文/白 幸

十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)第一次會(huì)議以來(lái)的近五年，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展躍上新臺(tái)階，在國(guó)家相關(guān)政策的支持下，金融類企業(yè)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中所占比重逐漸增加，并不斷發(fā)展。為在國(guó)有經(jīng)濟(jì)發(fā)展中更好地發(fā)揮作用，作為中小型金融類企業(yè)，更應(yīng)重視本企業(yè)的檔案管理工作，規(guī)范檔案管理工作，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，有效防范金融風(fēng)險(xiǎn)，確實(shí)發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的助力作用。

一、中小型金融類企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

作為發(fā)展初期或正在發(fā)展期的中小型金融類企業(yè)，企業(yè)上層管理人往往注重業(yè)務(wù)發(fā)展，或因前期工作機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，工作人員有限，以及對(duì)檔案業(yè)務(wù)專業(yè)性認(rèn)識(shí)的限制，檔案管理工作往往在經(jīng)營(yíng)工作中占比較小或不占比重。在企業(yè)逐漸發(fā)展壯大中，檔案管理水平與企業(yè)發(fā)展水平的不協(xié)調(diào)性就會(huì)逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。首先，對(duì)檔案管理的重視度不夠，沒(méi)有設(shè)立完善的檔案管理制度，檔案管理工作沒(méi)有得到相關(guān)的監(jiān)督和審查，為資料的查找和收集造成了被動(dòng)的局面，直接影響檔案的收集率；其次，資料管理人員的專業(yè)性與檔案管理的規(guī)范及要求也存在一定的差異。受機(jī)構(gòu)設(shè)置和人數(shù)限制，多數(shù)資料收集人員為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)文件資料歸檔存在一定的認(rèn)識(shí)偏差，難免在收集時(shí)會(huì)出現(xiàn)遺漏、缺失，整理、歸檔時(shí)會(huì)與整理規(guī)范存在不一致；再次，檔案管理方式落后，特別是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的當(dāng)下，尚未開(kāi)始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，在檔案電子化方面做的不夠，未形成電子檔案，未配置檔案管理軟件，也因辦公環(huán)境有限，檔案管理的硬件條件也與基本的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有所差距，未實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、辦公室、閱卷室“三分開(kāi)”。最后，檔案利用率低，紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔沒(méi)有形成規(guī)范的流程，沒(méi)有形成有價(jià)值的檔案，或者有價(jià)值的文件資料沒(méi)有歸檔保存，直接影響了檔案的利用率。

二、做好中小型金融類企業(yè)檔案管理的對(duì)策

1.建立健全檔案管理制度

為規(guī)范檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《陜西省檔案條例》《金融企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)定》等規(guī)定，結(jié)合各個(gè)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，制定出臺(tái)科學(xué)且行之有效的《檔案管理辦法》，明確檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門及各分子公司的檔案管理部門管理職責(zé)、歸檔范圍、檔案查借閱規(guī)定、具體的工作規(guī)范和操作流程。

2.建立檔案管理分級(jí)負(fù)責(zé)制，有效監(jiān)督、考核

企業(yè)檔案管理辦法中應(yīng)明確將文件材料的收集、整理和歸檔工作納入業(yè)務(wù)工作管理制度與流程，納入業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)，納入年度考核。同時(shí)，可結(jié)合企業(yè)開(kāi)展的精細(xì)化管理和內(nèi)控活動(dòng)，對(duì)檔案管理部門、檔案管理人員及兼職檔案管理人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確，確定其考核維度，在績(jī)效考核中兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督，督促其收集完整、整理規(guī)范、保管齊全。

3.注重收集，分類整理

依據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的工作內(nèi)容和工作流程，在制度中要求，在工作中監(jiān)督，對(duì)日常行政工作產(chǎn)生的文件資料，做到隨干隨收，對(duì)業(yè)務(wù)部門及下屬公司在項(xiàng)目管理過(guò)程中產(chǎn)生的資料，檔案管理人員要督促并指導(dǎo)其收集、移交、安全保管；對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案，電子文件，音像檔案，實(shí)物檔案等，根據(jù)不同管理規(guī)范實(shí)行分類整理，統(tǒng)一管理；對(duì)基金業(yè)務(wù)檔案，根據(jù)行業(yè)準(zhǔn)則和要求，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員統(tǒng)一做好投資人及項(xiàng)目管理資料，包括聲像資料、協(xié)議文本、合格投資人認(rèn)證等。同時(shí)，檔案管理部門還需積極與企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理部門、業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門相互溝通，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生資料進(jìn)行檢查、核實(shí)，確保其全面性和真實(shí)性，以確保檔案資料收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

4.提升專兼職檔案管理人員職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)在設(shè)立初期，可考慮招聘具有檔案管理資質(zhì)的專業(yè)人員進(jìn)行專職檔案管理工作。后期，可安排兼職的、非專業(yè)的檔案管理人員參加專業(yè)學(xué)習(xí)和按時(shí)參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)，以保證其科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和技能提升；企業(yè)內(nèi)部可定期進(jìn)行崗位職責(zé)宣導(dǎo)、檔案管理制度解讀，聘請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)技術(shù)人員開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)。對(duì)于負(fù)責(zé)具體基金管理業(yè)務(wù)的檔案管理人員，在要求其遵守檔案行業(yè)規(guī)定的同時(shí)，更要遵守金融行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)，明確其對(duì)投資人檔案管理的重要性、必要性和專業(yè)性要求。

5.改善檔案管理?xiàng)l件，確保檔案安全

企業(yè)要設(shè)立檔案室，派專人負(fù)責(zé)管理，將檔案統(tǒng)一管理，檔案儲(chǔ)存達(dá)到“八防”，以保證檔案實(shí)體安全；電子檔案安全管理方面，應(yīng)按照檔案管理和保密工作要求，結(jié)合電子檔案特點(diǎn)，制訂出具體的、有針對(duì)性的安全防范措施，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類管理，對(duì)重要電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和使用便捷。有條件的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)整體規(guī)劃，配備檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平和使用效率。

三、效果及影響

1.規(guī)范管理，有效防范風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于金融類企業(yè)來(lái)講，風(fēng)險(xiǎn)管理尤為重要，以“事前防范、事中控制、事后監(jiān)督”及事項(xiàng)發(fā)展為線索，做好檔案管理工作，注重在企業(yè)戰(zhàn)略、投資等重大事項(xiàng)管控過(guò)程中的文件資料的收集率和歸檔率，除規(guī)范一般涉及到的日常行政管理工作中產(chǎn)生的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等的收集、整理、歸檔工作之外，對(duì)基金項(xiàng)目檔案管理的正規(guī)性和專業(yè)性也會(huì)逐漸加強(qiáng)。在夯實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控保障的同時(shí)，也保證了企業(yè)和企業(yè)投資人的合法權(quán)利和利益最大化。

2.提供利用，服務(wù)企業(yè)發(fā)展

規(guī)范化的檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的、真實(shí)的、全面的反映。在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)工作中，科學(xué)整理的各類檔案可以為不同的業(yè)務(wù)工作提高工作效率，檔案為一個(gè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)、社會(huì)活動(dòng)等方面建立了有效的風(fēng)險(xiǎn)防范基礎(chǔ)和間接的利用信用體系，特別是為發(fā)展中的中小企業(yè)為公司的健康和良好發(fā)展提供了有力支持。