制定可行性更高的醫(yī)療設(shè)備采購決策,這也是醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院工作實際中發(fā)揮的重要作用之一。

        總之,做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理,對于醫(yī)院的整體業(yè)務(wù)發(fā)展和提高醫(yī)療技術(shù)水平起到非常重要的作用,也是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的工作重點和目的。因此,要確保醫(yī)療設(shè)備的正常運行,維護醫(yī)院業(yè)務(wù)的良好運轉(zhuǎn),不斷提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)技水平,更好的服務(wù)人民群眾的健康需求,應(yīng)當(dāng)高度重視醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理。

        參考文獻

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