劉吉利

摘 要：辦公室文秘工作對(duì)于企事業(yè)單位具有重要作用，其需要處理各種有關(guān)于企業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)工作的文件，主要負(fù)責(zé)辦公室的資料搜集，匯總月、年的工作，其工作量非常大，工作程序相當(dāng)繁瑣，因此需要提高企事業(yè)辦公室文秘人員工作水平?；诖耍疚暮?jiǎn)述了企事業(yè)辦公室文秘工作的主要職責(zé)及其重要性，對(duì)加強(qiáng)企事業(yè)辦公室文秘工作的要求及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)辦公室；文秘工作；職責(zé)；重要性；要求；措施；

辦公室文秘在企事業(yè)單位負(fù)責(zé)處理內(nèi)外各項(xiàng)事宜，是單位管理方式和處理結(jié)構(gòu)上的主要人員，主要工作內(nèi)容就是負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，進(jìn)行相關(guān)工作的協(xié)調(diào)。提高辦公室文秘的實(shí)際工作水平，能夠確保相關(guān)部門的工作質(zhì)量和辦事效率。因此文秘人員應(yīng)該注意提高自身的專業(yè)素養(yǎng)及辦事效率，對(duì)單位和工作要有奉獻(xiàn)精神，從整體出發(fā)，單位也要加強(qiáng)對(duì)文秘人員的理論和技能方面的培訓(xùn)，還要完善相關(guān)的考核和獎(jiǎng)懲制度，提高文秘的創(chuàng)新意識(shí)，并且需要結(jié)合文秘具體工作情況和單位特征不斷完善其工作方法。

一、企事業(yè)辦公室文秘工作的主要職責(zé)及其重要性

1、辦公室文秘工作的主要職責(zé)。企事業(yè)辦公室文秘工作的主要職能有參謀職能、協(xié)調(diào)職能、服務(wù)職能和督辦職能等。其具體職責(zé)主要表現(xiàn)為：做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作；負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作；做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作；辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜；做好單位印章管理，按規(guī)定開具介紹信；做好來訪接待工作；做好信息收集及報(bào)送工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理。

2、辦公室文秘工作的重要性。辦公室作為企事業(yè)單位的行政和管理部門的核心，主要負(fù)責(zé)行政工作，文秘的工作細(xì)致而復(fù)雜，比較繁瑣，有較大的工作量且很注重細(xì)節(jié)的完善。一方面，文秘要協(xié)調(diào)企事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)行政工作，和單位員工做好溝通，另一方面還要負(fù)責(zé)外部信息的搜集和相關(guān)的往來工作。因此，文秘應(yīng)該不斷提高自身的工作水平，還要遵守必要的工作原則。首先，遵守文秘行業(yè)的職業(yè)道德規(guī)范，用嚴(yán)謹(jǐn)、耐心的工作態(tài)度規(guī)范自己的行為，遵守企事業(yè)單位各項(xiàng)規(guī)章制度。其次，不斷提高自己的職業(yè)素養(yǎng)和辦事效率，處理好辦公室的各項(xiàng)工作，提高工作效率。第三，聽從上級(jí)的安排和指揮，做好上下級(jí)溝通的橋梁，為企事業(yè)單位有序高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供決策依據(jù)。

二、加強(qiáng)企事業(yè)辦公室文秘工作的要求分析

加強(qiáng)辦公室文秘工作的要求主要表現(xiàn)為：（1）提高文秘的綜合素質(zhì)。第一、文秘應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，拓寬思維。新思潮的不斷發(fā)展，要求文秘要緊跟時(shí)代步伐，關(guān)心本行業(yè)發(fā)展的動(dòng)向，工作之余接受相關(guān)的技能培訓(xùn)，此外，還要學(xué)習(xí)自動(dòng)化辦公，只有掌握較多的信息才能拓寬解決問題的思路。第二、對(duì)工作保持熱情。積極工作，態(tài)度端正必然能夠提高辦事效率，在工作中應(yīng)該保持熱情，盡力做事，在枯燥的工作中尋找樂趣。（2）提高辦事效率。由于文秘工作的復(fù)雜性，可以大到企事業(yè)單位的重大決策小到日常工作的雜事，都需要耐心對(duì)待，注意運(yùn)用科學(xué)的方法，盡量達(dá)到事半功倍的效果。第一、文秘辦事應(yīng)該預(yù)先做好計(jì)劃。所謂的計(jì)劃性要求文秘意識(shí)要超前，根據(jù)自身單位的工作經(jīng)驗(yàn)，提前考慮可能出現(xiàn)的問題，應(yīng)該完成的工作。面對(duì)每天可能出現(xiàn)的新任務(wù)，甚至經(jīng)常會(huì)有臨時(shí)任務(wù)，每項(xiàng)任務(wù)都不允許疏漏。文秘應(yīng)該增強(qiáng)速記能力，避免工作重復(fù)，每項(xiàng)任務(wù)之間要預(yù)留出空檔以避免突發(fā)情況。任何任務(wù)都有輕重緩急之分，文秘應(yīng)該有所分類，從大局出發(fā)，緊急重大的事情應(yīng)該優(yōu)先處理，避免撿芝麻丟西瓜的情況出現(xiàn)，做到條理清楚，提前計(jì)劃。第二、提高自身的溝通能力。上傳下達(dá)是文秘工作的關(guān)鍵，同時(shí)，需要文秘有良好的溝通能力，在聽從領(lǐng)導(dǎo)指令時(shí)，切忌討價(jià)還價(jià)，雖然強(qiáng)調(diào)要有自己的主見，但是思維要活躍，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的失誤，應(yīng)該及時(shí)溝通，有效解決問題。在向基層傳達(dá)指示時(shí)，要條理清楚，將落實(shí)內(nèi)容講明白，確保基層人員理解接受。（3）從大局利益出發(fā)，具備奉獻(xiàn)精神。辦公室文秘應(yīng)該從大局利益出發(fā)，避免貪圖小便宜。面對(duì)較大的工作壓力，應(yīng)該注意自身協(xié)調(diào)，受得了委屈，避免假公濟(jì)私。此外，辦公室文秘實(shí)際上是服務(wù)人員，既要給領(lǐng)導(dǎo)做好后續(xù)的服務(wù)工作，又要為基層員工服務(wù)，兼具輔助和反映職責(zé)，在工作量如此之大的情況下，文秘應(yīng)該提高奉獻(xiàn)精神，任勞任怨，進(jìn)一步提高自身的責(zé)任感。

三、加強(qiáng)企事業(yè)辦公室文秘工作的措施

1、健全完善辦公室文秘人員考核制度。企事業(yè)單位建立完善的工作考核制度能夠有效激發(fā)其工作的熱情和積極性，激發(fā)他們的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，定期的考核升職加薪是很有效的方法，考核期限可以設(shè)定為半年或者一年，辦公室和領(lǐng)導(dǎo)共同推舉工作優(yōu)秀的文秘人員，綜合考評(píng)他們的辦事效能，可以提拔為辦公室的管理人員或者提供加薪。此外，獎(jiǎng)罰分明也是有效方式，能夠調(diào)動(dòng)文秘的創(chuàng)造性和積極性，要求他們不斷追求更高的目標(biāo)，獎(jiǎng)勵(lì)制度能夠讓相關(guān)人員不斷提高自己，懲罰制度能夠告誡他們加以改正，避免再犯，從而完善自己。獎(jiǎng)罰都要公平合理，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的評(píng)價(jià)綜合來認(rèn)定，本著科學(xué)適度的原則，做好評(píng)估。

2、加強(qiáng)對(duì)文秘進(jìn)行理論和技能培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)辦公室文秘人員的理論學(xué)習(xí)，用正確的理論指導(dǎo)實(shí)踐工作。組織文秘學(xué)習(xí)國家相關(guān)的法律政策，熟悉國家發(fā)展的態(tài)勢(shì)，樹立正確的價(jià)值觀，學(xué)習(xí)所在企事業(yè)單位的新政策，進(jìn)行企業(yè)文化培訓(xùn)，熟悉單位的核心理念，此外，加強(qiáng)文秘學(xué)習(xí)文秘工作的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)服務(wù)水平，考取文秘相關(guān)的資格證。單位應(yīng)該在培訓(xùn)方面加大投入，讓文秘工作人員的理論和技能水平得到不斷提高，打牢硬件基礎(chǔ)，確保工作質(zhì)量和效能。

3、不斷提高辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力，并且是提高企事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。但是在一般人眼中，文秘工作枯燥乏味，大部分的工作內(nèi)容都是按部就班，缺乏靈活性，所以單位應(yīng)該引導(dǎo)文秘工作人員提高自身的創(chuàng)新意識(shí)，在思想觀念和辦事方法上都應(yīng)該擯棄落后的模式，尋求先進(jìn)高效的辦事方法。只有這樣，才能提高辦公室文秘整體的工作質(zhì)量。在引導(dǎo)其樹立創(chuàng)新意識(shí)方面，領(lǐng)導(dǎo)者要起到領(lǐng)頭羊的作用，首先要有創(chuàng)新思維，將這種創(chuàng)新思維滲透到辦公室工作中，啟發(fā)文秘人員不斷思考進(jìn)步。其次，對(duì)辦公室文秘人員的意識(shí)或者辦事方法上的創(chuàng)新思路要加以鼓勵(lì)，耐心聽取文秘人員對(duì)單位的建議，上下級(jí)之間形成融洽的溝通氛圍，創(chuàng)造和諧的創(chuàng)新風(fēng)氣。

結(jié)束語

綜上所述，辦公室是企事業(yè)單位的核心部門，工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，其不僅需要將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示傳達(dá)給相關(guān)部門，還需要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋基層工作部門的工作情況，協(xié)調(diào)內(nèi)部的各項(xiàng)事情，對(duì)外還涉及到與其他單位人員的溝通。作為辦公室重要工作人員，文秘工作水平直接影響著企事業(yè)辦公室的辦事效率，因此對(duì)加強(qiáng)企事業(yè)辦公室文秘工作的要求及其措施進(jìn)行分析具有重要意義。

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