翟英姿

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，更多的科學(xué)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于實(shí)現(xiàn)生活和工作中。檔案管理作為一種現(xiàn)代化管理數(shù)據(jù)的方式，擺脫了紙質(zhì)版的不便與浪費(fèi)，也促進(jìn)了管理工作的現(xiàn)代化。為了能夠滿(mǎn)足檔案管理工作不斷變化的市場(chǎng)需求以及提高管理數(shù)據(jù)檔案的效率，發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化已成為一個(gè)必選的工作方向。但隨著我們經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展和經(jīng)驗(yàn)不足等問(wèn)題，在發(fā)展中還存在著很多問(wèn)題和隱患。以下，筆者將對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；現(xiàn)狀；分析

檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容簡(jiǎn)述

檔案管理現(xiàn)代化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上發(fā)展出來(lái)的。一般來(lái)講，檔案信息管理現(xiàn)代化主要包括檔案管理的信息化和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。首先是檔案管理信息化，這也是作為檔案管理的核心思想。它應(yīng)用了范圍更大的現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備，將檔案設(shè)備資源和檔案基礎(chǔ)平臺(tái)聯(lián)系在一起。通過(guò)這兩者的聯(lián)系，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案資源很難進(jìn)行共享的問(wèn)題，還可以保證管理工作的進(jìn)一步發(fā)展；其次是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理是實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化較為重要的內(nèi)容。其目的是把檔案數(shù)據(jù)的信息傳遞、交換、共享進(jìn)行規(guī)范的管理。一方面可以提升檔案管理工作的效率，另一方面可以保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的問(wèn)題

首先，是基層檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到位的問(wèn)題。一部分管理人員認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是買(mǎi)入光盤(pán)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理設(shè)備。但在實(shí)際的操作過(guò)程中，很多管理人員因?yàn)閷?duì)設(shè)備不熟悉、缺乏經(jīng)驗(yàn)等，在日常的檔案工作中就會(huì)擱置下來(lái)這些設(shè)備，造成了經(jīng)濟(jì)和設(shè)備的巨大損失。另一部分基層管理人員由于長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，隨著其在日常生活中對(duì)工作熟練度和認(rèn)識(shí)的加深而取得了較大的進(jìn)步并積累了大量的工作經(jīng)驗(yàn)，他們從內(nèi)心深處認(rèn)為這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)是先進(jìn)的方法進(jìn)而抵觸現(xiàn)代化的檔案管理方法，而且就算大多數(shù)檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化有了一定的認(rèn)識(shí)并想運(yùn)用此技術(shù)提高工作的效率，但大部分檔案管理單位沒(méi)有及時(shí)將更多資金投入到檔案管理人員的工作培訓(xùn)中，或者由于專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺少的原因他們也很難利用設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

其次，是檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱的問(wèn)題。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。在實(shí)際工作中，由于人為原因檔案管理工作常常存在很大的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的文案層出不窮，這種情況大大降低了數(shù)據(jù)檢索與錄入的準(zhǔn)確性，這一環(huán)節(jié)更會(huì)影響到整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，檔案管理基礎(chǔ)的薄弱也是影響檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中的重要因素。

再者，檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)備不充分也是其存在的問(wèn)題之一。雖然現(xiàn)在一些基層檔案管理人員和檔案管理部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行培訓(xùn)方面的工作，但其準(zhǔn)備工作仍做得不夠充分。由于高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保證，但從實(shí)際操作來(lái)看，很多基層檔案管理工作者并不能短期內(nèi)完成高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入。因此，也就決定了檔案管理現(xiàn)代化在工作中很難真正地實(shí)行下去。而且數(shù)據(jù)輸入在檔案管理現(xiàn)代化中十分復(fù)雜還需要手動(dòng)輸入，所以工作效率在其準(zhǔn)備不足的情況下很難提高。然后是檔案管理缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。部分企業(yè)會(huì)因?yàn)橘Y金不足等原因控制原材料成本更多地會(huì)從經(jīng)濟(jì)視角去選取計(jì)算機(jī)設(shè)備，而不同機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)設(shè)備在工作過(guò)程中會(huì)存在一定的差異性。成本較低的設(shè)備性能較低，工作效率缺乏一定的保證。若每個(gè)單位之間應(yīng)用不同的計(jì)算機(jī)設(shè)備，便造成了檔案管理現(xiàn)代化工作通用性低的問(wèn)題。因此可以看出，檔案管理現(xiàn)代化缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)也是一個(gè)重要因素。

解決檔案管理現(xiàn)代化的問(wèn)題

解決檔案管理基礎(chǔ)工作是較為重要的問(wèn)題。第一，健全數(shù)據(jù)共享和軟件共享是檔案管理現(xiàn)代化同一文檔一體化的重要步驟。由此可以減輕工作人員的工作量，減少工作人員的浪費(fèi)和經(jīng)濟(jì)資源的浪費(fèi)。第二，需要自動(dòng)的文書(shū)互相分離和轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，可以促進(jìn)文檔一體化的發(fā)展[2]。第三，因?yàn)椴煌臋n案工作需要互相之間的聯(lián)系。因此強(qiáng)化對(duì)檔案工作的管理是加強(qiáng)行文文件聯(lián)系過(guò)程中的重要步驟；其次，是對(duì)基層檔案工作人員加強(qiáng)定期培訓(xùn)。第一，為了保證采購(gòu)設(shè)備后檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，對(duì)基層工作人員進(jìn)行培訓(xùn)是非常重要的。通過(guò)一系列的專(zhuān)業(yè)設(shè)備的培訓(xùn)，不僅能提高檔案工作人員使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理和操作機(jī)器的熟練度，也能加快工作人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)和降低他們對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的抵觸心理，同時(shí)也能讓基層管理人員明確檔案管理現(xiàn)代化的意義及內(nèi)涵，更好地提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)。通過(guò)定期的培訓(xùn)，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作人員在實(shí)際操作過(guò)程中的問(wèn)題，進(jìn)而尋找解決問(wèn)題的方法，以幫助他們?cè)谝院蟮墓ぷ鬟^(guò)程中能夠避免同樣問(wèn)題的發(fā)生。第二，是加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化工作的準(zhǔn)備。很多單位對(duì)于前期的準(zhǔn)備工作不夠扎實(shí)，導(dǎo)致導(dǎo)入的檔案數(shù)據(jù)不夠充分，而且很多工作人員并不知道實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前期是需要手工錄入數(shù)據(jù)的。最后，是檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案管理發(fā)展的極不平衡，單位與單位之間計(jì)算機(jī)設(shè)備管理工作的不同，對(duì)檔案文件的查找仍離不開(kāi)人工查閱，這就致使一些設(shè)備處于無(wú)法實(shí)用的狀態(tài)，造成了資源的浪費(fèi)。

（作者單位：信陽(yáng)市平橋區(qū)檔案局）

【參考文獻(xiàn)】

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[2]李福來(lái).議檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施[J].才智，2017，2（19）.