盧 燕

（北方銅業(yè)銅礦峪礦辦公室，山西 運城 043700）

一、推進(jìn)辦公自動化帶來的好處

（一）解決了文書檔案存儲空間有限的問題

檔案管理中對于儲存空間一直是一個比較重要的問題，之前都是利用紙張進(jìn)行管理儲存的，所以就會需要更多的儲存空間，但是使用辦公室自動化技術(shù)就可以解決儲存空間問題，可以利用電子化代替紙張，結(jié)合目前先進(jìn)的計算機(jī)，可以有效地提升管理效率，而且提高了文書檔案的儲存數(shù)量，查詢相關(guān)的檔案信息更為便捷，給工作人員在進(jìn)行管理中實現(xiàn)了查詢時間的節(jié)約。

（二）電子文件保存的穩(wěn)定性更強(qiáng)

之前在進(jìn)行管理的過程中通過紙張的利用進(jìn)行檔案的管理，對此因為在使用中如果紙張的纖維素發(fā)生改變就會影響其耐久性，就會引起文件檔案的損失。對此可以結(jié)合利用電子文件進(jìn)行檔案的保存工作，因為會更加穩(wěn)定，而且也可以根據(jù)實際所需，進(jìn)行電子載體的選擇，因為外界的環(huán)境因素造成的影響較小，對此就會更加穩(wěn)定。

（三）提升工作人員的工作效率

正是考慮到計算機(jī)的眾多優(yōu)勢，在進(jìn)行管理檔案的工作中進(jìn)行應(yīng)用，可以更為合理地進(jìn)行管理，利用記憶能力以及較強(qiáng)的儲存空間。之前的傳統(tǒng)管理模式中，都是在收集的過程中通過人力來完成，對此就會在管理的過程中出現(xiàn)各種問題，所以進(jìn)行自動化技術(shù)的應(yīng)用是形勢所需，而且也是非常必要的，結(jié)合自動化的使用，可以實現(xiàn)無紙化的管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)的信息處理，對此工作人員在管理的過程中更加高效，而且更加積極。

（四）推動文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程

文本歸檔利用自動化，主要進(jìn)行：一是主要對紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理，另外就是利用電子文書，在管理的過程中通過計算機(jī)，按照對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及要求，進(jìn)一步地進(jìn)行管理檔案以及文書的工作，對此在每一個環(huán)節(jié)中都要規(guī)范化管理。而且也要仔細(xì)地解釋具體管理權(quán)限的內(nèi)容，由于在人員在進(jìn)行操作的過程中會使用，可以進(jìn)行參考使用，而且可以在管理的過程中進(jìn)行使用。

二、文本檔案自動化的應(yīng)用方法

（一）對文書檔案工作人員的整體素質(zhì)有要求

管理人員在進(jìn)行管理文書檔案的過程中起著不可缺失的作用。但是在之前的管理中，并沒有在專業(yè)管理方面提出更多的要求，而且也不需要更多的文化水平，綜合素質(zhì)也沒有要求。但是在使用自動化技術(shù)的過程中會給人員提出更多的要求，不但在管理中對于使用的設(shè)備進(jìn)行一定的掌握，而且在進(jìn)行管理歸檔時也需要按照要求進(jìn)行實現(xiàn)自動化，對此就會提出更多的要求。所以，對于管理人員來說，對于使用自動化設(shè)備應(yīng)該積極地加強(qiáng)學(xué)習(xí)操作，一定要掌握使用方法，而且基于自動化的理論學(xué)習(xí)之后，也需要熟練地掌握計算機(jī)的使用操作，對此有利于整體的自動化管理，在招聘相關(guān)的人員方面加強(qiáng)對高素質(zhì)以及專業(yè)能力高的人才的儲備，在工作的過程中，不斷地對經(jīng)驗進(jìn)行積累，對于使用的過程中遇到的問題進(jìn)行及時地總結(jié)以及發(fā)現(xiàn)，可以及時地進(jìn)行完善以及積極地改進(jìn)。

（二）合理布局系統(tǒng)自動化內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)

文書檔案實現(xiàn)自動化管理的過程中，應(yīng)該對安全這一因素進(jìn)行考慮。主要就是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的考慮。主要是要有路由器的設(shè)置，然后進(jìn)一步地過濾掉服務(wù)以及被屏蔽的IP，進(jìn)一步地合理設(shè)計路由器，在文書的自動化管理系統(tǒng)中只允許可以進(jìn)行的地址進(jìn)行訪問，對此這一步工作非常重要也是必不可少的。同時利用防火墻，可以實現(xiàn)隔離，對于保密檔案起到一定的促進(jìn)作用。

（三）技術(shù)處理電子檔案

文書檔案在管理的過程中，應(yīng)該利用辦公自動化技術(shù)，可以實現(xiàn)電子檔案的建立，而且得到的數(shù)據(jù)更具有準(zhǔn)確性，提高了工作效率。在使用的過程中結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，逐漸地深入利用自動化技術(shù)，可以得到更多的有用的資料，這對于進(jìn)行管理文書檔案工作非常重要。對此就要對相關(guān)的資源進(jìn)行不斷地研究，而且利用技術(shù)對其進(jìn)行處理，積極地做好接收檔案、處理以及存儲等工作，實現(xiàn)更為真實的資源資料，對此利用自動化就實現(xiàn)了只讀文件的形成，不能隨意進(jìn)行修改，提升了原始信息的資料完整性，電子檔案的建立更為可靠，進(jìn)一步地存儲在計算機(jī)上，就不會造成丟失，進(jìn)一步地進(jìn)行備份以及加密，確保不被盜取或者檔案丟失。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的綜合水平

為了實現(xiàn)發(fā)揮檔案管理有效實施，離不開文書檔案管理的人員影響，對此為了更加有效進(jìn)行管理，就要在人員素質(zhì)上加以重視。對此可以結(jié)合辦公自動化技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)人員管理中效率的提升，而且在專業(yè)技能方面進(jìn)行一定的培訓(xùn)工作。同時，應(yīng)該投入更多的資金支持檔案管理，實現(xiàn)優(yōu)化設(shè)備以及工作環(huán)境的目的，而且對于人員來說也可以更為熟練地對使用的設(shè)備進(jìn)行掌握，對此在專業(yè)素質(zhì)上得到進(jìn)一步地增強(qiáng)。作為檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到終身教育學(xué)習(xí)的重要性，對此就要加強(qiáng)教育學(xué)習(xí)，建立以及完善員工的獎懲機(jī)制，積極地促進(jìn)員工可以投入到工作中，同時在員工的道德教育上也需要進(jìn)行培訓(xùn)，實現(xiàn)在工作的過程中做到更加謹(jǐn)慎以及認(rèn)真的態(tài)度。應(yīng)該借鑒有經(jīng)驗而且比較先進(jìn)的單位，可以利用有用的技術(shù)，積極地進(jìn)行溝通交流，提升整體的檔案管理的影響力，并且結(jié)合實際情況，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，全方位地提升工作效率，可以為以后的決策提供參考。

綜上所述，文書檔案在企業(yè)中是必不可少核對資源，所以企業(yè)中做好管理文書檔案非常重要，可以進(jìn)行參考以及利用。由于可以作為歷史憑證，給工作提供參考，對此為了確保資料更為完整更為真實，就需要加強(qiáng)管理工作。可以在管理中，積極地運用自動化辦公技術(shù)，不僅提升了工作效率，而且整個服務(wù)更為周到，實現(xiàn)了安全傳輸資料的目的。