仝西磊

【摘要】本文對大屯公司辦公室信息化管理工作現(xiàn)狀進行了研究，就完善辦公室信息化流程、持續(xù)提升企業(yè)辦公室信息化管理水平進行了思考。

【關鍵詞】辦公信息化 信息化管理

一、大屯公司辦公室信息化管理工作的現(xiàn)狀及難點

大屯公司是中煤集團下屬控股子公司，經(jīng)過多年的發(fā)展目前已經(jīng)建立了較為完善的信息化管理應用流程，建立了公司自己的內、外部網(wǎng)站，并推行使用了OA自動化辦公系統(tǒng)。

1.目前已取得的成績有：

一是系統(tǒng)應用以組織機構為基礎，實現(xiàn)了工作和權限的分配?！安块T一崗位一人員”管理模式貼近現(xiàn)實，人事變動和機構調整應變自如，保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和完整。

二是建立了完整的表單開發(fā)應用環(huán)境。如圖2所示，可定制、設計、增強適合各種需要的表單應用，自定義各種業(yè)務表單，根據(jù)個人權限、業(yè)務確定流程。工作流程支持多種歸檔、辦理方式，支持多個辦理人及辦理權限選擇和控制。

三是實現(xiàn)了通用的全文檢索功能，提供關鍵字快速定位查詢應用，提供系統(tǒng)范圍內的跨模塊查詢及統(tǒng)計，支持精確匹配與模糊查詢。實現(xiàn)查詢及統(tǒng)計條件公式化應用，一次定義重復使用，并可授權給不同人員使用指定的查詢及統(tǒng)計條件，確保數(shù)據(jù)安全；支持統(tǒng)計結果報表輸出。

四是實現(xiàn)了痕跡保留、系統(tǒng)日志和版本控制功能，修改人及修改日期時間記錄并自動顯示。公文流轉及流程處理以及各類文件的操作過程具有日志記錄功能，為系統(tǒng)的安全管理及維護提供科學的保障和依據(jù)。

五是采用多級安全保障措施，按部門-崗位-人員不同級別進行工作分配和操作權限設置，確保所有工作和各類文件的完整與安全。另外大屯公司設有信息中心專業(yè)技術部門和人員，可以根據(jù)需要隨時對系統(tǒng)進行維護，為信息化辦公安全提供了又一道保障。

2.存在的問題：

一是信息化應用總體水平較低，程序通用化的被動接受阻礙了企業(yè)文化的發(fā)展。一方面一些模塊功能大量閑置，辦公人員只對日常工作涉及的功能熟悉。另一方面辦公室還存在的一些手工臺賬，占用了大量的人力資源和辦公資源。特定工作還需要人工辦理，例如會議提醒等，沒有實現(xiàn)桌面化、可視化；通用化的程序模塊不能體現(xiàn)企業(yè)文化底蘊，激發(fā)企業(yè)活力要求辦公系統(tǒng)的差異化和個性化。

二是存在信息孤島，公司知識共享平臺尚未充分利用起來，數(shù)據(jù)得不到充分利用與分享。目前大屯公司的檔案管理還沒有和OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)完全對接，檔案歸檔、立卷等大量工作還需要人工處理，檔案資源還沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，檔案借閱、調用等還停留在人工管理階段。

三是OA系統(tǒng)許多功能還沒有開發(fā)利用，絕大多數(shù)應用停留在操作級效率的提升方面，系統(tǒng)的使用、操作人員缺乏對系統(tǒng)功能的開發(fā)利用能力。企業(yè)管理缺乏利用信息技術提高管理再造的能力、意識和實際效果。

二、提升國有企業(yè)辦公室信息化管理的幾點思考

1.提高工作人員信息化系統(tǒng)的開發(fā)應用能力，融入企業(yè)文化特色，以辦公系統(tǒng)的差異化和個性化，提升企業(yè)運轉效率。開展信息化軟件應用、管理培訓，消除工作人員對辦公自動化系統(tǒng)的抵觸情緒，持續(xù)提升軟件使用人員的應用能力。實現(xiàn)工作人員由系統(tǒng)軟件的操作層級向開發(fā)利用層級轉變，提升辦公系統(tǒng)的使用效率和辦公效率。

2.充分利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)功能，發(fā)揮現(xiàn)有投入的效益最大化。目前辦公系統(tǒng)各模塊功能的有效利用率仍較低，這就要求我們要利用辦公系統(tǒng)現(xiàn)有資源，開發(fā)利用相關模塊，逐步減少手工臺賬，快速響應業(yè)務辦公需求，降低企業(yè)投資成本和提高辦公效率。

3.推進辦公系統(tǒng)的差異化和個性化管理，突出企業(yè)管理理念。以企業(yè)文化為背景設計靈活的流程和顯示方式，實現(xiàn)人性化管理。完善可視化流程配置，實現(xiàn)更加直觀的桌面化任務管理、圖形化管理、圖形化流程監(jiān)控；以更加人性化的管理、豐富的醒目顏色應用和必要的人文關懷，提升企業(yè)凝聚力。

4.利用辦公室信息化辦公系統(tǒng)實現(xiàn)流出再造，提升企業(yè)績效。目前國有企業(yè)大部分的管理模式采用的是金字塔式職能型管理模式，管理層級多、成本高。在企業(yè)管理信息化的過程中，必定伴隨著組織架構的重組和流程的重新設計。分析和重新設計原有流程，將分散在各個部門的流程整合成單一流程，刪除流程中不合理的環(huán)節(jié)，盡量縮短流程的運行環(huán)節(jié)，最后將優(yōu)化的流程固化在信息系統(tǒng)中。如圖3所示。通過信息系統(tǒng)，以固化的流程將企業(yè)內部業(yè)務資源集成，使其協(xié)調發(fā)揮功能，從而實現(xiàn)整體的工作績效提升。

5.消除企業(yè)信息孤島，推進檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接。當前在大屯公司檔案管理還沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，檔案管理獨立與辦公會辦公系統(tǒng)之外，成為信息孤島。每年各部門、單位需要進行人工立卷、歸檔等，工作量巨大。通過檔案信息化管理將提供分布式的文檔管理體系，伸縮性強，建立企業(yè)內部統(tǒng)一的檔案信息庫，可自由生成多種類的文件庫，實現(xiàn)一庫多應用及一庫多級文件夾功能，設置規(guī)范的流程和權限，滿足各類資料信息的管理和利用，能方便接收各類歸檔文件，實現(xiàn)集團對各二級單位檔案管理工作實施網(wǎng)上監(jiān)控，檔案資料借閱、歸還一鍵辦理，接受上級部門監(jiān)管實時同步，可為企業(yè)規(guī)范檔案管理、實施檔案監(jiān)管以及在節(jié)約人工成本、辦公成本等方面發(fā)揮巨大作用，同時大幅提高企業(yè)效率。如圖4所示。

三、結語

國有企業(yè)信息化管理作為國家戰(zhàn)略，正在國家機關、企事業(yè)單位持續(xù)推進。雖然當前在各單位信息化管理工作中存在著一些問題，但隨著國家和各企業(yè)單位的持續(xù)重視，未來幾年企業(yè)信息化管理工作將為企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略提供必要支撐。endprint