張萌

摘 要：流動人員人事檔案管理，是一項復雜、龐大的工程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理方式，已經(jīng)無法滿足日益增長的人事檔案管理需求。流動人員檔案管理信息化建設，不僅能夠緩解人事檔案管理的壓力，提升人事檔案管理的效率，同時，也便于為社會挖掘有需要的人才，促進人才的流動。

關鍵詞：流動人員；檔案；信息化

流動人員信息化建設，是指將信息化的技術(shù)引入流動人員信息管理工作中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式，轉(zhuǎn)變成電子檔案數(shù)據(jù)庫。傳統(tǒng)的流動人員檔案管理方式，效率低、更新慢，死檔、斷檔現(xiàn)象十分普遍。隨著人才數(shù)量的急劇增長，傳統(tǒng)的人事檔案管理中心，有限的存儲場所和物質(zhì)資源，無法滿足當前檔案管理的實際需要。建設新的檔案管理場所，不僅耗費時間長，資金數(shù)額巨大，同時效率低下，不符合當前的檔案存儲需求。實行信息化的流動人員管理方式，不僅有利于減輕負擔，同時信息化的檔案管理具有長久性和便于更新的特點，有利于開發(fā)人力資源，提升社會效益。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 信息化檔案建設資金不足

檔案信息化管理對于挖掘人才，開發(fā)人力資源，推動人才合理流動，促進社會均衡發(fā)展有重要的意義。但當前我國對于檔案信息管理的重視程度還不足，檔案管理中心的資金主要來自于政府撥款，相對其他政府部門來說，檔案信息化建設是一項基礎性工程，不會帶來明顯的經(jīng)濟效益。因此，地方政府往往容易忽視信息化管理的建設，用于支持檔案信息化建設的資金遠遠無法滿足實際要求。

1.2 缺乏信息化專業(yè)人才

隨著知識經(jīng)濟的時代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)滲透到各行各業(yè)，影響著人們的工作方式，變革勞動力市場的需求結(jié)構(gòu)。實行流動人員的信息化管理，不僅是時代發(fā)展的客觀要求，同時也是檔案管理行業(yè)內(nèi)部的徹底變革。通過檔案的信息化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，錄入進人事檔案數(shù)據(jù)庫，進行信息管理系統(tǒng)的研發(fā)，同時還需要持續(xù)對檔案管理系統(tǒng)進行維護和修復，確保檔案資料的安全性，防止非法行為。這需要檔案管理人員不僅具備豐富的檔案管理理論知識和實踐經(jīng)驗，同時，還需要能夠掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)。當前，由于國內(nèi)的人事檔案建設起步較晚，相關部門對于人事檔案的建設重視程度不夠，不注重檔案管理中心人才的培養(yǎng)和引進，導致核心技術(shù)人才缺失，檔案管理人員大多都是非專業(yè)人士經(jīng)過簡單培訓，進入工作崗位，造成檔案管理缺乏專業(yè)性，檔案缺失、造假等現(xiàn)象時有發(fā)生。

2 優(yōu)化人事檔案信息化的策略

2.1 加大投入，轉(zhuǎn)變觀念，重視信息化檔案建設

人事檔案信息化建設，是一項造福社會的基礎性工程，不僅能夠帶來巨大的社會效益，同時從長遠來看，帶來的潛在經(jīng)濟效益也是十分可觀的。檔案信息化的不斷完善，幫助企事業(yè)單位選拔快速精準地挖掘優(yōu)秀人才，同時也有利于實現(xiàn)信息共享，促進人才的合理流動，尤其是針對相對落后地區(qū)來說，引進先進的優(yōu)秀人才，對區(qū)域經(jīng)濟的發(fā)展有十分重要的推動作用。政府部門應該注重對于檔案信息化建設的投入，資金上給予檔案管理部門支持，同時政策上要注重人事檔案信息化建設，將檔案管理信息化程度列入考核要求。

2.2 提升人才的業(yè)務水平，引進先進技術(shù)人才

針對當前，檔案服務中心普遍缺乏專業(yè)技術(shù)人才的局面，相關部門首先要加強對現(xiàn)有從業(yè)人員的培訓工作，定期進行講座和公開課培訓，培訓內(nèi)容不僅要覆蓋檔案管理的理論知識，同時要組織學習先進的信息化檔案管理的技術(shù)，熟悉操作先進的信息化設備。同時，要幫助檔案管理從業(yè)人員，提升對檔案管理工作重要性的認識，樹立法制觀念，維護流動人員的信息安全，幫助從業(yè)人員樹立工作自豪感和認同感[1]。此外，流動人員檔案信息化管理建設，需要先進的信息技術(shù)人員搭建檔案數(shù)據(jù)庫，同時做好后期的修復和維護工作，這就需要檔案管理中心，注重引進相關的技術(shù)人才，吸引人才，促進檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展。除定期的講座和培訓之外，還應當積極組織行業(yè)交流和研討會，促進檔案服務人員進行技術(shù)交流和探討，學習其他從業(yè)人員的先進工作方式和理念，提升自身的工作能力。高等教育學校作為人才輸送的基地，應當注重對于檔案管理專業(yè)的信息化技術(shù)教育，提升信息技術(shù)課程所占學分比例，幫助檔案管理專業(yè)學生，在從業(yè)之后，能夠工作要求[2]。

2.3 完善信息化檔案管理機制，實行規(guī)范管理

當前，檔案信息化管理進程，任務繁重，傳統(tǒng)檔案管理留下的死檔、缺檔等現(xiàn)象十分普遍，給檔案信息化建設增加了很大的難度。完善信息化檔案管理機制，就是要對信息化的檔案管理工作，進行規(guī)范，制定明確共同的實施標準。就檔案的存儲格式和檔案描述來說，應該做到統(tǒng)一規(guī)范，便于管理，同時也能夠便于檔案資源實現(xiàn)跨區(qū)域共享，推動人才的合理流動。就檔案的電子錄入來說，應該配備恰當?shù)脑O備，比如掃描儀，同時對文件的壓縮和圖片格式要求，進行統(tǒng)一規(guī)范。就檔案的調(diào)閱、查閱程序來說，應該制定嚴格統(tǒng)一的程序要求，切實保障檔案資源的安全性。同時，應當根據(jù)地方的流動人員數(shù)量和流動人員結(jié)構(gòu)特點，制定具體的檔案更新規(guī)定，保障檔案資源不斷更新，以利于流動人員的檔案管理工作發(fā)揮最大的價值。

2.4 完善檔案管理的法制法規(guī)建設

信息化的檔案管理方式，突破了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作模式，是知識經(jīng)濟新時代的產(chǎn)物，因此，相應的法制法規(guī)尚不健全，關于信息化檔案管理的內(nèi)容尚且不夠完善。針對這一問題，相關部門應當根據(jù)當?shù)貦n案信息化建設的實際需要，制定切實可行的行政法規(guī)，讓檔案信息化管理工作切實能夠做到“有法可依”，為檔案信息化建設指明一個良性的發(fā)展方向[3]。同時，要提升檔案管理工作人員的法律意識，在實際的工作中，切實做到“依法管理”，避免人事檔案造假和隨意篡改現(xiàn)象。

3 總結(jié)

總的來說，流動人員檔案信息化建設，是一項持久性的基礎性工程，還需要不斷地進行完善和推廣。相關的部門，首先應該充分認識到人事檔案信息化建設帶來的社會效益和潛在經(jīng)濟效益，從長遠的眼光出發(fā)，緊跟時代發(fā)展的步伐，推進檔案信息化管理工作不斷深入和完善，其次應該給予信息化建設充分的人力和物力支持，注重培養(yǎng)多層次的檔案管理人才，提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，通過明確的管理體制，規(guī)范信息化檔案管理工作，通過不斷完善的法制建設，從制度上保障檔案管理信息化工作的順利開展。

參考文獻

[1]張青松.人事檔案信息化管理與服務工作之探析[J].科技風，2018（12）：178.

[2]管建輝.流動人員人事檔案信息化管理和應用[J].黨史博采（理論），2017（06）：50-51.

[3]李全喜.流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2017（06）：11-12.