張養(yǎng)民 鄒城市學(xué)生資助管理中心

貧困學(xué)生資助政策是國(guó)家減輕學(xué)生負(fù)擔(dān)，幫助困難學(xué)生完成學(xué)業(yè)利好政策之一。在政府部門(mén)及高校管理部門(mén)的雙重監(jiān)督下，絕大多數(shù)學(xué)生都享受到了貧困資助政策的好處，隨著學(xué)生貧困申請(qǐng)資料的增多，也逐漸產(chǎn)生了大量貧困檔案材料，這些材料是學(xué)校進(jìn)行學(xué)生資助活動(dòng)的直接證明。因此，對(duì)貧困生資助檔案進(jìn)行有效管理有助于幫助政府資助部門(mén)全面了解高校貧困生的學(xué)習(xí)、生活及貧困資金使用情況，這對(duì)于政府資助部門(mén)制定后續(xù)資助政策具有顯著的實(shí)踐意義。

一、學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理存在問(wèn)題

（一）管理混亂。很多資助部門(mén)和工作人員認(rèn)為，資助檔案材料的整理工作量大，且其不屬于資助工作內(nèi)容，所以對(duì)于學(xué)生的申請(qǐng)材料、銀行的發(fā)放清單和資助報(bào)表等檔案材料存在亂丟亂放現(xiàn)象，當(dāng)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檢查或?qū)徲?jì)需要提供相關(guān)材料時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)無(wú)法提供、無(wú)法補(bǔ)齊的情況。

（二）材料不規(guī)范。材料不規(guī)范是影響高校貧困學(xué)生檔案工作質(zhì)量的重要原因。由于高校檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，經(jīng)常在學(xué)生資助活動(dòng)中存在不規(guī)范的檔案書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤現(xiàn)象。比如對(duì)銀行貸款憑條粘貼錯(cuò)誤、在學(xué)生貧困申請(qǐng)材料老師簽名處隨意填寫(xiě)等。這種材料不規(guī)范的現(xiàn)象不僅影響了后續(xù)學(xué)生獎(jiǎng)助學(xué)金的評(píng)定，也會(huì)對(duì)學(xué)生檔案工作管理帶來(lái)一定困難。

（三）硬件設(shè)備不齊全。當(dāng)前，多數(shù)高校在檔案管理中，并沒(méi)有建立專(zhuān)用的檔案管理室，大多情況下是空置一間房間用來(lái)存放學(xué)生資料。同時(shí)像檔案擺放架、檔案盒等專(zhuān)用檔案硬件設(shè)備配置不齊全，影響了檔案管理質(zhì)量水平。

（四）數(shù)量多，任務(wù)重。隨著我國(guó)各地區(qū)學(xué)校的不斷擴(kuò)招，困難學(xué)生人數(shù)也相應(yīng)在增加。家庭經(jīng)濟(jì)較差的學(xué)生約占在校生總?cè)藬?shù)的百分之二十到三十，相關(guān)部門(mén)每年都要收集整理新生的困難檔案，數(shù)量非常巨大，所以，學(xué)生貧困檔案歸檔整理工作目前存在數(shù)量多、任務(wù)重的現(xiàn)象。

二、學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。如今社會(huì)已進(jìn)入電子時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)的普及，在檔案管理工作中，我們要逐漸將數(shù)字化信息技術(shù)引用其中，以不斷適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。電子檔案可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將紙質(zhì)化的檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n進(jìn)行保存，節(jié)省了檔案資料存放空間，減輕了檔案工作人員的工作量。另此外，信息化的電子檔案還可隨時(shí)對(duì)學(xué)生檔案情況進(jìn)行跟進(jìn)和更新，提高了學(xué)生檔案管理的靈活性和便捷性。

（二）規(guī)范整理方法。每學(xué)年的受助學(xué)生成千上萬(wàn)，且資助標(biāo)準(zhǔn)一致。為方便檔案管理和減少整理工作量，應(yīng)將貧困學(xué)生資助管理檔案以每學(xué)年一個(gè)班為單位裝訂成1冊(cè)或幾冊(cè)分別按“件”整理。在材料整理處理上，可以通過(guò)多方位學(xué)習(xí)和實(shí)踐，對(duì)學(xué)生的材料及時(shí)按類(lèi)別、時(shí)間、工作流程等進(jìn)行分冊(cè)裝訂、打包存放，確保材料保存完整、查閱便捷。

（三）改善保管條件。檔案管理人員在對(duì)資助檔案進(jìn)行歸檔的流程中，不應(yīng)該使用市場(chǎng)上流行的普通檔案盒，應(yīng)該由高校采購(gòu)部門(mén)去購(gòu)買(mǎi)標(biāo)有檔案局公章印記的正規(guī)檔案盒，這樣可以保證資助材料檔案保管質(zhì)量。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)配置干燥、清爽的檔案管理資料室，指派專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理，優(yōu)化和改善檔案資料保管條件。

（四）明確檔案材料真實(shí)性。在材料認(rèn)定過(guò)程中，民政部門(mén)要積極配合資助工作，對(duì)學(xué)生家庭收入情況進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，盡可能保證學(xué)生困難證明材料的真實(shí)和有效性，并通過(guò)電話(huà)、實(shí)地走訪(fǎng)等方式進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)，如果發(fā)現(xiàn)證明材料有偽造成分應(yīng)做駁回處理，全面確保資助金發(fā)放的公平性和公正性，將資助金用到真正需要幫助的學(xué)生身上。

（五）提高管理人員素質(zhì)。學(xué)生資助檔案管理人員要進(jìn)一步加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，努力提高自身業(yè)務(wù)水平，保證家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案整理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性，確保資助資金的有效落實(shí)落地。根據(jù)學(xué)生檔案，管理者也可以對(duì)其家庭經(jīng)濟(jì)情況有一個(gè)全方面、相對(duì)真實(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，有助于針對(duì)性地管理好、用好各級(jí)各類(lèi)學(xué)生資助資金，使有限的資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。

（六）加強(qiáng)制度管理。一是建立嚴(yán)格的學(xué)生資助檔案集中統(tǒng)一管理制度，并通過(guò)整合資助工作做到集中管理。具體而言，可將貧困學(xué)生資助檔案整合到資助管理中心，并統(tǒng)一由資助管理中心收集、整理、歸檔；二是盡快出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范資助檔案管理制度，讓各學(xué)校整理檔案時(shí)有章可循。同時(shí)，要進(jìn)一步明確相關(guān)管理部門(mén)，并將部門(mén)職責(zé)落實(shí)到人，切實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督管理；三是當(dāng)學(xué)生提交助學(xué)金等相關(guān)資助材料時(shí)，必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)同意，并簽字才可，以確保資助材料的真實(shí)性和完整性。對(duì)于資助材料存在的電子文檔情況，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行紙質(zhì)文檔備份，加蓋單位公章以表明其有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

貧困學(xué)生檔案管理工作是資助中心檔案工作開(kāi)展的重要環(huán)節(jié)，也是資助中心開(kāi)展家庭經(jīng)濟(jì)貧困學(xué)生資助工作的重要依據(jù)。在具體工作中，我們要建立一系列的、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并采用信息化管理模式對(duì)學(xué)生資助檔案進(jìn)行科學(xué)管理，最大程度上貫徹落實(shí)國(guó)家資助政策，及時(shí)解決貧困生的學(xué)習(xí)和生活問(wèn)題，幫助他們順利完成學(xué)業(yè)，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)教育公平的真正實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)社會(huì)和諧。