摘 要：黨的十九大明確指出，要建立人民滿意的服務型政府，并對機構和職能進行了調整和優(yōu)化?；鶎訂挝坏霓k公室作為行政中樞，注重信息的上傳下達、領導交辦事宜的安排匯報、對行文轉發(fā)、來文存檔等檔案方面的管理較為松散，經常出現(xiàn)檔案資料繁雜無序、查找困難、檢索不清等現(xiàn)象，導致工作中出現(xiàn)效率低下、規(guī)范性不足、不利于行政工作的有效開展。加強辦公室檔案管理、規(guī)范流程對提升工作效率、降低工作失誤，增進基層單位管理規(guī)范化，有著積極的作用。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；創(chuàng)新研究；辦公室檔案；培訓

1 檔案管理的重要性

文書檔案是發(fā)展歷程和進步的記載，客觀反映了單位的進程和管理，較大決策和問題的處理過程、實施與實踐的經歷及獲得的成果。檔案管理工作本身就是一項管理性、服務性和政治性的工作。檔案管理主要負責各個領導、部門的工作記錄和歷史，又會通過加強檔案管理提升借鑒能力和管理水平，為單位和基層部門工作實踐提供有力支持。近年來，隨著時代的不斷發(fā)展，文書檔案在各個單位、各個公司的各項工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書檔案的完整性與真實性，不斷提高檔案立卷的質量，才能更好的開發(fā)與利用檔案信息的資源，從而為社會、為單位提供更好的服務。由于多年來檔案管理工作并不被各個單位和部門重視，我國目前大多數單位和部門的檔案管理尚處在初級階段，整體管理水平提升空間較大，加強檔案管理建設，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、職業(yè)化。

2 辦公室檔案的多樣性

隨著互聯(lián)網和信息化的發(fā)展，現(xiàn)代辦公檔案和過去的紙質檔案相比，內容更加豐富，品類更加繁多，按照不同類別，存在以下多

樣性：

2.1 載體材料

按照檔案載體和存儲介質，現(xiàn)代檔案按照存儲介質分類，可分為紙質檔案、電子檔案、其他載體檔案，其中電子檔案存儲又分為硬盤存儲、光盤存儲、數據存儲等多樣性，其他載體檔案包括膠片、磁帶、照片等等。

2.2 類別區(qū)分

辦公室是一個單位的行政中樞，按照檔案類別，可劃分為技術檔案、文書檔案、工程檔案、會議檔案、上級來文、行政批文、人事檔案、合同協(xié)議、責任書等多種功能的檔案材料，分別承擔著不同的

職能。

2.3 等級分類

按照不同性質的檔案內容和查閱權限，又區(qū)分為不同的機密等級，分別有機密、普通，機密等級又按照國家相關管理規(guī)定和行業(yè)規(guī)定分為機密權限和期限，普通檔案又按照調閱權限設立查閱層級。

綜上，檔案管理按照載體資料、類別區(qū)分、等級分類等存在著不同的權限和等級，檔案管理工作要充分考慮和結合檔案性質的

多樣性。

3 做好檔案管理的方法

3.1 加強制度建設，提升檔案管理水平

加強檔案管理方面的制度建設，為檔案管理提供依據和管理辦法，是現(xiàn)階段做好檔案管理工作的必要手段，健全和完善的制度才能促進檔案管理工作的有章可循、有據可查，才能提升檔案管理的規(guī)范和標準。要建立立卷歸檔制度，包括文件的歸檔時間、范圍、要求和特殊需求；建立檔案保管制度，確保檔案保管的安全；建立檔案管理人員崗位責任制，嚴格界定檔案管理人員的職責和權限，根據檔案保管要求對管理人員進行考核管理；建立檔案保密和借閱制度，根據各類檔案屬性要求不同，制定不同的審批流程和歸還辦法。單位領導要充分重視檔案管理工作的重要性，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套設施，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高檔案管理水平。

3.2 做好檔案管理人員的學習培訓工作

加強檔案管理人員的學習培訓，根據檔案管理人員不同崗位的素質和要求，開展崗位培訓和繼續(xù)教育，形成有助于培養(yǎng)檔案人員實際工作能力的培訓教育體系，提高檔案管理人員針對檔案檢索、分類、保管、借閱等方面的專業(yè)知識和能力，強化檔案管理人員利用信息化技術管理檔案的水平，不斷提升檔案管理人員的工作責任心，提高工作效率，做到檔案管理工作的精益求精。

3.3 加強檔案管理模式創(chuàng)新

在信息化時代發(fā)展的大環(huán)境下，要積極對檔案管理模式進行創(chuàng)新，主動迎合信息化時代高效、便捷的檔案管理方式，逐步從以前的粗狂式管理向信息化管理過渡，建立健全檔案信息化管理流程，按照檔案管理的多樣性原則，對不同的檔案進行分類管理，建立檢索索引和標記，做到檔案管理電子化、信息化、自動化，減輕人工工作負擔的同時，通過信息化建設，提升檔案管理的有效率和便捷性。

3.4 構建可管可控的共享網絡，充分發(fā)揮檔案利用價值

檔案管理的最終目的是實現(xiàn)各類信息的可追溯、可發(fā)掘，進而充分發(fā)揮檔案內容的應有價值，充分發(fā)揮現(xiàn)階段利用檔案管理為社會發(fā)展和決策依據提供參考，讓沉睡的檔案為新時期社會發(fā)展服務。

隨著電子政務的不斷發(fā)展，檔案管理信息化和網絡化已成為新時期的檔案利用趨勢，構建內部辦公網絡，通過網絡對所需檔案進行調閱和分析，可極大提高工作效率，充分發(fā)揮檔案的利用價值，各單位、部門應結合信息網絡建設，建立檔案綜合管理平臺，充分發(fā)揮網絡高效、可溯源、可管可控的優(yōu)勢，為各項工作順利開展服務。

4 結束語

檔案管理能力是一個單位內部管理水平的標尺，單位內部管理水平高低直接關系到檔案管理的完整性和準確性，一些較大的企業(yè)檔案管理是相當嚴謹的。檔案管理水平的高低，直接關系到單位的工作效率和價值，樹立全員加強檔案管理的思想，在行政辦公室的領導下，對各類檔案從源頭到借閱都要做到有章可循，同時加強各部門之間的協(xié)作和配合，強化工作程序和調閱流程，充分發(fā)揮各類檔案在工作部署、行政決策等諸多方面的價值，有效提高檔案利用率，為經濟建設和內部管理提供服務。

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作者簡介

賈彤婭（1979-），女，漢，山西省臨汾市，陽泉市廣播電視臺，大專，助理館員，研究方向：檔案。