張玲

【摘要】檔案管理是基層單位管理工作中的重要組成部分，需要轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)檔案管理模式，重視信息化建設(shè)，才能提升檔案的安全性與完整性，為基層單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。本文將簡(jiǎn)述基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并提出了具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;基層檔案管理;信息化建設(shè)

近年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度很快，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，基層單位檔案管理信息化建設(shè)也受到越來(lái)越多的重視。以往基層檔案主要通過(guò)人工的方式進(jìn)行檢索與調(diào)卷，這樣檔案的利用率很低，也容易出現(xiàn)重要資源破損、丟失等問(wèn)題，不能滿足時(shí)代發(fā)展要求。對(duì)此基層單位要提高重視程度，樹(shù)立起新的思想理念，積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，讓檔案管理工作可以高效開(kāi)展，更好地服務(wù)于國(guó)家和社會(huì)。

一、新時(shí)期基層檔案管理信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在溫濕度、光線、灰塵、蟲(chóng)鼠、水火等因素下容易出現(xiàn)一定程度的損壞，且文字、圖表、聲音、影像等檔案儲(chǔ)存空間和面積較大，在維護(hù)時(shí)要投入大量資金，不便于進(jìn)行查閱。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展過(guò)程中，光盤(pán)技術(shù)、電腦掃描技術(shù)和微縮技術(shù)等應(yīng)用日益廣泛，使檔案信息資源存儲(chǔ)量有效提升，且存儲(chǔ)時(shí)占用的空間小，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查閱與長(zhǎng)時(shí)間保存，檔案利用率也因此得到提升。在電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化快速發(fā)展的今天，社會(huì)各界對(duì)網(wǎng)上檔案信息資源的需求也不斷增大，這迫切需要基層單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能滿足新時(shí)期人們對(duì)檔案的需求。

二、新時(shí)期基層檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該形成新的思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性，站在單位工作的全局角度上思考問(wèn)題，在單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理信息化建設(shè)，在人力、物力和財(cái)力方面提供更多支持。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真執(zhí)行現(xiàn)行《檔案法》相關(guān)規(guī)定，并將單位制定的檔案管理制度落到實(shí)處，將自身職責(zé)履行到位。要積極探索檔案管理信息化建設(shè)的方法，將各項(xiàng)措施做好，確保各項(xiàng)工作有條不紊開(kāi)展，才能為實(shí)現(xiàn)基層檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

（二）逐步增加資金投入。為推進(jìn)基層檔案管理信息化建設(shè)，需要投入更多的資金：一是要在先進(jìn)技術(shù)上加強(qiáng)投入，讓基層檔案管理信息化建設(shè)工作更順暢，能夠有效提升先進(jìn)性?；鶎訂挝灰M快將信息化設(shè)備配置齊全，主要包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、除濕柜等，對(duì)于老舊的技術(shù)設(shè)備，也要第一時(shí)間進(jìn)行更換，積極引進(jìn)更加有效的檔案管理軟件，不斷提升基層檔案管理的信息化、智能化和數(shù)字化水平，確保基層檔案得到有效利用，最大限度發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。二是基層單位要配置足夠的專業(yè)檔案管理人員，確保能夠充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這樣基層檔案管理信息化建設(shè)才能取得更大成效。

（三）開(kāi)發(fā)檔案信息管理軟件?；鶎訂挝灰⒅亟ㄔO(shè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，具備各種基本的業(yè)務(wù)管理能力，讓基層檔案收集、整理、鑒定、存儲(chǔ)、檢索和利用等工作高效開(kāi)展。要高標(biāo)準(zhǔn)、高水平開(kāi)展檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)工作，從基層檔案管理各個(gè)工作與業(yè)務(wù)出發(fā)，與計(jì)算機(jī)硬件特性相結(jié)合，實(shí)行更高質(zhì)量與效率的工作模式?；鶎訂挝灰y(tǒng)一應(yīng)用檔案信息管理軟件，這樣才有利于實(shí)行信息資源共享，為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)創(chuàng)造良好條件，讓基層檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)信息化。這樣才能提升基層檔案管理信息化水平，為今后的檔案查詢與利用提供便利，讓基層檔案的作用真正得到體現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化安全管理?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全防護(hù)，這要求將安全防范措施做到位，認(rèn)真開(kāi)展系統(tǒng)管理維護(hù)工作，并通過(guò)采取身份認(rèn)證的方法提升基層檔案的安全性。在使用檔案信息系統(tǒng)時(shí)應(yīng)明確各個(gè)用戶的權(quán)限，確保在授權(quán)范圍內(nèi)操作，同時(shí)檔案系統(tǒng)要采取專人專機(jī)專用的方法。在電子檔案保護(hù)中應(yīng)加強(qiáng)防毒，將防火墻和殺毒軟件安裝好，所有電子檔案要做好備份，尤其是重要電子檔案信息內(nèi)容要加密處理，這樣電子檔案才會(huì)變得更加可靠，為基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，便于各個(gè)單位與部門(mén)之間更好地共享檔案信息資源。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。基層單位檔案管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)，掌握豐富的專業(yè)知識(shí)，在基層檔案管理中能夠保持較高的責(zé)任心與事業(yè)心，主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)基層檔案管理信息化建設(shè)步伐?；鶎訂挝灰ㄆ陂_(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，幫助他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，能夠熟練操作各種先進(jìn)的信息設(shè)備。同時(shí)還要做好人才引進(jìn)工作，吸引更多懂檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力強(qiáng)的優(yōu)秀人才，夯實(shí)基層檔案管理信息化建設(shè)的人力資源基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，新時(shí)期加強(qiáng)基層檔案管理信息化建設(shè)具有重要的意義，能夠提升基層檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平，讓基層檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用等環(huán)節(jié)高效進(jìn)行。因此基層單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要提高重視，大力支持基層檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，既要完善制度，還要注重人才培養(yǎng)，同時(shí)配置先進(jìn)的信息化技術(shù)與設(shè)備，有效提升基層檔案管理效率。

【參考文獻(xiàn)】

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