盧言娟
摘要:本文介紹了民生檔案和民生檔案資源服務體系的內涵,分析了臨沂市民生檔案資源服務體系建設的現(xiàn)狀,并對臨沂市民生檔案資源服務體系存在問題的原因進行了分析,最后對市民生檔案資源服務體系建設提出對策。
關鍵詞:民生檔案 服務體系 對策研究
一、民生檔案資源服務體系的內涵
民生檔案是各種與民生有關的檔案的總稱,是一個集合概念,它關系到人民群眾的切身利益。民生檔案包含各種與人民群眾生活息息相關的檔案種類資源體系,內涵非常豐富。民生檔案是順應“服務民生”的理念而產生的,其發(fā)展的核心是使檔案工作服務于老百姓的需求,服務于群眾。從另外一個角度考慮,與民生有關的檔案涉及群眾的住房、教育、社保、醫(yī)療等民生職能,是具有一定保存價值的各種原始記錄的專項檔案。
二、臨沂市民生檔案資源服務體系建設的現(xiàn)狀
(一)臨沂市民生檔案資源服務體系建設情況
1.民生檔案資源的整合力度不斷加大
近幾年來,臨沂市、區(qū)兩級檔案館涉及民生檔案的范圍有婚姻檔案、知青檔案、拆遷檔案、職稱檔案、公證檔案、土地承包檔案等多個領域。2D05年以來,集中開展了“民生檔案優(yōu)質年”活動,市政府印發(fā)了《臨沂市關于加強民生檔案工作的意見》,以市政府名義召開了全市民生檔案工作會議,以臨沂市檔案局名義印發(fā)了《關于開展“民生檔案優(yōu)質年”活動的實施方案》,制定了“民生檔案規(guī)范化建設”的六條標準,與有關涉民部門單位聯(lián)合召開會議、印發(fā)相關文件,舉辦培訓班,編輯了《民生檔案服務指南》一書,強化業(yè)務指導,多次召開建檔進展情況匯報會,年底進行了全面專和項檢查,此項做法獲省檔案局好評。在全市初步建立起民生檔案資源服務體系。
2.不斷加強民生檔案的基礎檔案業(yè)務指導工作
民生檔案的來源自各個涉民生單位所從事社會管理和內部活動,印發(fā)了《關于進一步加強民生檔案工作的指導意見》、《關于建立民生檔案利用服務體系的指導意見》。臨沂市人力資源和社會保障局加大社會保險業(yè)務檔案數(shù)字化和網絡化建設,抓好檔案信息化工程,目前正在大力推進社保檔案的全文數(shù)字化檔案工作。同時,臨沂市的社區(qū)檔案也得到了進一步的規(guī)范發(fā)展,全市涉及檔案建檔基本覆蓋,我們把社區(qū)檔案延伸到了計生檔案、居民健康檔案、殘疾人檔案等領域范圍,并且通過在各大社區(qū)廣場廣泛宣傳,舉辦講座,進一步宣傳了家庭檔案管理規(guī)范,編制并派發(fā)了《家庭建檔指南》等操作手冊。
3.民生檔案資源利用體系的建設已初見成效
依托窗口服務民生作為檔案資源服務體系建設的抓手,臨沂市檔案館依托以下兩個工作窗口開展民生檔案資源服務:一是市檔案局查檔窗口,注重加強查閱接待窗口的服務質量,查檔窗口以周到熱情的服務,贏得了服務對象的一致好評,先后被命名為“振興沂蒙工作崗”。二是市行政服務中心檔案窗口,臨沂市檔案局駐市行政服務中心的工作人員把優(yōu)質、親切的服務貫穿于查檔接待的全過程,使查檔者感受到強烈的親切感,努力架起政府與廣大群眾之間溝通的橋梁。
(二)臨沂市民生檔案資源服務體系管理中存在的問題
1.民生檔案資源服務體系建設尚未完善
臨沂市檔案館的關于民生檔案的館藏資源結構不盡合理,檔案資源的完整度、及時性和集中度還有很大提升空間。信息公開喚醒了越來越多的民眾知悉政府信息、了解民生狀況的權利,這種被喚醒的需求就要求我們的政府部門積極做好有關民生檔案信息的整理利用,即:建立好民生檔案資源服務體系。隨著檔案管理有關部門關于做好民生檔案工作指導性文件的相繼出臺,我市各涉民單位對民生檔案的重視程度逐步增強,但是還是存在部分涉民單位檔案意識薄弱,對民生檔案的收集不夠齊全完整、收集檔案的類型趨于單一等問題,特別是館藏檔案中,知青檔案、公證檔案、職稱檔案占到了七成,說明館藏資源的比例非常不協(xié)調,館藏資源不均衡,種類不夠豐富。而館藏資源的不足也導致了我們無法進一步提供二次加工、深加工的檔案資源,為查檔者提供深層次的檔案信息服務。
2.民生檔案信息資源的共享度不高、難以提供真正的“一站式”服務
目前,我市檔案館還無法提供真正的“一站式”服務,除了現(xiàn)在已經建立的民生檔案數(shù)據(jù)庫之外的民生檔案信息,還無法提供查閱,如社會保險檔案、學籍檔案等由其他涉民單位保管并提供利用的民生檔案。另外,臨沂市各區(qū)檔案館之間館藏的民生檔案,僅僅可以提供目錄級檢索,無法實現(xiàn)資源共享,遠程傳輸,遠程出證等服務,服務效率還不高。不少服務對象來查閱民生檔案,發(fā)現(xiàn)某些需要的檔案在區(qū)檔案館,不少地區(qū)的市區(qū)級檔案館之間已經形成了館際聯(lián)動,只須在其中一個館辦理相關身份證明手續(xù),便可實現(xiàn)遠程出證,免去了讓老百姓在各處奔波的辛苦,而臨沂市目前還沒有實現(xiàn)這樣的服務。
3.數(shù)字化未實現(xiàn)全覆蓋,影響服務效率
我市檔案館目前館藏檔案中民生檔案的數(shù)字化優(yōu)于其他檔案的數(shù)字化工作,館藏民生檔案以上的館藏完成了全文數(shù)字化掃描,然而,隨著民生檔案范圍的擴展,不少尚未進行數(shù)字化的檔案進入了民生檔案的范疇,無法提供全文檢索和利用。
4.對民生檔案的設施設備投入不足
一些現(xiàn)代化的檔案管理設備、設施尚未配備完全,也同樣影響了服務效率的提高。對采用數(shù)字化等科技手段管理檔案的認識還不夠,還滿足于基本的檔案管理要求,停留在傳統(tǒng)的查檔方式,有的部門甚至還未建立起電子目錄,無法依靠計算機檢索,距離建設提前實現(xiàn)全文數(shù)字化,建立全文數(shù)據(jù)庫的目標還很遠,對民生檔案上人財物的投入明顯滯后于其他方面的工作。
5.民生檔案利用中檔案信息和個人信息的安全性的問題
民生檔案資源服務體系的建設需要依靠數(shù)字檔案的網絡傳輸,在提供利用服務的過程中存在諸多風險因素。安全必須要配備相應的設備,然而這些設備的配備還不到位。目前的使用的技術手段還沒有辦法在民生檔案資源整合和利用的過程中對個人信息實現(xiàn)完備的保護。endprint
三、臨沂市民生檔案資源服務體系存在問題的原因分析
(一)館藏資源結構問題的原因分析
1.資源總量不足,分布分散
據(jù)統(tǒng)計,臨沂市民生檔案館藏占市檔案館整體館藏的比例偏低,館藏的總量還是比較少的。而且民生檔案的分布于各個涉及民生的職能單位和部門,目前不少單位都是自行其是,只是根據(jù)本單位或者是行業(yè)系統(tǒng)內的相關規(guī)定進行管理和利用,并未與檔案部門聯(lián)合制定統(tǒng)一標準,致使出現(xiàn)民生檔案的歸檔不符合檔案規(guī)范,數(shù)字化格式不統(tǒng)一,難以在同一平臺上實現(xiàn)最后的資源共享等情況。
2.接收進館的范圍和時間與信息公開的要求產生矛盾
各級國家檔案館在接收民生檔案時,要根據(jù)現(xiàn)有的檔案法律法規(guī),但是在這方面有一定的局限性,突出表現(xiàn)為接收范圍較為狹窄和接收時間相對滯后。
3.觀念陳舊,重視程度不夠
以往檔案部門的傳統(tǒng)工作思路都是重物輕人,對“人”的檔案不太重視,導致在很長一段時間里,忽視了對民生檔案的收集和管理,不少民生檔案有缺失、收集不齊全等現(xiàn)象。因而,不少查閱者所需的民生檔案無法查閱到。依然仍然存在一些涉民單位思想重視程度不夠,對民生檔案的重要性認識不足,自身檔案制度的建立不夠完善,檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)也達不到要求,民生檔案并未實行集中統(tǒng)一管理。
(二)民生檔案的利用服務相關問題原因分析
1.民生檔案的開放利用政策限制
檔案的開放利用工作是與政府的相關政策密切相關。因為檔案開放機構不夠明確、開放期限以及鑒定等,使得民生檔案利用體系的完善面臨困境。
2.檔案開放期限與信息公開要求的矛盾
從法規(guī)制度的層面來說,《檔案法》及其實施辦法對于檔案信息的開放時間的規(guī)定不夠明確,在滿足年的條件下逐步開放,具體是多長時間并沒有明確規(guī)定,然而,《中華人民共和國政府信息公開條例》規(guī)定的公開時間則非常明確和具體,強烈地顯示出對檔案信息的即時性的要求。
3.檔案開放鑒定的政策導向性不夠明確
檔案的開放到達國家規(guī)定的年期限,是否開放利用或是保持保密狀態(tài),需要對檔案進行鑒定,它涉及到檔案信息安全。民生檔案涵蓋著社會大眾的不少私人信息,例如婚姻狀態(tài)、房產信息等,法律規(guī)定這些都屬于個人隱私的范疇。因而,需要鑒定這些檔案,鑒別開放會不會對民生檔案中的個人信息造成泄漏。
4.缺乏人才力量支撐
建立一支高素質人才隊伍是建設民生檔案資源服務體系的支撐力量。在民生檔案資源服務體系的建設過程中,不僅需要檔案方面的專業(yè)人次,需要的是懂檔案、懂法律、懂計算機技術的復合型人才。然而,現(xiàn)在我市檔案部門大多集中的學歷史、學檔案專業(yè)的人才,在法律、計算機方面的人才還比較缺乏,而在進行檔案數(shù)字化、搭建網絡共享平臺、法律宣傳等方面恰恰是需要這樣的人才。另外,檔案部門并不屬于傳統(tǒng)意義上的一線部門,較難吸引碩士生、博士生這樣高層次的人才。
四、臨沂市民生檔案資源服務體系建設對策研究
(一)對民生檔案資源進行整合
建立民生檔案資源服務體系的核心方式就是整合,整合就是通過對一些零散的物體用某種方式彼此銜接形成整體性更強的物體,其核心是將各個零散的因素組合在一起,通過科學的組合方式從而形成具有更高價值和效率的一個整體。通過整合,是的一個整體的各部分之間能彼此有機協(xié)調地發(fā)展,以發(fā)揮最優(yōu)效能,達到整體優(yōu)化的目標。在檔案上的整合就是要實現(xiàn)檔案信息的信息共享和利用,對民生檔案進行資源進行整合,就要把散落在各個單位和部門的民生檔案資源進行有機的結合,優(yōu)化整體結構,發(fā)揮最優(yōu)效能,從而有力促進民生檔案資源利用體系的全覆蓋。
(二)注重提升全社會的檔案意識
利用檔案主的動性、自發(fā)性反映了群眾的檔案意識的發(fā)展程度,而民生檔案的大眾利用率相對其他種類的檔案來說更高,可見,增強社會檔案意識與建設民生檔案資源服務體系是相得益彰的。隨著社會公眾檔案意識的提高,對民生檔案的了解也隨之深入,群眾會增強吸收民生檔案信息的愿望,甚至主動投身與民生檔案資源服務體系的建設中。提高民生檔案利用率將使民生檔案資源服務體系建設的方向性和側重點更加明確。社會檔案意識的增強離不開宣傳工作與利用工作的促進作用。
(三)因地制宜打造臨沂特色民生檔案
民生檔案屬于民眾,因而必須帶有地方色彩才能說真正地為民建檔,才能建設好群眾需要的民生檔案資源服務體系。第一,我們必須根據(jù)臨沂的地方特色,關注研究老百姓利用的需求的重點,突出重點著力挖掘開發(fā)該方面民生檔案的資源。根據(jù)對臨沂市市區(qū)居民的利用需要調研,我們可以看到群眾對房產、教育、工齡、工資政策等格外關注。市檔案局應聯(lián)合其他部門專門編制了相關數(shù)據(jù)庫,為群眾查詢提供便利。第二,針對臨沂地域特色,注意將富有本地特色的檔案資源納入民生檔案資源體系,并且創(chuàng)造機會為公眾展示,提供利用服務。
(四)加強專業(yè)人才隊伍建設
加強檔案專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng),首先要加強檔案干部隊伍對于民生檔案資源體系建設的認識,解放思想、轉變觀念,堅持科學發(fā)展觀,切實認識到民生檔案資源體系建設的重要性、緊迫性和務實性,改變不符合時代發(fā)展的檔案價值觀念和檔案利用服務觀念。其次,轉變檔案工作人員對“數(shù)字化”、“信息化”的淺薄的認識。通過網絡、電話等多種渠道實時為檔案人員進行業(yè)務指導和解答疑惑。最后,還必須注重對后備力量的栽培。不斷為檔案人才隊伍注入新鮮血液,促進不同專業(yè)人才的思想碰撞,共同為檔案事業(yè)的發(fā)展產生更強大的動力。
(五)加大檔案工作設施設備投入
民生檔案資源服務體系的建設需要投入相關的硬件設施設備。硬件設備包括符合標準的檔案庫房、辦公用房和檔案保管、保護、利用所需的各種設備,同時,還要為檔案的科技信息化提供設備。特別是一些基層單位,還無法滿足檔案規(guī)范化所需要的人、財、物條件,需要加大設備投入,保證民生檔案工作的健康有序發(fā)展。另外,隨著群眾需求的變化,公共服務型檔案館的建設已經刻不容緩。應該考慮在檔案館提供民生檔案利用服務中,努力營造文化、學術交流的氛圍,建設相關開展文化交流的場所。另外還需要增設關注人性化服務的設施,建造出更具服務性、文化性、個性化的查詢服務場所。endprint