王興三

[摘要]力公室是一個(gè)綜合部門(mén)，起著承上啟下、溝通內(nèi)外的作用，是單位的核心部門(mén)。辦公室主任需要承擔(dān)辦公、辦文、辦會(huì)、綜合督辦協(xié)調(diào)、信息收集、信訪(fǎng)接待、人員與經(jīng)費(fèi)管理等各項(xiàng)工作以及大量臨時(shí)任務(wù)，工作內(nèi)容繁多、責(zé)任重大，這就需要具備多方面的能力和素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]力公室主任;自我修養(yǎng);分析

引言

辦公室是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)參與政務(wù)、管理事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)抓信息，為機(jī)關(guān)服務(wù)搞協(xié)調(diào)，為基層服務(wù)促溝通，是承上啟下、連接左右的樞紐;而辦公室主任則處于這一樞紐的中心位置，具有舉足輕重的作用，是領(lǐng)導(dǎo)的“咽喉”“耳目”、助手和參謀。因此，辦公室主任要適應(yīng)這一特殊崗位的需要，必須不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高政治思想、道德品格、文化智能以及組織協(xié)調(diào)水平和心理素質(zhì)。

一、注重禮儀

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步開(kāi)放，企業(yè)對(duì)外交流日益廣泛，作為辦公室主任，陪同高管代表企業(yè)進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)的頻次日漸增多，儀容儀表顯得尤其重要。一般情況下，企業(yè)都比較注重商務(wù)活動(dòng)的儀容儀表，如男士西裝領(lǐng)帶，女士西服套裝、略施淡妝。但是，有些辦公室主任不太注重平時(shí)的儀表儀容，給人邋遢、不利索的感覺(jué)。其實(shí)，儀容儀表的背后，體現(xiàn)出一個(gè)人對(duì)待自己、對(duì)待他人的態(tài)度，是尊重社會(huì)、尊重他人、尊重自己的綜合體現(xiàn)。一個(gè)整潔的外表，體現(xiàn)了一個(gè)人在處理事務(wù)上關(guān)注細(xì)節(jié)、追求美好的愿望;一身合適搭配，顯示出對(duì)自身與社會(huì)融合度的評(píng)估和把握尺度的能力。透過(guò)自身裝束也可看出此人對(duì)社會(huì)的接納程度和順勢(shì)應(yīng)變的能力。古人日：“不學(xué)禮，無(wú)以立”。作為企業(yè)辦公室主任，在接待客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)時(shí)更要注意以下禮儀工作。

第一種是接待企業(yè)商務(wù)來(lái)賓。這些來(lái)賓一般都在商務(wù)活動(dòng)之前與企業(yè)有過(guò)一些事務(wù)性溝通，這時(shí)辦公室主任首先應(yīng)該與業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通，了解此次活動(dòng)中商談的主要事項(xiàng)、客戶(hù)企業(yè)和來(lái)訪(fǎng)客人的相關(guān)信息和來(lái)訪(fǎng)天數(shù);根據(jù)以上信息召集相關(guān)崗位人員制定接待日程方案：商定主要接待領(lǐng)導(dǎo)以及陪同人員、布置會(huì)務(wù)地點(diǎn)、確定接（送）機(jī)時(shí)間、安排客人住宿、了解來(lái)賓民族習(xí)俗和個(gè)人喜好、準(zhǔn)備企業(yè)宣傳資料、文件資料等;議程方案一經(jīng)確定，就要及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)崗位和個(gè)人，促成接待工作的團(tuán)體參與;同時(shí)要保證來(lái)訪(fǎng)客人愉快、合理的工作與休息時(shí)間，確保接待事務(wù)不空檔，避免留下不熱情、不重視的不良印象。

第二種是接待上級(jí)專(zhuān)項(xiàng)檢查來(lái)訪(fǎng)。除了落實(shí)以上必要議程事項(xiàng)外，辦公室主任要讓本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解此次檢查工作的重點(diǎn)內(nèi)容和本企業(yè)相關(guān)狀況，要把本企業(yè)亟待解決的困難和遇到的障礙概括出來(lái)，要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把自己的認(rèn)識(shí)與現(xiàn)實(shí)情況加以對(duì)照，用專(zhuān)業(yè)的角度和語(yǔ)言與來(lái)訪(fǎng)專(zhuān)家溝通;同時(shí)，還要做好匯報(bào)會(huì)的組織工作：要確定好會(huì)議中主賓入（離）席的順序、準(zhǔn)確介紹參會(huì)人員和主匯報(bào)人、制作的PPT匯報(bào)材料要簡(jiǎn)明扼要、播放設(shè)施要流暢有聲、茶水?dāng)z像服務(wù)人員要及時(shí)到位，要確保工作反映真實(shí)、高效，做到坦誠(chéng)相待，真情交流，對(duì)待問(wèn)題不掩蓋、不回避;只有直面問(wèn)題，才能得到專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，有效解決問(wèn)題。

第三種是到企業(yè)內(nèi)部檢查工作。企業(yè)的效益除了員工的無(wú)私奉獻(xiàn)，更重要的是有一批優(yōu)秀的企業(yè)“領(lǐng)頭羊”，高管的權(quán)威形成和魅力展現(xiàn)，左右臂的輔佐與支持起到很大的作用。一個(gè)好的企業(yè)辦公室主任，首先，要禮賢下士，不要狐假虎威，不要因?yàn)樽约旱膫€(gè)人形象影響員工對(duì)高管的正確評(píng)價(jià)，給企業(yè)帶來(lái)負(fù)效應(yīng)。其次，由于辦公室主任長(zhǎng)期與公司高管接觸，對(duì)其知識(shí)層面、表達(dá)習(xí)慣、思維模式都有一定的了解，因此辦公室主任在領(lǐng)導(dǎo)下基層之前，就應(yīng)該深入基層了解本企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況?？傊?，辦公室主任在此事項(xiàng)上應(yīng)該用心營(yíng)造，搭建起一座高管與基層工作的緊密橋梁，不要假傳“旨”令，興師動(dòng)眾，讓“下基層工作”演變成“迎來(lái)賓工作”，應(yīng)該讓“檢查工作”轉(zhuǎn)變?yōu)椤绑w驗(yàn)工作”，只有讓領(lǐng)導(dǎo)親身體驗(yàn)，才能讓領(lǐng)導(dǎo)擁有的權(quán)力得到針對(duì)性地發(fā)揮，讓權(quán)力準(zhǔn)確運(yùn)用到實(shí)踐工作當(dāng)中，才能達(dá)到權(quán)力的高效和實(shí)效;只有讓領(lǐng)導(dǎo)與員工深切地交流，才能讓領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營(yíng)理念及時(shí)地轉(zhuǎn)化為員工的行動(dòng)，才能讓領(lǐng)導(dǎo)了解員工情感上的需求和工作中的進(jìn)展?fàn)顩r，才能上下形成合力、向心力，共同致力于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、過(guò)硬的思想作風(fēng)

辦公室工作具有“重”“雜”“難”的特點(diǎn)，這就要求辦公室主任要有過(guò)硬的思想作風(fēng)。第一，要加強(qiáng)思想政治理論學(xué)習(xí)，以習(xí)近平總書(shū)記新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想武裝自己的頭腦，不斷強(qiáng)化政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，增強(qiáng)政治的敏感性;第二，要強(qiáng)化廉政意識(shí)，公務(wù)接待中要嚴(yán)格遵守“八項(xiàng)規(guī)定”，物品采購(gòu)中要公平公正，切不可中飽私囊，任何時(shí)候都不得利用工作之便謀取私利;第三，要堅(jiān)持按制度辦事，謹(jǐn)言慎行，不該說(shuō)的話(huà)堅(jiān)決不說(shuō)，不能表的態(tài)堅(jiān)決不表，不利于團(tuán)結(jié)的話(huà)堅(jiān)決不傳。

三、勤于思考，勤于調(diào)查

俗話(huà)說(shuō)，才干來(lái)自勤奮。一個(gè)人要具備知人之先、曉人之全的能耐，就得付出超乎常人十倍、百倍的努力，就得有一種克勤克儉、埋頭苦干、鍥而不舍、開(kāi)拓進(jìn)取的精神。愛(ài)迪生曾經(jīng)斷言：“世界上沒(méi)有一種具有真正價(jià)值的東西，可以不經(jīng)過(guò)艱苦辛勤的勞動(dòng)而能夠得到?！彼宰鳛檗k公室主任絕不能安于現(xiàn)狀、飽食終日、無(wú)所用心，不能有絲毫懶惰和懈怠，一定要增強(qiáng)使命感、危機(jī)感和緊迫感，超脫于小事，醉心于大事，勤于捕捉帶有傾向性、指導(dǎo)性、實(shí)效性和超前性的信息，勤于對(duì)各種相關(guān)學(xué)科知識(shí)的積累，勤于“回頭看”，不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，研究新問(wèn)題，從而不斷去充實(shí)自己。

四、優(yōu)秀品行

辦公室主任由于與企業(yè)高管接觸較多，掌握企業(yè)秘密和商業(yè)機(jī)密的機(jī)會(huì)也比較多，這就要求辦公室主任做到：第一，要堅(jiān)守保密原則，即使在受委屈和不被認(rèn)可的情況下，把握住有所為和有所不為的尺度，決不能以犧牲企業(yè)的代價(jià)換取個(gè)人的痛快。第二，要團(tuán)結(jié)同事，企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)團(tuán)隊(duì)合作，維護(hù)友好的工作環(huán)境是提高工作效率的根本保證。辦公室的許多職能部門(mén)都有和高管直接溝通接觸的機(jī)會(huì)，有時(shí)可能造成管理散漫的現(xiàn)象，甚至可能會(huì)有下屬公私混談、占據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間的現(xiàn)象發(fā)生。這時(shí)辦公室主任就要發(fā)揮統(tǒng)籌管理的方法，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)客時(shí)間要求與會(huì)客程序，并同《工作描述及崗位職責(zé)》相配套，以《員工守則》培訓(xùn)教育大家，通過(guò)制度管理人和事，減少人際關(guān)系中可以引起的矛盾沖突，既給員工權(quán)屬時(shí)間和空間，又要通過(guò)工作程序來(lái)約束不合理行為。第三，要實(shí)事求是，辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)接觸機(jī)會(huì)較多，時(shí)間長(zhǎng)了，容易讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生偏信偏聽(tīng)的依賴(lài)性。因此，作為辦公室主任，在反映和匯報(bào)工作時(shí)，一定要恪守原則、實(shí)事求是，不要隱瞞、不要妄斷，也不要夸大事實(shí)，更不要借機(jī)泄私憤、尋報(bào)復(fù)，要懂得罔言可誤事，讒言可害人。第四，要行事果斷，辦公室主任在上下級(jí)溝通中，時(shí)間要求很高，辦公室主任要具備迅速劃分催辦緊急程度能力，歸整待辦事項(xiàng)，通過(guò)標(biāo)簽色彩的區(qū)分，配合工作筆記備忘錄的習(xí)慣，逐漸培養(yǎng)增強(qiáng)處理事務(wù)效率的能力。

五、強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)

服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量是衡量辦公室工作的重要指標(biāo)。從公務(wù)接待到各類(lèi)辦文辦會(huì)，從大型活動(dòng)舉辦到領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車(chē)安排等，服務(wù)無(wú)處不在，辦公室的所用工作歸根到底就是服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要善于想領(lǐng)導(dǎo)之所想，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的意圖要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策要堅(jiān)決執(zhí)行，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的問(wèn)題要勤于思考;為基層服務(wù)要急群眾之所急，對(duì)于基層反映的問(wèn)題要及時(shí)處理，要做到熱心、誠(chéng)心、耐心。

六、文字功底

辦公室主任需要草擬各類(lèi)文稿，從計(jì)劃總結(jié)到匯報(bào)材料，從公文起草到會(huì)議記錄整理以及各種規(guī)章制度的制定、修訂完善等，文字功底至關(guān)重要。扎實(shí)的文字功底是辦公室主任的必備素質(zhì)。作為辦公室主任，要愛(ài)學(xué)習(xí)、善思考、重實(shí)踐，平時(shí)要能夠按照“三熟三強(qiáng)”的標(biāo)準(zhǔn)，即全局熟、重點(diǎn)熟、具體熟，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、文字功底強(qiáng)、溝通能力強(qiáng)，不斷完善自己，長(zhǎng)期積累，不斷進(jìn)步。

結(jié)語(yǔ)

辦公室主任是一個(gè)單位的“大管家”，重任在肩。作為辦公室主任，要以精益求精的精神，不斷學(xué)習(xí)、不斷提高，與時(shí)俱進(jìn)、追求卓越。

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