陳青龍

摘 要：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。它是前人傳給后人的一份寶貴遺產(chǎn)，是歷史留給未來(lái)的一筆無(wú)價(jià)資源。新的歷史時(shí)期，新的工作需要，如何做好檔案管理工作顯得更加重要。檔案管理工作做好了，一方面為單位科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提升單位在社會(huì)中的影響力和信譽(yù)度，另一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解單位工作開(kāi)展情況，適時(shí)調(diào)整工作思路提供準(zhǔn)確依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理制度；管理措施

檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。全面提高檔案管理者的素質(zhì)，在企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，檔案管理工作人員作為有效聯(lián)系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質(zhì)具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質(zhì)，這樣不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，還能使檔案管理人員通過(guò)熟悉檔案管理工作的流程，加強(qiáng)開(kāi)展檔案管理工作。因此，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理一定要嚴(yán)格把好人才關(guān)，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平的考核力度，這樣才能為檔案管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

健全制度，不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門(mén)，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。干部人事檔案材料收集的基本要求是：主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問(wèn)題很多。首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

開(kāi)展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第要給檔案專(zhuān)業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專(zhuān)業(yè)水平；給檔案專(zhuān)業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足。要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)學(xué)科知識(shí)的補(bǔ)充和更新。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

增新檔案資料整合收錄工作、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息化管理。要想切實(shí)提高檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設(shè)備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、資料輸出的合理化。雖然大家熟知標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機(jī)檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來(lái)作為保護(hù)好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開(kāi)發(fā)資源，收集和整合更多有價(jià)值的資料，來(lái)滿足當(dāng)今企業(yè)對(duì)檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開(kāi)發(fā)與利用作為重點(diǎn)工作，作為目標(biāo)工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營(yíng)養(yǎng)資源，所以定期存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，增新有價(jià)值的信息儲(chǔ)存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。

創(chuàng)新服務(wù)手段要充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息手段提高服務(wù)質(zhì)量，給檔案使用者提供主動(dòng)、多元化、開(kāi)放型的服務(wù)，實(shí)行多形式、多渠道拓展服務(wù)方式可以有效提高服務(wù)質(zhì)量。建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索。數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類(lèi)、檢索和查詢。

創(chuàng)新對(duì)利用者的研究檔案的整理工作不是僅僅為了保存，而是對(duì)其價(jià)值的利用。如何通過(guò)檔案的整理提高檔案的利用率，就應(yīng)該研究利用者信息利用的預(yù)測(cè)能力和利用率。而且這種研究應(yīng)該具有前瞻性，對(duì)未來(lái)檔案利用者利用率的前瞻性可以最大化提高檔案的利用率。掃清各種障礙，提高檔案的利用率和利用價(jià)值，更好地為使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)。

樹(shù)立檔案主動(dòng)服務(wù)的思想觀念一個(gè)機(jī)關(guān)或者部門(mén)的檔案管理是其發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作，極其重要，工作中會(huì)有許多的知識(shí)和技術(shù)，是一項(xiàng)具有廣泛社會(huì)性的工作。工作人員應(yīng)該通過(guò)各種途徑獲得檔案工作豐富的知識(shí)，要通過(guò)各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識(shí)，使大多數(shù)員工都能體會(huì)到和認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且配合檔案管理人員積極做好檔案管理的相關(guān)工作。擴(kuò)大檔案工作的知名度和社會(huì)滲透力，使更多的人員重視檔案工作，并積極支持和參與。

轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)目前，檔案管理工作越來(lái)越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時(shí)，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案管理人員更加要緊跟時(shí)代的步伐，努力改變舊的傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，自覺(jué)提高自身的綜合素質(zhì)和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化建設(shè)才能獲得保障。信息化檔案管理在促進(jìn)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)與應(yīng)用的同時(shí)，還為社會(huì)提供了更多的資源和服務(wù)。在工作中，必須重視信息化的建設(shè)，推動(dòng)和促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。endprint