石志華

【摘要】信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，辦公室文員工作越來越重要。做好辦公室文員工作需要有終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。終身學(xué)習(xí)具有終身性、全民性、廣泛性等特點(diǎn)。終身學(xué)習(xí)啟示我們樹立終身教育思想，使學(xué)生學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)，更重要的是培養(yǎng)學(xué)生養(yǎng)成主動(dòng)的、不斷探索的、自我更新的、學(xué)以致用的和優(yōu)化知識(shí)的良好習(xí)慣。要有上進(jìn)心，懂得不斷地提高自己。

【關(guān)鍵詞】文職工作 終身學(xué)習(xí) 良好的心態(tài) 能力

1.辦公室文員工作概述

1.1簡(jiǎn)述檔案管理

檔案管理主要是記錄以往存檔的文件，合同，協(xié)議等。按照時(shí)間的順序進(jìn)行整理存檔。公司的人員來蓋公章，一定看是不是走了OA的系統(tǒng)程序或者是不是有加蓋公章的申請(qǐng)單，才可以加蓋公章。如果有人來借閱文件或合同，都要登記記錄。有時(shí)候因?yàn)楣ぷ餍枰獣?huì)跟財(cái)務(wù)部出差。

1.2熟練掌握辦公軟件的操作

辦公自動(dòng)化方面操作熟練，很重要的一點(diǎn)就是讓領(lǐng)導(dǎo)感覺到你是一個(gè)認(rèn)真細(xì)心的員工，文職工作最需要的就是這個(gè)，以后的工作可能都是一些比較繁瑣的事情，細(xì)心和耐心都是一個(gè)文員必不可少的基本素質(zhì)。

熟練掌握EXCEL、WORD的運(yùn)用。要會(huì)用些現(xiàn)代化的辦公工具，像打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，要會(huì)保養(yǎng)和維護(hù)，做好檔案的分類管理，和會(huì)議記錄.還有辦公文具的發(fā)放記錄和文件的發(fā)放記錄，簽收記錄。做好會(huì)議記錄的工作，開會(huì)的時(shí)候做好筆記，整理好做成會(huì)議記錄，做好辦公室的清潔工作，開會(huì)用的資料，整理好檢查需要的文件。

每天打掃好自己的衛(wèi)生區(qū)，打開電腦，登錄郵箱看有沒有重要的通知，電子文件等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，整理文件，查閱資料。打印文件做會(huì)議記錄，做定期的培訓(xùn)工作。

2.文職工作職責(zé)

1.接聽電話。

2.做好檔案管理工作，嚴(yán)格按照程序借檔。

3.負(fù)責(zé)老總辦公室以及自我工作范圍內(nèi)的清潔衛(wèi)生。

4.要做好會(huì)議紀(jì)要。

5.做好辦公室檔案收集、整理工作。

6.協(xié)調(diào)各部門的行政工作。

7.統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

8.做好日常信息、資料處理，并做好摘要匯總，以便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)查閱。

9.匯編各種管理制度，執(zhí)行各類行政獎(jiǎng)罰。

10.接受其他臨時(shí)工作。

3.做好文職工作注意以下幾點(diǎn)

3.1做好本職工作

文員首先要做好自己的本職工作，不管是向別人學(xué)習(xí)還是現(xiàn)學(xué)都要在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的范圍內(nèi)完成工作。工作中要有強(qiáng)烈的責(zé)任感。責(zé)任感是一個(gè)人的思想素質(zhì)、精神境界、職業(yè)道德的綜合反映。一個(gè)人有責(zé)任感，就有積極主動(dòng)的態(tài)度，深入扎實(shí)的作風(fēng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神；就有不甘落后的志氣、百折不撓的勇氣和奮力開拓的銳氣；就會(huì)有信心、有決心、有恒心；就可以出思路、出辦法、出成績(jī)。

3.2懂得感恩做工作

保持良好的心態(tài)至關(guān)重要。正確的心態(tài)使人積極向上，感到工作愉悅。一個(gè)人的心態(tài)不好的話，就會(huì)在順利時(shí)得意忘形，在逆境時(shí)怨天尤人，就會(huì)容易患得患失；因此，人要不斷學(xué)會(huì)懷著感激的心態(tài)對(duì)待生活、工作。生活就像一面鏡子，你對(duì)它什么樣它呈現(xiàn)給你的就是什么樣。感恩的對(duì)待別人，別人就會(huì)也會(huì)這樣對(duì)你。

3.3時(shí)刻保持清醒做工作

實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，只有始終保持頭腦清醒的人，才能不斷取得成績(jī)、獲得成功，才能順利成長(zhǎng)、日臻成熟。時(shí)刻清醒的認(rèn)識(shí)到：在個(gè)人與組織的關(guān)系上，一個(gè)人的成長(zhǎng)和進(jìn)步離不開組織的培養(yǎng)和造就；在職務(wù)與能力的關(guān)系上，一個(gè)人的工作能力不是隨著職務(wù)的提升而自然提高，官大了不等于本事大了，地位高了不等于水平也高了；在工作與成效的關(guān)系上，一個(gè)人肯干事是態(tài)度、想干事是熱情、會(huì)干事是能力、干成事才是本事，這種本事靠上級(jí)封不出來，靠權(quán)力壓不出來、靠自己吹不出來，只有靠實(shí)實(shí)在在做人、認(rèn)認(rèn)真真做事，才能逐步得到提高。

3.4帶著笑容做工作

“贈(zèng)人玫瑰，手有余香”當(dāng)我們微笑的面對(duì)我們身邊的人的時(shí)候收獲的也是微笑。微笑表示對(duì)別人的尊敬，是建立良好人際關(guān)系的開始。時(shí)刻保持微笑，保持良好的心態(tài)，才會(huì)很好的投入到工作當(dāng)中去。

3.5做工作要理清頭緒

辦公室工作相對(duì)于其他部門的工作是較為繁瑣的。需要我們遇到事請(qǐng)要從容、淡定、冷靜的去處理問題，做事情要分清楚輕重緩急，一天中會(huì)有很多的工作，先處理重要的，緊急的。要和直接領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系，因?yàn)樗莆罩阍谶@個(gè)單位的命運(yùn)，升遷、加薪、請(qǐng)假等都要通過他，他能為你美言一句，勝過你干一年的。最重要的是要了解上司的脾氣，投其所好，這樣你的工作就容易了。相反，如果給你說一句壞話，你怎么努力也不會(huì)有好結(jié)果。分清事情的主次、輕重，理清頭緒再做，這樣可以保證我在有限的工作時(shí)間內(nèi)完成更多的工作。

3.6認(rèn)真做好文件檔案管理

對(duì)各種文件及時(shí)收發(fā)、登記、歸檔，保證上傳下達(dá)；把工作中的材料進(jìn)行整理、分類、歸檔，做到資料齊全、目錄清楚、裝訂規(guī)范、保管有序。

4.結(jié)論

企業(yè)要發(fā)展，離不開精益求精的管理。一些卓有成效的管理者，都是善于處理小問題的人，忽略每一個(gè)細(xì)小的問題，就意味著整體的放棄。從某種意義上說，管理者的管理能力就是處理細(xì)小問題的執(zhí)行能力，問題無大小，工作無小事。

做好文職工作首先應(yīng)該充分理解自己的崗位職責(zé)，以及如何做好自己的工作。其次保持微笑，提高人際交往的能力，才能身心愉悅的去工作，保持清醒頭腦，時(shí)刻懂得自己什么時(shí)間該做什么樣的事情。熟練掌握辦公軟件。最后遇事不要慌，不要自亂陣腳，冷靜的處理。努力做好本職工作，改正自身的不足之處，提高自己。endprint