劉艷英

摘 要：現(xiàn)階段的單位組織結(jié)構(gòu)檔案管理工作日益繁重，而應(yīng)對隨之而言的工作量增加問題，提高檔案管理的實(shí)際能力，做好檔案管理的信息化建設(shè)，提升對檔案管理模式的調(diào)整優(yōu)化，將成為改善現(xiàn)有檔案管理狀況的有效途徑。本文將以檔案信息化建設(shè)及檔案管理等作為研究基礎(chǔ)，通過分析檔案管理信息化建設(shè)方法及提高檔案管理的方法，對相關(guān)管理的問題及其改進(jìn)方案進(jìn)行闡述，以此為信息化技術(shù)在檔案管理方面的實(shí)際運(yùn)用提供理論知識方面的相關(guān)參考。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；管理；思路

近年來，各地區(qū)相關(guān)單位機(jī)構(gòu)的檔案管理工作逐步受到實(shí)際重視，尤其是對檔案管理的信息化革新及管理模式的優(yōu)化，成為檔案管理開展的重要方向，同時也是現(xiàn)階段檔案管理工作開展的主要內(nèi)容。為此相關(guān)單位組織機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步做好檔案管理的信息化轉(zhuǎn)化工作，合理分配工作內(nèi)容，提升工作實(shí)際協(xié)調(diào)下，以此為更好的運(yùn)用信息化優(yōu)勢開展檔案管理工作創(chuàng)造有利環(huán)境。

一、檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

1.檔案信息化建設(shè)的革新性

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補(bǔ)以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進(jìn)不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢之一。現(xiàn)代信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比具有革新性，體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案管理部門利用電子信息技術(shù)能夠及時收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過程中的很多麻煩；其次，檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息自動處理，能夠?qū)κ占男畔⑦M(jìn)行真假分辨，并且結(jié)合信息的使用范圍進(jìn)行分類，提高內(nèi)容的可靠性，實(shí)現(xiàn)快速處理；最后，檔案管理信息化建設(shè)為信息資源的存儲提供無限空間，信息處理完畢后，自動歸檔，并存儲在虛擬的庫房中，省去實(shí)際空間占用的問題，提高存儲安全性。在信息化的建設(shè)下，檔案管理要實(shí)現(xiàn)全面革新，迎來更好的管理模式。

2.檔案信息化建設(shè)的時效性

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分繁雜，所以檔案完善建設(shè)階段需要較長時效。在新時期，檔案管理部門在加強(qiáng)建設(shè)內(nèi)容的同時，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設(shè)內(nèi)容細(xì)化、分化、消化。檔案信息化建設(shè)的時效性主要指，建設(shè)時期對時間觀念的有效掌控，為避免建設(shè)時期過長，建設(shè)時間要以保障信息化建設(shè)檔案的質(zhì)量為前提。在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統(tǒng)軟件及設(shè)施。此外，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時性準(zhǔn)則，建設(shè)途中至建設(shè)結(jié)束都應(yīng)嚴(yán)格遵守時效性原則。

二、檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)

1.檔案信息化體系化建設(shè)

檔案信息化體系的建設(shè)其目的在于根據(jù)信息化檔案管理需求，對信息化檔案管理的開展形成完善的監(jiān)督管理制度，從而更好的對相關(guān)作業(yè)項目進(jìn)行約束，保障相關(guān)管理人員工作進(jìn)行能夠始終保持在規(guī)范的實(shí)際范圍內(nèi)，有效提升檔案管理信息化的實(shí)際運(yùn)用有效性，通過管理制度及體系的確立，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的一體化管理，各其實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時共享及更新獲取，有效的對檔案管理狀況進(jìn)行深入監(jiān)控，以此為合理運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作奠定良好根基。

2.檔案信息化管理的設(shè)施及系統(tǒng)建設(shè)

檔案資源的信息化管理，是檔案管理工作開展的重要起始方向之一，同時也是提高檔案管理效益及檔案管理水平的有效途徑，檔案管理的信息化管理要從以下兩個方面入手開展。首要對檔案管理設(shè)備進(jìn)行更換升級，提高現(xiàn)代信息設(shè)備在檔案管理方面的實(shí)際有效利用率，而后要根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)及要求，對相關(guān)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，從非電子化檔案管理向信息化檔案管理進(jìn)行過度。其次要做好檔案管理人員的現(xiàn)代化培訓(xùn)，使相關(guān)管理人員能夠有效的操作信息化設(shè)備開展檔案管理工作，確保在檔案管理工作，能夠按照相關(guān)的規(guī)范要求進(jìn)行執(zhí)行，提高信息化管理在檔案管理方面的實(shí)際作與優(yōu)勢，以此實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代化檔案信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用。

3.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

加強(qiáng)智能產(chǎn)品的創(chuàng)新研發(fā)是現(xiàn)代信息化發(fā)展的一種體現(xiàn)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，并結(jié)合檔案工作原理，建設(shè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，以提高檔案管理質(zhì)量。而在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理部門要高度重視檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作，系統(tǒng)中某一部分一旦出現(xiàn)問題，便會影響整個系統(tǒng)，從而出現(xiàn)一系列系統(tǒng)隱患問題。因此檔案管理部門只有建立兼容性良好的檔案管理系統(tǒng)，才能解決現(xiàn)有系統(tǒng)存在的問題。此外，檔案管理系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，檔案管理部門應(yīng)及時采取針對性的措施，對其進(jìn)行封閉式處理，以避免信息遺漏、遺失。

4.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系管理

檔案管理部門需要有一套完整的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。工作人員的日常工作便是審計信息及儲存數(shù)據(jù)，在工作的過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，工作重點(diǎn)應(yīng)避免單一提效，而是要透過檔案基本工作內(nèi)容，觀察工作實(shí)質(zhì)。

5.檔案信息化下的人才管理

在檔案管理工作中，為保障體系的正常運(yùn)作，檔案管理部門每年都會招聘人才，能夠提高檔案管理工作的效率。在招聘人才的過程中，人事部門要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，并且在今后市場體系發(fā)展中，選拔人才的方式也要與時俱進(jìn)，由原來的單人次選拔方式，轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊選拔方式。

三、檔案信息化建設(shè)的建議及方法

檔案管理部門應(yīng)在遵循科學(xué)合理原則的基礎(chǔ)上，編制相應(yīng)的工作計劃，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。檔案管理部門應(yīng)在滿足用戶需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進(jìn)而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，技術(shù)是不可獲取的重要因素之一，而各種設(shè)施的建設(shè)則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術(shù)支撐體系之外，還要確保相關(guān)資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，檔案信息安全、可靠。首先，應(yīng)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?？蓪n案信息化建設(shè)資金納入到財政預(yù)算當(dāng)中，并以年為單位投入基建和運(yùn)維費(fèi)用。同時，可采取合作開發(fā)集服務(wù)外包的方式，來創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術(shù)攻關(guān)。其次，強(qiáng)化軟、硬件建設(shè)。除配備相關(guān)的設(shè)施及設(shè)備外，還要對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環(huán)境。對于檔案信息化管理與應(yīng)用軟件，應(yīng)加大相關(guān)軟件的研發(fā)力度，可在全國范圍內(nèi)構(gòu)建起統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并對技術(shù)開發(fā)企業(yè)進(jìn)行分級資質(zhì)認(rèn)證。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)及其管理要通過多種途徑對基礎(chǔ)體制及管理模式進(jìn)行優(yōu)化，利用人員配置優(yōu)勢，對相關(guān)工作項目進(jìn)行規(guī)范，并簡化傳統(tǒng)的檔案管理流程，使信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠在提高檔案管理效率及質(zhì)量等各個方面發(fā)揮出良好作用，避免因制度等多方面因素對信息化技術(shù)的運(yùn)用造成不必要的限制，以此為檔案管理工作的開展提供完善的信息化管理支持。

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