孫玲芳

摘 要：我國現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，受到市場經(jīng)濟體制的影響，行業(yè)之間的競爭極為激烈，在這種情況下美術(shù)館為了發(fā)展，紛紛進行了管理上的創(chuàng)新，對管理模式和管理方法進行了創(chuàng)新，加強了美術(shù)館的內(nèi)部控制，優(yōu)化內(nèi)部管理，制定更加科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。在美術(shù)館的管理工作中，辦公室管理也是其中十分重要的工作，辦公室的管理水平會影響到美術(shù)館內(nèi)部業(yè)務(wù)的正常開展，對于美術(shù)館的內(nèi)部管理也會產(chǎn)生重要影響，而在辦公室管理工作中，文書檔案的收集與歸檔是其中最基礎(chǔ)的工作，但是目前很多美術(shù)館都沒有對其進行足夠的重視，使其在開展過程中存在很多問題。所以本文就以美術(shù)館的辦公室為例，對辦公室文書檔案的收集與歸檔工作進行探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書檔案；收集；歸檔

辦公室是美術(shù)館內(nèi)部處理業(yè)務(wù)和提供服務(wù)的重要部門，辦公室的工作會對美術(shù)館的業(yè)務(wù)正常開展和發(fā)展，產(chǎn)生重要影響，辦公室管理工作的水平也會影響到美術(shù)館的內(nèi)部管理水平。在辦公室的工作中，文書檔案收集與歸檔工作是其中最基礎(chǔ)也最重要的工作內(nèi)容，通過該工作能夠?qū)γ佬g(shù)館以往和當(dāng)前的所有業(yè)務(wù)活動以及出現(xiàn)的問題進行記錄和整理，并對其進行有效的保管，方便美術(shù)館管理者在后期進行利用。但是辦公室的文書檔案收集和歸檔工作還是一份十分枯燥的工作，在該過程中，工作人員可能會由于工作枯燥，導(dǎo)致工作積極性降低，責(zé)任感降低，從而引發(fā)一系列的問題。因此對于美術(shù)館來說，需要加強對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重視。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔的重要性

1）有利于辦公室其他工作的開展。辦公室的文書檔案管理工作是辦公室工作中十分基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，也是辦公室職能的重要體現(xiàn)，通過開展文書檔案的手機和管理工作，能夠為辦公室其他工作的正常開展提供便利，從而推動辦公室其他工作的高效開展。在美術(shù)館的辦公室工作中，回收檔案的收集與歸檔工作，主要是對美術(shù)館內(nèi)部藝術(shù)品資料的收集和歸檔，這是美術(shù)館內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是美術(shù)館辦公室的主要工作內(nèi)容，在完成該工作之后，工作人員才能夠有更多的精力處理辦公室的其他業(yè)務(wù)，使辦公室能夠正常運行。

2）記錄單位的發(fā)展歷程。辦公室文書檔案的收集和歸檔，主要是對美術(shù)館的發(fā)展資料進行收集歸檔，收集更加全面的發(fā)展資料，對其進行整理，能夠更好的記錄美術(shù)館的發(fā)展歷程，這些資料中包括了其創(chuàng)始階段資料、藝術(shù)品資料和人力資源資料等，而辦公室在對這些資料進行歸檔整理的過程中，就是對美術(shù)館發(fā)展歷程的回顧，從而為工作人員的資料查閱和使用提供便利。美術(shù)館的辦公室文書檔案管理工作，在正常開展之后，就能夠?qū)λ囆g(shù)品的相關(guān)資料進行分類整理，這樣在后期進行美術(shù)館內(nèi)藝術(shù)品的維護和管理時，就能夠根據(jù)整理的文書檔案資料準確找到藝術(shù)品，并對其進行針對性的維護。

3）為管理者的決策提供依據(jù)。辦公室的文書檔案中包括了美術(shù)館的發(fā)展歷程和業(yè)務(wù)狀況，這些資料比較詳盡，在對其進行收集和歸檔之后，領(lǐng)導(dǎo)層在進行決策時，就能夠通過對那些能收檔案的分析，掌握美術(shù)館的實際運行情況，從而制定科學(xué)的決策。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔存在的問題

1）重視程度不足。當(dāng)前美術(shù)館的文書檔案收集與歸檔工作中，最首要的問題就是領(lǐng)導(dǎo)對其的重視程度不足，當(dāng)前很多美術(shù)館對于辦公室文書檔案工作都并不重視，認為美術(shù)館在發(fā)展的過程中，提高經(jīng)濟效益是發(fā)展的首要目標，而辦公室的文書檔案收集與歸檔工作，卻不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟利益，所以很多領(lǐng)導(dǎo)就對其進行了忽視。目前美術(shù)館的辦公室文書檔案收集與歸納工作中，管理者并沒有建立完善的辦公室文書檔案管理工作的規(guī)章制度，很多的文書檔案資料仍然以紙質(zhì)資料的方式呈現(xiàn)和保管，工作的信息化程度比較低，對這些文書檔案的整理歸納頻率也比較低，導(dǎo)致了文書檔案資料保存比較混亂，在查閱和使用時，難以準確找到需要的資料。

2）管理人員的管理意識差。目前我國很多的美術(shù)館的辦公室文書檔案管理人員，對于這些文書檔案的管理意識仍然比較差，認為管理工作的內(nèi)容就是在檔案室內(nèi)進行清理和文件整理，對于文書檔案管理工作的認識不全面，找不到工作的重點，導(dǎo)致了文書檔案保管不到位。目前美術(shù)館到辦公室文書檔案管理工作中，由于管理人員的工作不到位，使得其中很多的文件檔案出現(xiàn)了破損和丟失，重要文件和其他的常規(guī)文件混合在一起進行保存，主次不分，使得美術(shù)館工作人員在調(diào)用文件時出現(xiàn)效率低下的情況，影響美術(shù)館其他工作的高效

開展。

3）工作不全面。美術(shù)館的文書檔案收集與歸納工作中，工作不全面的問題也是其中比較常見的問題，美術(shù)館內(nèi)的文書檔案主要是館內(nèi)藝術(shù)品的資料，這些資料的來源比較廣泛，而且數(shù)量繁多，這要求工作人員花費更多的時間和精力，可是美術(shù)館內(nèi)部的辦公室文書檔案收集與管理工作的工作人員人數(shù)相對來說比較少，使得工作人員在工作的過程中會面臨十分巨大的工作壓力，難以有效保證管理工作的質(zhì)量和效率，使得文書檔案收集和歸檔工作不全面。

3 美術(shù)館辦公室文書檔案收集與管理的策略

1）強化文書檔案工作人員的管理意識。在美術(shù)館辦公室文書檔案收集歸納管理工作中，想要切實提高管理工作的質(zhì)量和效率，就必須要強化辦公室的文書檔案管理人員的管理意識，要讓工作人員認識到文書檔案管理工作的重要性，加強其對文書檔案管理工作的認識和重視。美術(shù)館可以定期開展文書檔案管理的相關(guān)講座，聘請專業(yè)的文書檔案管理專家對工作人員進行教育和培訓(xùn)，提高工作人員的工作專業(yè)能力和素質(zhì)，還要組織對其的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，更新其工作理念，提高其專業(yè)技能。當(dāng)前美術(shù)館的文書檔案收集和歸納工作中，計算機技術(shù)的應(yīng)用不斷增強，該工作的信息化水平提高，所以美術(shù)館的領(lǐng)導(dǎo)還需要加強對工作人員的信息化培訓(xùn)，使其能夠掌握并熟練應(yīng)用各種專業(yè)化的技術(shù)開展工作。

2）完善辦公室文書檔案收集歸納制度。高效的辦公室文書檔案管理工作需要有完善的制度作為保障，所以在美術(shù)館的辦公室文書檔案管理工作中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)首先需要對相關(guān)制度進行完善，對其中的工作內(nèi)容、工作目標、工作原則和工作人員的規(guī)范等進行明確，使工作人員在工作的過程中，能夠得到有效的約束，保證工作的規(guī)范性。另外，制度中還需要對文書檔案的相關(guān)管理工作進行規(guī)范，對文書檔案收集工作的要求進行細化，保證工作的有序開展，也方便文書檔案的后期查閱和使用。

3）創(chuàng)新文書檔案收集管理模式。21世紀以來，，美術(shù)館的發(fā)展出現(xiàn)了很大的變化，傳統(tǒng)的制度大多得到了創(chuàng)新和發(fā)展，所以在進行辦公室文書檔案收集和歸納時，也需要對其管理模式進行創(chuàng)新。美術(shù)館的領(lǐng)導(dǎo)者需要對相關(guān)的文件進行創(chuàng)新，對辦公室文件檔案管理工作的原則和管理模式進行創(chuàng)新，針對當(dāng)前美術(shù)館發(fā)展的新形勢，對于文書檔案管理工作中的常見問題進行分析，增強管理模式的科學(xué)性和有效性，對辦公室的文書檔案收集和歸納工作進行輔助，保證美術(shù)館辦公室文書檔案收集管理工作的有效開展。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作是現(xiàn)代美術(shù)館辦公室的主要工作內(nèi)容，對于美術(shù)館的發(fā)展至關(guān)重要，因此在當(dāng)前的辦公室管理工作中，需要對文書檔案的收集和歸納工作進行創(chuàng)新和完善，促進美術(shù)館的管理工作

發(fā)展。

參考文獻

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