張建霞

摘 要：近幾年，我國的信息技術(shù)水平有了很大程度的提升，學(xué)校檔案管理工作也面臨著較大的挑戰(zhàn)。把信息化技術(shù)運(yùn)用到學(xué)校檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理工作質(zhì)量。該文主要論述了當(dāng)前學(xué)校檔案信息化管理現(xiàn)狀，然后提出了優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：信息化模式；學(xué)校檔案管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化方案

學(xué)校檔案信息化管理是以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以檔案數(shù)字化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理系統(tǒng)化為工具，以更好地保存檔案、服務(wù)學(xué)校師生利用為目的的系統(tǒng)工程。學(xué)校檔案信息化管理技術(shù)正不斷進(jìn)步，但是由于起步較晚，相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)還不成熟，所以目前學(xué)校的檔案信息化管理工作還存在一些不足。

1 學(xué)校檔案信息化管理的重要性

1）檔案信息化管理是學(xué)校整體發(fā)展的需求。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷成熟和發(fā)展，檔案信息化、數(shù)字化勢在必行。檔案管理系統(tǒng)信息化、數(shù)字化，在實(shí)現(xiàn)了學(xué)校整體辦公自動化的同時，也將學(xué)校檔案工作的整體水平提升到了新的層次。

2）檔案信息管理雙軌制，對紙質(zhì)檔案起到保護(hù)作用，檔案信息化、數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案的利用過程不再僅限于對紙質(zhì)檔案的依賴。師生可以通過數(shù)據(jù)庫中的電子檔案獲得所需的檔案信息，不必再翻閱紙質(zhì)檔案，方便查找利用，又保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

3）檔案工作管理服務(wù)模式改變，工作效率顯著提高，徹底改變了檔案的檢索方式和利用方式，提高了工作效率，拓寬了服務(wù)領(lǐng)域。

2 學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)中存在的問題

1）領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。檔案信息化建設(shè)由硬件、軟件和人員共同來實(shí)現(xiàn)，一些學(xué)?；蛞颡劷鹜度氩粔颍蛞驒n案管理人員對信息化建設(shè)不重視，仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進(jìn)行資料收集、編號、整理和歸檔，忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，未能建立有效的數(shù)據(jù)庫，不利于檔案數(shù)據(jù)和信息資料查詢，不僅難以推動檔案信息化建設(shè)，還影響檔案管理水平提高。

2）檔案信息化管理的覆蓋范圍不完整，管理制度不完善。學(xué)校檔案的歸檔及管理分散，比如教務(wù)處的教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案；后勤處的基建檔案、會計(jì)檔案；信息技術(shù)處的聲像檔案等等，這些門類的檔案由于產(chǎn)生的處室不同，由不同的人員兼管，這些門類的檔案建設(shè)與開發(fā)利用缺乏聯(lián)系，沒有形成一個整體，數(shù)據(jù)庫缺乏整體性，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化控制。缺乏完善的管理制度導(dǎo)致檔案信息化工作不規(guī)范，管理人員在錄入檔案信息時不認(rèn)真、不規(guī)范，不能確保檔案信息化的真實(shí)性。大多數(shù)學(xué)校還未能按要求開展檔案的數(shù)字化加工工作。

3 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)策略探析

1）提高思想認(rèn)識，推動檔案信息化和管理建設(shè)學(xué)校管理人員必須提高認(rèn)識，明確管理目標(biāo)和要求，應(yīng)當(dāng)要從觀念方面提升檔案信息化管理建設(shè)的重要性及必要性，推動檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)管理水平提高，并在制度、人員、獎金等方面加大支持力度。檔案工作是一個長期的工作，是一個需是日常積累的過程。檔案信息化的建設(shè)正是將檔案這個巨大的原始信息源組織起來，準(zhǔn)確查找、方便編研、輔助決策，便于利用。應(yīng)該讓學(xué)校工作員意識到檔案的理要性，有利于學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2）增強(qiáng)對檔案信息化管理設(shè)備的引進(jìn)。增加獎金投入，為計(jì)算機(jī)設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理人員工作、制度建設(shè)等提供獎金支持，不斷建立健全信息化管理平臺，在硬件方面，要確保充足獎金，購置信息管理軟件、傳真機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、存儲器等等專業(yè)設(shè)備，滿足各項(xiàng)工作需要，是加快信息化建設(shè)，提高檔案管理水平的必備物質(zhì)條件。

3）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。信息化的檔案管理水平取決于檔案管理人才的專業(yè)能力，所以要想提高學(xué)校中檔案管理的信息化建設(shè)水平，就需要加強(qiáng)對檔案信息化管理建設(shè)人才的培養(yǎng)。目前學(xué)校信息化管理工作的核心內(nèi)容是對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和操作。為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)資料能夠被長期的應(yīng)用與保留，學(xué)校中的檔案信息管理者必須掌握足夠的現(xiàn)代化檔案管理方法，即計(jì)算機(jī)電子文件的歸檔和管理能力。檔案信息化建設(shè)是一個長期的過程，加強(qiáng)檔案工作人員的信息化建設(shè)能力的主要方法是培訓(xùn)，必須接受有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理技術(shù)、檔案專業(yè)等知識的培訓(xùn)。在培養(yǎng)專職檔案員的同時，也要重視兼職檔案員的培養(yǎng)。檔案信息化是一個系統(tǒng)工程，需要學(xué)校各部門的共同支持。在某種程度上說，兼職檔案員的工作能力和水平影響了學(xué)校檔案工作的整體水平。學(xué)校同時應(yīng)實(shí)施一定的績效考評制度，提高檔案管理者的工作積極性。

4 建立完善的檔案信息化管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一規(guī)劃，完善規(guī)章制度，做到有章可循。學(xué)校檔案信息化建設(shè)的目的，是為了將檔案信息資源科學(xué)的整合，方便統(tǒng)計(jì)和查詢，更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)。學(xué)校的檔案信息化管理系統(tǒng)要和上級業(yè)務(wù)部門的管理系統(tǒng)兼容，實(shí)現(xiàn)共享。規(guī)范檔案信息化工作，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，規(guī)范錄入信息，確保檔案信息的真實(shí)性，錄入電子檔案信息時，要仔細(xì)校對所錄入的電子檔案信息內(nèi)容，進(jìn)行嚴(yán)格的審核，避免出現(xiàn)錯誤的電子檔案信息，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化加工的各項(xiàng)相關(guān)技術(shù)要求很嚴(yán)格，如果檔案管理人員沒有這方面的專業(yè)技能，建議采用外包的方式，交給由當(dāng)?shù)貦n案部門指定的具有數(shù)字化加工資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)加工處理，檔案管理人員要對加工好的數(shù)據(jù)庫里的檔案信息和紙質(zhì)的檔案材料逐條逐頁進(jìn)行認(rèn)真核對，并做好核對記錄，對不符合要求的及時反饋整改，這樣才能保證數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。統(tǒng)一管理學(xué)校各類門類的檔案，完善學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的門類及存量。

5 結(jié)語

綜上所述，信息化的檔案管理是學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，學(xué)校檔案信息化的建設(shè)與開發(fā)利用是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的長期工作，需要學(xué)校層面、檔案管理人員與廣大師生的通力協(xié)作，其最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息管理規(guī)范化、檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，使檔案的保存、傳遞、利用更加科學(xué)、更加便捷，通過信息化的建設(shè)，使得檔案管理工作效率得到提升。與時俱進(jìn)、統(tǒng)籌發(fā)展是檔案信息化建設(shè)必須遵循的原則，學(xué)校應(yīng)該針對目前檔案信息化建設(shè)中存在的問題與不足，從檔案工作的各個方面融入信息化發(fā)展的理念，加快推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。

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