葉巧玲
[摘要]企業(yè)的內(nèi)部控制也是一個(gè)自我免疫的系統(tǒng)。維護(hù)好這個(gè)系統(tǒng),讓內(nèi)部控制系統(tǒng)更好地發(fā)揮它的作用。企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可能是由不完善的內(nèi)部控制導(dǎo)致的不合理的融資、不合理的財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)或者不完善的資本資產(chǎn)管理方式等原因共同引發(fā)的。本文探討中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題和可能導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。從理論研究和實(shí)地調(diào)查兩個(gè)方面入手,尋找中小企業(yè)內(nèi)部控制中存在的問題,以及可能引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),尋找解決的途徑。
[關(guān)鍵詞]中小企業(yè);內(nèi)部控制;財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)有必然的聯(lián)系,內(nèi)部控制的不完善會增加風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)大多產(chǎn)生于內(nèi)部控制不完善的企業(yè)的籌資、投資、資金回收及收益分配等各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營的過程。因?yàn)橛胁淮_定因素,財(cái)務(wù)收益可能會與預(yù)期收益發(fā)生偏離,導(dǎo)致?lián)p失,引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。
構(gòu)建良好的企業(yè)內(nèi)部控制離不開內(nèi)部控制方式的具體運(yùn)用。企業(yè)的內(nèi)部控制方式向我們展示了一個(gè)企業(yè)如何對它的內(nèi)部控制內(nèi)容進(jìn)行控制。一般包括:不相容的職務(wù)要相互分離、授權(quán)批準(zhǔn)之間要進(jìn)行控制、會計(jì)系統(tǒng)的控制、財(cái)務(wù)保全的控制、內(nèi)部報(bào)告的控制、電子信息系統(tǒng)的控制等(樓德華,2004)。由于各個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制要素是抽象的,框架性的東西。所以,必須要結(jié)合各種具體的內(nèi)部控制方式才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。
一、理論分析
內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)系:
企業(yè)的內(nèi)部控制與企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理雖然屬于不同的概念,但是這兩者之間也有一些共同性。
(一)內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)一致
利潤最大化是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要目標(biāo),也是內(nèi)部控制創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值的體現(xiàn)??梢姡咦罱K都是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的價(jià)值最大化,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的收益目標(biāo)和預(yù)期的利潤。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理也離不開有效的內(nèi)部控制制度建設(shè)。
(二)內(nèi)控制度制定依據(jù)主要是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)是防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。企業(yè)設(shè)置內(nèi)部控制制度也是為了更好地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。企業(yè)通過已有的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)來制定企業(yè)的內(nèi)部控制制度,這樣就把握了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的關(guān)鍵點(diǎn),可以有效地降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。所以,已經(jīng)出現(xiàn)過的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可以成為完善內(nèi)部控制的依據(jù)。
(三)內(nèi)部控制體系是防范企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的保障
企業(yè)建立有效的內(nèi)部控制體系不僅可以提高企業(yè)的運(yùn)營效率也可以預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。從這個(gè)方面來說,內(nèi)部控制體系對于企業(yè)防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)而言,起到了保護(hù)的作用。只有企業(yè)建立了合理可靠的內(nèi)控體系,并且按照內(nèi)控體系要求運(yùn)行,才能達(dá)到防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)安全的目的。
二、中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
(一)內(nèi)部控制理念方面
中小企業(yè)的經(jīng)營管理者對于內(nèi)控的態(tài)度對內(nèi)控執(zhí)行效率有著重要的影響。如果其對內(nèi)控的態(tài)度積極,則能夠引導(dǎo)企業(yè)整體重視內(nèi)控工作的落實(shí)到位。在訪談中發(fā)現(xiàn),一些中小企業(yè)的老板對于內(nèi)部控制并不是很了解,管理層對于內(nèi)控的認(rèn)識不夠深刻,使得企業(yè)置于一個(gè)內(nèi)控缺失的狀態(tài)。同時(shí)發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)的員工內(nèi)控的勝任能力相對不強(qiáng),這影響了內(nèi)控的制度運(yùn)行。從組織機(jī)構(gòu)看,中小企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)相對開放,有利于做好內(nèi)控的組織機(jī)構(gòu)安排。但是,中小企業(yè)也面臨著權(quán)利和責(zé)任劃分不清楚的尷尬境地。
(二)風(fēng)險(xiǎn)來源方面
在風(fēng)險(xiǎn)評估方面,中小企業(yè)當(dāng)前面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)可能來自于市場競爭的加劇。由于中小企業(yè)缺乏有效的競爭優(yōu)勢,這是其一大弱點(diǎn)。當(dāng)面對國際國內(nèi)經(jīng)營環(huán)境變化時(shí),中小企業(yè)的應(yīng)變能力相對于大中型企業(yè)而言,是非常薄弱的。同時(shí),一些中小企業(yè)在聘用新員工以后,員工得不到培訓(xùn)也容易造成人才流失。由于人力資源工作沒有得到很好的落實(shí),缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,也無法激發(fā)員工的熱情。再則,中小企業(yè)在決策過程中隨意性比較強(qiáng),缺乏合理科學(xué)的評估也是一個(gè)不容忽視的問題。同樣不可忽視的還有中小企業(yè)的壞賬風(fēng)險(xiǎn),這個(gè)問題處理不好將給中小企業(yè)的生存發(fā)展帶來了較大困難。
(三)風(fēng)險(xiǎn)控制方面
中小企業(yè)在簽訂合約時(shí)候,往往存在合約缺乏,合約不當(dāng),合約期短等弱點(diǎn)。同時(shí)也發(fā)現(xiàn),在職責(zé)劃分,實(shí)物控制和不相容職務(wù)分離以及授權(quán)與批準(zhǔn)方面,中小企業(yè)或多或少的,都存在相應(yīng)的問題。需要進(jìn)一步探討解決的方法。在職務(wù)分離方面,沒有做到員工之間可以互相檢查,防止舞弊。中小企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)職能不太完善,沒有做好定期的盤點(diǎn)工作,其管理控制方法也不太科學(xué),所以無法做好內(nèi)部監(jiān)督的工作。
(四)財(cái)務(wù)監(jiān)督方面
在調(diào)查中也發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)對于自身的財(cái)務(wù)報(bào)告出現(xiàn)重大偏離的時(shí)候,往往不會對報(bào)告提出質(zhì)疑。也沒有及時(shí)地利用外部審計(jì)的溝通來驗(yàn)證內(nèi)部信息的正確性。
三、中小企業(yè)內(nèi)控問題引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
(一)控制環(huán)境不佳引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
中小企業(yè)的管理層由于其自身的學(xué)歷往往較低,所以并不把內(nèi)部控制置于一個(gè)重要地位。這對于企業(yè)各個(gè)部門開展內(nèi)部控制工作較為不利。沒有一個(gè)明確做好內(nèi)部控制的目標(biāo),中小企業(yè)中的各種資源就得不到充分利用,內(nèi)控工作也無法真正落實(shí)到位。一些必要的內(nèi)控措施也未必可以真正被執(zhí)行。這種來自于管理層的不重視,對企業(yè)的內(nèi)控設(shè)置的打擊相當(dāng)大。內(nèi)部控制意識的缺乏容易導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不及時(shí)被發(fā)現(xiàn),造成不良后果。
(二)風(fēng)險(xiǎn)評估不足引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
通過對企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)的不同評估,企業(yè)可以達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)與控制的平衡。做好風(fēng)險(xiǎn)評估工作,企業(yè)需要對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評級,并采取相應(yīng)的解決方法。
風(fēng)險(xiǎn)評估就是為了分析和辨認(rèn)實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。從風(fēng)險(xiǎn)評估看,中小企業(yè)當(dāng)前面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)可能來自于市場競爭的加劇。由于中小企業(yè)缺乏有效的競爭優(yōu)勢,其應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的評估不足,難以針對不同的風(fēng)險(xiǎn)合理地進(jìn)行評估,容易引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題。中小企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中,由于沒有一系列科學(xué)有效的風(fēng)險(xiǎn)評估體系,容易出現(xiàn)經(jīng)營決策失誤。而企業(yè)的經(jīng)營決策將對企業(yè)的生存發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。中小企業(yè)在制定財(cái)務(wù)決策時(shí),沒有依據(jù)科學(xué)的財(cái)務(wù)分析方法,憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn),主觀判斷或者是企業(yè)家的個(gè)人想法,這樣的決策往往帶有很強(qiáng)的不確定性,容易引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。endprint
中小企業(yè)針對財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與控制的平衡問題,難以制定合理有效的風(fēng)險(xiǎn)評級并采取相應(yīng)的解決方案是其引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的又一個(gè)重要原因。
(三)控制活動(dòng)不當(dāng)引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
控制活動(dòng)主要是中小企業(yè)為了確保管理指令能夠有效實(shí)施而制定的各種政策和程序,這貫穿到了企業(yè)的各個(gè)階層和所有職能部門。有了各種控制活動(dòng),可以使企業(yè)的內(nèi)部控制具體化,便于理解和可操作。但中小企業(yè)由于制定良好的政策和程序,其控制活動(dòng)設(shè)計(jì)不科學(xué),容易引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如:中小企業(yè)在簽訂合約時(shí)候,往往存在合約缺乏,合約不當(dāng),合約期短等問題。同時(shí)也發(fā)現(xiàn),在職責(zé)劃分,實(shí)物控制和不相容職務(wù)分離以及授權(quán)與批準(zhǔn)方面,中小企業(yè)或多或少的,都存在相應(yīng)的問題。從上述控制活動(dòng)不當(dāng)?shù)氖吕形覀兛梢园l(fā)現(xiàn),這些不合理,不科學(xué)的控制活動(dòng)會引發(fā)財(cái)務(wù)關(guān)系不明確的問題。而財(cái)務(wù)關(guān)系混亂,沒有可靠負(fù)責(zé)的責(zé)任劃分,容易加劇各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
(四)信息與溝通不暢引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
圍繞在控制活動(dòng)周圍的是信息與溝通系統(tǒng)。企業(yè)在日常經(jīng)營活動(dòng)中必須從外界獲取并向外界傳遞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的相關(guān)信息。而信息的傳遞相應(yīng)就離不開溝通。在這方面,會計(jì)系統(tǒng)又是信息和溝通過程中最重要的要素。
在實(shí)地調(diào)查中發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)無法做到及時(shí)、可靠地對外披露信息。中小企業(yè)對競爭對手的信息收集工作不太重視,也沒有特別關(guān)注政府相關(guān)部門對于企業(yè)發(fā)展方面的政策信息,對于顧客的信息反饋工作也沒有很好地落。由于對外部信息收集的不重視,中小企業(yè)在投資決策,融資決策以及經(jīng)營決策方面發(fā)生偏差,容易引發(fā)其他財(cái)務(wù)問題。由于中小企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)較為不完善,其會計(jì)信息質(zhì)量較為低下,會計(jì)信息混亂,容易產(chǎn)生財(cái)務(wù)造假事件,這對于中小企業(yè)合理規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是相當(dāng)不利的。
(五)內(nèi)部監(jiān)督不到位引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
在調(diào)查中發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)對于自身的財(cái)務(wù)報(bào)告出現(xiàn)重大偏離的時(shí)候,往往不會對報(bào)告提出質(zhì)疑。也沒有及時(shí)地利用外部審計(jì)的溝通來驗(yàn)證內(nèi)部信息的正確性。中小企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)職能不太完善,許多企業(yè)沒有內(nèi)部審計(jì)這個(gè)環(huán)節(jié)。調(diào)查中發(fā)現(xiàn),許多小企業(yè)沒有做好存貨的定期盤點(diǎn)工作,企業(yè)賬目混亂。中小企業(yè)的管理控制方法也不太科學(xué)。由于中小企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督不到位,容易引發(fā)融資方式不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。分析發(fā)現(xiàn),這些企業(yè)普遍還存在財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)不合理,資本資產(chǎn)管理不善以及投資方式不科學(xué)等風(fēng)險(xiǎn)。
四、完善中小企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
中小企業(yè)的內(nèi)部控制制度是多層次,多體系的一個(gè)系統(tǒng)工程。其總體目標(biāo)是防范和控制風(fēng)險(xiǎn),創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。其具體目標(biāo)是由企業(yè)不同層面的控制者的具體要求構(gòu)成的。實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制不僅僅只是企業(yè)管理層的任務(wù)也是每一個(gè)員工的任務(wù)。做好內(nèi)部控制的制度設(shè)計(jì),必須要實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)的控制和職能崗位的分工控制。從組織架構(gòu)看,中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)也設(shè)立戰(zhàn)略發(fā)展委員會,審計(jì)委員會,薪酬與考核委員會以及監(jiān)事會等部門。同時(shí)做好權(quán)責(zé)的劃分,做到各個(gè)部門的互相牽制,權(quán)利制約與平衡。要做好崗位的分工控制工作。中小企業(yè)就要做到業(yè)務(wù)經(jīng)辦,會計(jì)記錄以及資產(chǎn)保管的分離控制。同時(shí)相關(guān)的審核監(jiān)督工作也必不可少。通過以下具體內(nèi)控制度的設(shè)計(jì),中小企業(yè)可以擁有完善的基本內(nèi)部控制體系,強(qiáng)化內(nèi)部控制制度,達(dá)到防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的目的。
(一)授權(quán)審批控制
針對完善企業(yè)的授權(quán)審批控制制度。企業(yè)要對授權(quán)時(shí)機(jī)、授權(quán)期限、授權(quán)形式、控制方式方面做好設(shè)計(jì)工作。因事設(shè)職,根據(jù)員工能力進(jìn)行授權(quán)。授權(quán)完成后企業(yè)需要明確授權(quán)事項(xiàng)的任務(wù)目標(biāo)是否達(dá)到,職責(zé)范圍是否明確,職責(zé)界限是否清晰和內(nèi)容是否完善。特別需要注意的是:不要越權(quán)授權(quán)。這就需要企業(yè)管理者掌握授權(quán)的度。也要對被授權(quán)人進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督。授權(quán)最好通過書面形式,盡量避免出現(xiàn)口頭授權(quán),不然對于工作開展是不利的。同時(shí)人力資源部門應(yīng)該對財(cái)務(wù)部的崗位分工進(jìn)行監(jiān)督檢查,對其效果進(jìn)行調(diào)查評估,做好崗位分工效果評價(jià)工作。做好這些工作,對于預(yù)防中小企業(yè)中常見的資金管理風(fēng)險(xiǎn),存貨管理風(fēng)險(xiǎn)而言是有很大幫助的。為防范企業(yè)內(nèi)部人員監(jiān)守自盜等行為的發(fā)生,針對最容易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的資金項(xiàng)目,企業(yè)應(yīng)該明確資金業(yè)務(wù)管理的部門及其崗位職責(zé)權(quán)限,確保辦理資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離,相互制約和監(jiān)督。
(二)會計(jì)系統(tǒng)控制
企業(yè)需要確保會計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的科學(xué)合理,為了確保會計(jì)檔案的安全完整,為了保證會計(jì)信息工作的順利開展,需要有完善的會計(jì)控制系統(tǒng)。會計(jì)信息系統(tǒng)崗位設(shè)置可以包括:財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部主管、系統(tǒng)管理員、會計(jì)核算崗位、出納、稽核、會計(jì)檔案管理等崗位。要提供財(cái)務(wù)工作效率,工作質(zhì)量,確保信息的真實(shí)可靠,就需要對會計(jì)人員進(jìn)行控制,對會計(jì)科目設(shè)置,會計(jì)憑證控制,會計(jì)賬簿控制,財(cái)務(wù)報(bào)表控制以及會計(jì)復(fù)核控制等方面做好控制。會計(jì)信息的精確與否對于企業(yè)能否做出正確的投資,經(jīng)營,籌資決策有重大意義。中小企業(yè)也相應(yīng)地可以預(yù)防投資風(fēng)險(xiǎn),籌資風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
(三)財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制
中小企業(yè)要做好財(cái)產(chǎn)的記錄與監(jiān)督工作,這樣才能對財(cái)產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)和控制。對于實(shí)物的保管,需要做到限制無關(guān)人員對實(shí)物的接觸和處置。除此之外,針對資產(chǎn)的投保工作,要特別注重定期盤點(diǎn)實(shí)物資產(chǎn),做到賬實(shí)的核對。企業(yè)在授權(quán)批準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)時(shí),崗位的職責(zé)劃分是相當(dāng)重要的。當(dāng)然,采購時(shí)期的授權(quán)審批制度設(shè)計(jì)也是很有用的。貨物采購到以后,在驗(yàn)收與保管方面需要設(shè)立存貨驗(yàn)收權(quán)責(zé)單位。中小企業(yè)如果可以建立存貨信息傳遞體系,這對確保存貨信息可靠準(zhǔn)確是至關(guān)重要的。
(四)全面預(yù)算控制
編制預(yù)算的審定程序必須嚴(yán)格按照授權(quán)批準(zhǔn)程序辦理。相關(guān)的預(yù)算責(zé)任要落實(shí)到部門和個(gè)人。企業(yè)對預(yù)算執(zhí)行的授權(quán)以及預(yù)算執(zhí)行過程要進(jìn)行到位的監(jiān)督。預(yù)算執(zhí)行時(shí)要對其出現(xiàn)的差異進(jìn)行分析,也要做好預(yù)算的審計(jì)工作,調(diào)整好預(yù)算,做好預(yù)算的考核工作。針對預(yù)算出現(xiàn)的差異要進(jìn)行分析。針對現(xiàn)金的使用要建立相關(guān)預(yù)警指標(biāo)。具體來說,企業(yè)可以通過建立基本現(xiàn)金流量指數(shù),營業(yè)現(xiàn)金流量償債貢獻(xiàn)率等指標(biāo)比率為標(biāo)準(zhǔn)來做好對預(yù)算工作的控制。在日常經(jīng)營活動(dòng)中,公司要計(jì)算其實(shí)際經(jīng)營狀況中的預(yù)算執(zhí)行預(yù)警指標(biāo)體系,保證預(yù)算執(zhí)行偏差預(yù)警的準(zhǔn)確性。為了保證預(yù)算內(nèi)部審計(jì)實(shí)施的工作效果,關(guān)注預(yù)算執(zhí)行的效率,企業(yè)要對預(yù)算進(jìn)行考核與評估。對于考核的結(jié)果,做好激勵(lì)與懲罰工作。通過設(shè)置預(yù)算控制,可以降低企業(yè)的投資風(fēng)險(xiǎn)。
(五)運(yùn)營分析控制
通過建立運(yùn)營情況分析制度,可以有效的做好企業(yè)的運(yùn)營分析控制。要做好定期的運(yùn)營情況分析工作,中小企業(yè)的管理層需要收集企業(yè)生產(chǎn)、購銷、籌資、投資方面的信息。針對采購工作,確立采購崗位責(zé)任制度,授權(quán)審批制度,業(yè)務(wù)登記制度,以及采購預(yù)算管理辦法。針對投資管理,需要做好投資的可行性研究,評估與決策管控規(guī)范,投資執(zhí)行管控規(guī)范以及投資處置管控規(guī)范。在做好籌資規(guī)范時(shí),要對籌資業(yè)務(wù),籌資授權(quán)批準(zhǔn),籌資決策審批以及籌資文件管理都相應(yīng)地做好相關(guān)工作。這些工作可以有效地提高資金的運(yùn)營效率,降低營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)。針對銷售環(huán)節(jié),為了提高銷售環(huán)節(jié)的效率,企業(yè)要確立銷售業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制度,收款業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制度,銷售客戶信用管理制度以及銷售的授權(quán)審批制度。endprint