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        基層檔案管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策

        2018-01-26 10:22:54張春梅
        卷宗 2018年36期
        關(guān)鍵詞:服務(wù)意識(shí)現(xiàn)代化

        張春梅

        摘 要:檔案工作為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)提供了巨大的支持。特別是近年來(lái)國(guó)家各級(jí)檔案管理工作取得了巨大的成效。但是,我們需要清楚的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前基層檔案管理工作所存在的問(wèn)題。在文中主要就針對(duì)基層檔案管理工作展開(kāi)分析,并提出改善措施。

        關(guān)鍵詞:基層檔案管理;服務(wù)意識(shí);現(xiàn)代化

        黨的十九大報(bào)告作出了“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”的重大判斷。檔案工作是中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的一部分,在加快中國(guó)特色社會(huì)主義向新時(shí)代邁步的進(jìn)程中發(fā)揮了重要作用。同時(shí),國(guó)家各級(jí)檔案局館的工作在新時(shí)代也取得了建設(shè)性發(fā)展,但與之相比,基層單位檔案工作發(fā)展不平衡、管理不規(guī)范、總體質(zhì)量水平不高的現(xiàn)象在一些部門和地區(qū)還不同程度地存在?,F(xiàn)狀不容樂(lè)觀,挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存。

        1 當(dāng)前基層檔案管理工作現(xiàn)狀

        隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,基層(指鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)、地方政府部門和企事業(yè)單位等)檔案管理工作也在逐漸發(fā)展進(jìn)步之中,但從客觀上來(lái)講,前進(jìn)的步伐緩慢、發(fā)展的水平滯后,還存在一些不容忽視的問(wèn)題和現(xiàn)象。

        1)基層單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對(duì)檔案管理工作不夠重視,主要精力放在生產(chǎn)、建設(shè)、投資等直接經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和靚點(diǎn)工程上,而忽視了檔案管理工作的間接效益和社會(huì)效益;部分基層單位沒(méi)有擺正檔案管理工作的位置,沒(méi)有做到與業(yè)務(wù)工作同部署同建設(shè),存在對(duì)檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要,忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。

        2)基層檔案管理建設(shè)基礎(chǔ)薄弱,科學(xué)化規(guī)范化程度不高?;鶎訂挝辉跈n案管理工作的經(jīng)費(fèi)上存在來(lái)源渠道不多、投入金額不足的問(wèn)題比較普遍,許多基層單位檔案庫(kù)房簡(jiǎn)陋、存放設(shè)施陳舊,甚至防霉防潮防蟲害等檔案維護(hù)體系尚不健全,而電腦網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)設(shè)備更無(wú)從談起。

        3)基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠,檔案管理能力不足。當(dāng)前,我國(guó)政府機(jī)關(guān)、高等院校以及大型企事業(yè)單位普遍配備有較專業(yè)的檔案管理人員,而在一些基層單位中存在檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)對(duì)口率低、檔案管理能力弱等情況,甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調(diào)劑上崗、兼職兼崗,沒(méi)有參加上級(jí)組織的檔案管理培訓(xùn)。

        2 加強(qiáng)基層檔案管理的對(duì)策措施

        針對(duì)基層檔案管理中存在的問(wèn)題,各級(jí)檔案工作監(jiān)管機(jī)關(guān)以及基層檔案管理工作者應(yīng)切實(shí)采取有效措施,進(jìn)一步加大工作力度,使基層檔案管理工作健康、有序發(fā)展。

        2.1 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

        就檔案工作而言,檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因,領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因,外因必須通過(guò)內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn):

        1)愛(ài)崗敬業(yè),使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作,很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作,忠于職守,在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。

        2)積極宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的,要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看,在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象,尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料,很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā),并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。

        2.2 綜合利用各種資源,實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

        1)掌握管理技能,提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作,這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù),都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握,努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

        2)利用現(xiàn)有資源,整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類,盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解能力不同,對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類,因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象,影響案卷的質(zhì)量,給利用工作帶來(lái)不便。因此,要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),減少手工操作,提高工作效率。

        2.3 加強(qiáng)教育培訓(xùn),提高管理人員綜合素質(zhì)

        原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢(shì),所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育,盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才,才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

        1)提高認(rèn)識(shí)水平,強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問(wèn)題很多,首先,要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義,認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案服務(wù)質(zhì)量的提高,其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次,21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存,必須真正啟動(dòng)檔案人才工程,培養(yǎng)世紀(jì)人才,將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

        2)加強(qiáng)制度建設(shè),建立運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè),建立良性運(yùn)行機(jī)制是開(kāi)展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先,要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度,如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次,要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感,主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育,更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。

        3)開(kāi)展綜合培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合,按需施教,重視實(shí)效”的方針,切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì),盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì),彌補(bǔ)一次性教育的不足。第二要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí),如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等,檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。第三要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一,也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一,檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí),并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

        4)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制,細(xì)化考核監(jiān)管。要進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),要通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育,使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù),增強(qiáng)自覺(jué)性,為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制,加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核,做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核,不斷提高檔案管理工作水平。

        3 結(jié)語(yǔ)

        盡管基層檔案管理工作促進(jìn)了我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展,但是在實(shí)踐中還存在著一定問(wèn)題,要想搞好基層檔案管理工作,必須增強(qiáng)基層單位檔案管理意識(shí),提高基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理能力,從而積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。只要重視基層檔案管理工作的發(fā)展,檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]汪泓.基層單位檔案管理工作概論[J].甘肅科技縱橫,2017,46(11):78-80.

        [2]李曉紅.初探基層檔案工作存在的問(wèn)題和建議[J].農(nóng)家參謀,2017(22):322.

        [3]韓兆婷,周彥波.基層單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2017(05):60.

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