趙玉清

【摘要】事業(yè)單位作為政府對(duì)接廣大人民的第一窗口，對(duì)其日常職能發(fā)揮一定要更加重視。而今事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案管理模式，已經(jīng)由于電子技術(shù)的進(jìn)入得到了很大程度上的提升，在檔案存儲(chǔ)與查閱效率上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，對(duì)于人員配置和工作時(shí)長(zhǎng)的需求也大大壓縮，這都為事業(yè)單位更好地服務(wù)人民群眾提供了更為有效地保障。但隨著事業(yè)單位電子檔案管理的常態(tài)化，很多相應(yīng)的檔案管理新問(wèn)題隨之呈現(xiàn)，因此本次研究將針對(duì)這些問(wèn)題展開(kāi)系統(tǒng)的研究，憑借已有文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)針對(duì)性的制定一些有效措施，以便為后期我國(guó)事業(yè)單位電子檔管理工作提供一定的實(shí)踐指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】檔案 電子檔案 檔案管理 事業(yè)單位 管理方法

【中圖分類號(hào)】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）50-0247-01

伴隨社會(huì)的進(jìn)步，信息智能化技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域?，F(xiàn)如今，中國(guó)事業(yè)單位大多數(shù)都已經(jīng)使用了電子檔案的檔案管理方式，這一模式和以往的檔案管理模式相比，在檔案收集、整理、保存和查閱上都有了很大進(jìn)步，但在保存方式和安全防護(hù)措施方面都和以往不同，這也促使檔案管理工作產(chǎn)生了一些新的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位電子檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

運(yùn)用數(shù)字化的手段進(jìn)行電子檔案管理雖然具備了很大的優(yōu)勢(shì)，但由于這一手段運(yùn)用的時(shí)間較短，因此在檔案管理運(yùn)用中也產(chǎn)生了一些安全性的問(wèn)題。

1.網(wǎng)絡(luò)黑客問(wèn)題

如今的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域，在這一便捷的平臺(tái)快速共享資源的同時(shí)檔案信息的數(shù)據(jù)也存在一定的安全隱患。因?yàn)榧尤刖W(wǎng)絡(luò)的便捷性，以及互聯(lián)網(wǎng)自身的開(kāi)放性及共享性，導(dǎo)致很多非法黑客通過(guò)網(wǎng)絡(luò)盜取事業(yè)單位檔案資料的數(shù)據(jù)信息成為可能，不法分子可以憑借特定的木馬病毒或者偽裝IP進(jìn)入事業(yè)單位的電子檔案系統(tǒng)，對(duì)事業(yè)單位的電子檔案信息進(jìn)行竊取、篡改及破壞，從而給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)很大的困擾。

2.信息安全問(wèn)題

電腦及網(wǎng)絡(luò)的安全漏洞是一個(gè)無(wú)法杜絕的現(xiàn)象，這就決定了網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的存在，同時(shí)在數(shù)據(jù)憑借移動(dòng)硬盤(pán)轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)時(shí)檔案信息也存在一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)，而且電腦軟件和硬件也常常出現(xiàn)一些故障，這都是電子檔案管理中常見(jiàn)的安全性問(wèn)題。并且現(xiàn)在黑客的數(shù)目和技術(shù)也日漸提升，很多常規(guī)性的防火墻及殺毒軟件在遇到黑客襲擊時(shí)抵抗力都較弱。

3.人員技術(shù)問(wèn)題

再加上事業(yè)單位電子檔管理人員的技術(shù)水平有限，在日常檔案管理當(dāng)中并未及時(shí)對(duì)防火墻及系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，造成檔案信息面臨網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。

4.竊取泄露問(wèn)題

就是電子檔案的復(fù)制十分快捷，這也給一些思想不堅(jiān)定的管理人員在為個(gè)利益而竊取檔案信息上提供了很大便利。

以上的這些事業(yè)單位電子檔案管理中的安全性問(wèn)題都不容忽視。

二、事業(yè)單位電子檔案管理措施

1.加強(qiáng)安全防護(hù)

事業(yè)單位要按時(shí)對(duì)電子檔案管理設(shè)備開(kāi)展升級(jí)及維護(hù)，定期進(jìn)行漏洞的修補(bǔ)，及時(shí)的進(jìn)行病毒和木馬的查殺工作，設(shè)置完善防火墻系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全加大監(jiān)測(cè)力度，及時(shí)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)軟件進(jìn)行系統(tǒng)的防護(hù)工作。并且，要對(duì)設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行檢查，遠(yuǎn)離水源和易燃易爆物品，對(duì)含有有害氣體和較大磁場(chǎng)的環(huán)境應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理或更換設(shè)備安置地點(diǎn)。同時(shí)，要不斷提高相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)人員的安全責(zé)任意識(shí)，必要時(shí)可制定危機(jī)處理應(yīng)急方案以降低安全問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)所造成的損失。

2.完善保管機(jī)制

電子檔案的管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案有天壤之別，在以前的事業(yè)單位檔案管理中最需注意的是防火、防水、防潮、防蛀這四大基礎(chǔ)問(wèn)題，而在如今的電子檔案管理當(dāng)中，雖然也要注意防火及防水問(wèn)題，但對(duì)于數(shù)據(jù)木馬和病毒的防護(hù)才是檔案保管中的關(guān)鍵性問(wèn)題。首先，在檔案歸檔前，一定要進(jìn)行木馬及病毒的排查，確保電子檔案本身的完整及安全性，同時(shí)還要根據(jù)事業(yè)單位的工作需要進(jìn)行電子檔案的加密；其次，要按時(shí)按期進(jìn)行電子檔案安全檢測(cè)，以確保檔案信息的完整及安全；最后，在電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備上，一定要選擇質(zhì)量好的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，并且要注意磁場(chǎng)及設(shè)備保養(yǎng)等相關(guān)問(wèn)題，才能確保電子檔案存儲(chǔ)的完整及安全。

3.規(guī)范統(tǒng)一格式

就事業(yè)單位而言，想要避免在進(jìn)行文件共享以及傳輸?shù)惹闆r下出現(xiàn)的不兼容問(wèn)題的發(fā)生，只能憑借在各單位之間制定共同的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案格式推行統(tǒng)一政策，摒棄具有特殊格式的軟件，使文件類型等保持一致。通過(guò)建立電子檔案規(guī)范制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、保存等方面的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而大大方便事業(yè)單位的整體工作效率，提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

本次研究針對(duì)事業(yè)單位的電子檔案管理展開(kāi)了研究，對(duì)現(xiàn)有的事業(yè)單位電子檔案管理問(wèn)題展開(kāi)了梳理，憑借已有文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)針對(duì)性提出了一些有效措施，希望可以為事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)一步提升提供了一定幫助。

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