邢艷波

摘 要：隨著國家經(jīng)濟發(fā)展水平和科技實力的提升，檔案管理事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀與過去相比發(fā)生著巨大的改變，尤其在電子檔案領(lǐng)域的發(fā)展中，更是得到了創(chuàng)新與突破。近年來。國家相關(guān)部門不斷提高對電子文件檔案管理的重視程度，并將先進的管理理念和技術(shù)應(yīng)用其中，以此來為管理工作的開展提供便利條件。但是一些企業(yè)單位在進行電子檔案管理的過程中，會出現(xiàn)一些問題，對于相關(guān)風(fēng)險防范措施也不能進行有效的掌握。因此，電子文件檔案管理事業(yè)的發(fā)展還需要得到進一步的提高。本篇文章就電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險防控措施進行簡單的論述，并提出了一些看法，僅供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險；防控

電子文件檔案管理在現(xiàn)階段社會發(fā)展中扮演著非常重要的作用。在這個大數(shù)據(jù)時代，如果各企業(yè)單位在發(fā)展過程中不能選擇有效的電子檔案管理措施，那么就會嚴重阻礙企業(yè)單位的發(fā)展，同時還會在一定程度上威脅到企業(yè)單位員工的權(quán)益。因此很多企業(yè)單位在近幾年的發(fā)展過程中，會提高對電子文件檔案的重視程度。對于一些風(fēng)險防范問題也會進行深入的研究與掌握。但是電子文件檔案的風(fēng)險具有一定的不可控性，還需要相關(guān)管理團隊能夠根據(jù)風(fēng)險出現(xiàn)的原因和風(fēng)險特征制定合理的解決方案，同時還要對相應(yīng)的風(fēng)險進行有效的防范。這樣才能在最大程度上提升電子文件檔案的管理質(zhì)量，促進電子檔案行業(yè)整體的發(fā)展。

1 電子文件檔案的優(yōu)越性

1.1 提高工作效率

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子文件檔案管理能夠有效的提升管理工作的效率。因為傳統(tǒng)的檔案管理方式多適用于紙質(zhì)檔案管理，如果將其投入到電子文件檔案管理中，那么不僅會阻礙電子檔案管理工作的開展，還會增加工作人員的工作壓力。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時代的到來，檔案管理逐漸趨于電子管理模式發(fā)展。這種檔案管理模式能夠在減輕相關(guān)工作人員工作壓力的同時，降低工作難度，有效的提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，是一種受到很多企業(yè)單位認可的檔案管理方式。

1.2 節(jié)省檔案存貯空間

在對紙質(zhì)檔案進行管理的過程中會占據(jù)企業(yè)單位很大的空間。因為檔案的種類和數(shù)量都比較大，所以需要準備充足的空間，供紙質(zhì)檔案的存放。另外，紙質(zhì)檔案在管理過程中還會出現(xiàn)一些問題，比如紙質(zhì)檔案會受到氣候環(huán)境的影響而出現(xiàn)潮濕現(xiàn)象；紙質(zhì)檔案由于存儲不當(dāng)會出現(xiàn)破損或丟失現(xiàn)象。這些情況的出現(xiàn)不僅會給檔案的管理工作增加一定的難度，還會浪費大量管理實踐和成本。

但是電子文件檔案的出現(xiàn)就能在很大程度上解決這些問題。因為電子文件檔案在管理的過程中，相關(guān)工作人員只要通過計算機等設(shè)備將檔案信息進行錄入，那么檔案資料就會存放到計算機或電子設(shè)備中。這種方式不僅能提高工作人員的工作效率和質(zhì)量，節(jié)省了管理時間，降低了管理成本，還會大大節(jié)省大量存儲檔案的空間。另外，電子文件檔案不會受到環(huán)境因素的影響而出現(xiàn)潮濕等情況，對檔案起著有效的保護作用。

1.3 保密性高

前人為了將重要的紙質(zhì)檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會建造類似于現(xiàn)代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費時費心費力還多有此地?zé)o銀三百兩之嫌。而檔案管理的電子化就省事得多了，將所有的文檔歸于小小的計算機里，一個保密設(shè)置密碼鎖一上，任你是有千軍萬馬還是能工巧匠均無法窺探絲毫。并且電子檔案可設(shè)置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無法借機閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

1.4 便于查閱

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是人工進行編輯、修訂的，立卷人多是根據(jù)自己的理解進行編譯，對于立卷標(biāo)準的尺度掌握帶有強烈的主觀意識。這就為后來翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個讀者有一百個哈姆雷特。但若文書檔案由微機進行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2 電子文件檔案的風(fēng)險防控措施

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險性。我們不僅要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)。

2.1 做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控。

2.2 建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實性進行鑒定。

2.3 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

結(jié)束語

雖然在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，很多企業(yè)單位都能對電子文件檔案管理加以重視，同時還會建立符合發(fā)展需要的管理制度，以此來提升電子檔案管理效率和質(zhì)量。但是電子文件檔案管理過程中的風(fēng)險問題還是時常發(fā)生。這種情況的出現(xiàn)不僅體現(xiàn)著電子文件檔案管理工作仍然存在難點，還間接的反應(yīng)出現(xiàn)階段電子文件檔案管理水平還沒有達到一定的高度，部分工作內(nèi)容仍然需要進行改進與完善。因此，電子文件檔案管理事業(yè)在日后發(fā)展的過程中，不僅需要對相關(guān)管理內(nèi)容進行深入的分析與了解，同時還要根據(jù)實際情況制定科學(xué)合理的風(fēng)險防范措施。這樣才能有效提升電子文件檔案的管理水平，為企業(yè)單位發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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