孫玲芳

摘 要：我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的影響，行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)極為激烈，在這種情況下美術(shù)館為了發(fā)展，紛紛進(jìn)行了管理上的創(chuàng)新，對(duì)管理模式和管理方法進(jìn)行了創(chuàng)新，加強(qiáng)了美術(shù)館的內(nèi)部控制，優(yōu)化內(nèi)部管理，制定更加科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。在美術(shù)館的管理工作中，辦公室管理也是其中十分重要的工作，辦公室的管理水平會(huì)影響到美術(shù)館內(nèi)部業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，對(duì)于美術(shù)館的內(nèi)部管理也會(huì)產(chǎn)生重要影響，而在辦公室管理工作中，文書(shū)檔案的收集與歸檔是其中最基礎(chǔ)的工作，但是目前很多美術(shù)館都沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行足夠的重視，使其在開(kāi)展過(guò)程中存在很多問(wèn)題。所以本文就以美術(shù)館的辦公室為例，對(duì)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書(shū)檔案；收集；歸檔

辦公室是美術(shù)館內(nèi)部處理業(yè)務(wù)和提供服務(wù)的重要部門，辦公室的工作會(huì)對(duì)美術(shù)館的業(yè)務(wù)正常開(kāi)展和發(fā)展，產(chǎn)生重要影響，辦公室管理工作的水平也會(huì)影響到美術(shù)館的內(nèi)部管理水平。在辦公室的工作中，文書(shū)檔案收集與歸檔工作是其中最基礎(chǔ)也最重要的工作內(nèi)容，通過(guò)該工作能夠?qū)γ佬g(shù)館以往和當(dāng)前的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)以及出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行記錄和整理，并對(duì)其進(jìn)行有效的保管，方便美術(shù)館管理者在后期進(jìn)行利用。但是辦公室的文書(shū)檔案收集和歸檔工作還是一份十分枯燥的工作，在該過(guò)程中，工作人員可能會(huì)由于工作枯燥，導(dǎo)致工作積極性降低，責(zé)任感降低，從而引發(fā)一系列的問(wèn)題。因此對(duì)于美術(shù)館來(lái)說(shuō)，需要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重視。

1 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔的重要性

1）有利于辦公室其他工作的開(kāi)展。辦公室的文書(shū)檔案管理工作是辦公室工作中十分基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，也是辦公室職能的重要體現(xiàn)，通過(guò)開(kāi)展文書(shū)檔案的手機(jī)和管理工作，能夠?yàn)檗k公室其他工作的正常開(kāi)展提供便利，從而推動(dòng)辦公室其他工作的高效開(kāi)展。在美術(shù)館的辦公室工作中，回收檔案的收集與歸檔工作，主要是對(duì)美術(shù)館內(nèi)部藝術(shù)品資料的收集和歸檔，這是美術(shù)館內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是美術(shù)館辦公室的主要工作內(nèi)容，在完成該工作之后，工作人員才能夠有更多的精力處理辦公室的其他業(yè)務(wù)，使辦公室能夠正常運(yùn)行。

2）記錄單位的發(fā)展歷程。辦公室文書(shū)檔案的收集和歸檔，主要是對(duì)美術(shù)館的發(fā)展資料進(jìn)行收集歸檔，收集更加全面的發(fā)展資料，對(duì)其進(jìn)行整理，能夠更好的記錄美術(shù)館的發(fā)展歷程，這些資料中包括了其創(chuàng)始階段資料、藝術(shù)品資料和人力資源資料等，而辦公室在對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔整理的過(guò)程中，就是對(duì)美術(shù)館發(fā)展歷程的回顧，從而為工作人員的資料查閱和使用提供便利。美術(shù)館的辦公室文書(shū)檔案管理工作，在正常開(kāi)展之后，就能夠?qū)λ囆g(shù)品的相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，這樣在后期進(jìn)行美術(shù)館內(nèi)藝術(shù)品的維護(hù)和管理時(shí)，就能夠根據(jù)整理的文書(shū)檔案資料準(zhǔn)確找到藝術(shù)品，并對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性的維護(hù)。

3）為管理者的決策提供依據(jù)。辦公室的文書(shū)檔案中包括了美術(shù)館的發(fā)展歷程和業(yè)務(wù)狀況，這些資料比較詳盡，在對(duì)其進(jìn)行收集和歸檔之后，領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行決策時(shí)，就能夠通過(guò)對(duì)那些能收檔案的分析，掌握美術(shù)館的實(shí)際運(yùn)行情況，從而制定科學(xué)的決策。

2 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔存在的問(wèn)題

1）重視程度不足。當(dāng)前美術(shù)館的文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，最首要的問(wèn)題就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視程度不足，當(dāng)前很多美術(shù)館對(duì)于辦公室文書(shū)檔案工作都并不重視，認(rèn)為美術(shù)館在發(fā)展的過(guò)程中，提高經(jīng)濟(jì)效益是發(fā)展的首要目標(biāo)，而辦公室的文書(shū)檔案收集與歸檔工作，卻不會(huì)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，所以很多領(lǐng)導(dǎo)就對(duì)其進(jìn)行了忽視。目前美術(shù)館的辦公室文書(shū)檔案收集與歸納工作中，管理者并沒(méi)有建立完善的辦公室文書(shū)檔案管理工作的規(guī)章制度，很多的文書(shū)檔案資料仍然以紙質(zhì)資料的方式呈現(xiàn)和保管，工作的信息化程度比較低，對(duì)這些文書(shū)檔案的整理歸納頻率也比較低，導(dǎo)致了文書(shū)檔案資料保存比較混亂，在查閱和使用時(shí)，難以準(zhǔn)確找到需要的資料。

2）管理人員的管理意識(shí)差。目前我國(guó)很多的美術(shù)館的辦公室文書(shū)檔案管理人員，對(duì)于這些文書(shū)檔案的管理意識(shí)仍然比較差，認(rèn)為管理工作的內(nèi)容就是在檔案室內(nèi)進(jìn)行清理和文件整理，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，找不到工作的重點(diǎn)，導(dǎo)致了文書(shū)檔案保管不到位。目前美術(shù)館到辦公室文書(shū)檔案管理工作中，由于管理人員的工作不到位，使得其中很多的文件檔案出現(xiàn)了破損和丟失，重要文件和其他的常規(guī)文件混合在一起進(jìn)行保存，主次不分，使得美術(shù)館工作人員在調(diào)用文件時(shí)出現(xiàn)效率低下的情況，影響美術(shù)館其他工作的高效

開(kāi)展。

3）工作不全面。美術(shù)館的文書(shū)檔案收集與歸納工作中，工作不全面的問(wèn)題也是其中比較常見(jiàn)的問(wèn)題，美術(shù)館內(nèi)的文書(shū)檔案主要是館內(nèi)藝術(shù)品的資料，這些資料的來(lái)源比較廣泛，而且數(shù)量繁多，這要求工作人員花費(fèi)更多的時(shí)間和精力，可是美術(shù)館內(nèi)部的辦公室文書(shū)檔案收集與管理工作的工作人員人數(shù)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較少，使得工作人員在工作的過(guò)程中會(huì)面臨十分巨大的工作壓力，難以有效保證管理工作的質(zhì)量和效率，使得文書(shū)檔案收集和歸檔工作不全面。

3 美術(shù)館辦公室文書(shū)檔案收集與管理的策略

1）強(qiáng)化文書(shū)檔案工作人員的管理意識(shí)。在美術(shù)館辦公室文書(shū)檔案收集歸納管理工作中，想要切實(shí)提高管理工作的質(zhì)量和效率，就必須要強(qiáng)化辦公室的文書(shū)檔案管理人員的管理意識(shí)，要讓工作人員認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)其對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視。美術(shù)館可以定期開(kāi)展文書(shū)檔案管理的相關(guān)講座，聘請(qǐng)專業(yè)的文書(shū)檔案管理專家對(duì)工作人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提高工作人員的工作專業(yè)能力和素質(zhì)，還要組織對(duì)其的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力，更新其工作理念，提高其專業(yè)技能。當(dāng)前美術(shù)館的文書(shū)檔案收集和歸納工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不斷增強(qiáng)，該工作的信息化水平提高，所以美術(shù)館的領(lǐng)導(dǎo)還需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息化培訓(xùn)，使其能夠掌握并熟練應(yīng)用各種專業(yè)化的技術(shù)開(kāi)展工作。

2）完善辦公室文書(shū)檔案收集歸納制度。高效的辦公室文書(shū)檔案管理工作需要有完善的制度作為保障，所以在美術(shù)館的辦公室文書(shū)檔案管理工作中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)首先需要對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善，對(duì)其中的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)、工作原則和工作人員的規(guī)范等進(jìn)行明確，使工作人員在工作的過(guò)程中，能夠得到有效的約束，保證工作的規(guī)范性。另外，制度中還需要對(duì)文書(shū)檔案的相關(guān)管理工作進(jìn)行規(guī)范，對(duì)文書(shū)檔案收集工作的要求進(jìn)行細(xì)化，保證工作的有序開(kāi)展，也方便文書(shū)檔案的后期查閱和使用。

3）創(chuàng)新文書(shū)檔案收集管理模式。21世紀(jì)以來(lái)，，美術(shù)館的發(fā)展出現(xiàn)了很大的變化，傳統(tǒng)的制度大多得到了創(chuàng)新和發(fā)展，所以在進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案收集和歸納時(shí)，也需要對(duì)其管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。美術(shù)館的領(lǐng)導(dǎo)者需要對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)辦公室文件檔案管理工作的原則和管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，針對(duì)當(dāng)前美術(shù)館發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行分析，增強(qiáng)管理模式的科學(xué)性和有效性，對(duì)辦公室的文書(shū)檔案收集和歸納工作進(jìn)行輔助，保證美術(shù)館辦公室文書(shū)檔案收集管理工作的有效開(kāi)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作是現(xiàn)代美術(shù)館辦公室的主要工作內(nèi)容，對(duì)于美術(shù)館的發(fā)展至關(guān)重要，因此在當(dāng)前的辦公室管理工作中，需要對(duì)文書(shū)檔案的收集和歸納工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善，促進(jìn)美術(shù)館的管理工作

發(fā)展。

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