尹媛媛

【摘要】本文從通信自動化、辦公流程自動化、文檔管理自動化等三個方面給出了實現(xiàn)辦公自動化的思路，并探討了如何從制度上確保辦公室自動化的實現(xiàn)，具有一定的實踐意義。

【關鍵詞】辦公自動化； 辦公流程； 通信自動化

辦公室工作的內(nèi)容多而且復雜，對于機關事業(yè)單位來說更是如此，由于傳統(tǒng)的辦公工作一般都是靠人工來完成，因此工作效率相對較低，且出錯的幾率大?，F(xiàn)在已經(jīng)進入信息化時代，機關事業(yè)單位的辦公業(yè)務水平也應跟上時代的發(fā)展潮流，運用一些新技術(shù)、計算機系統(tǒng)輔助辦公，實現(xiàn)辦公的自動化，對提高單位的綜合管理水平和競爭能力都有著十分重要的意義。

一、辦公自動化的含義理解

所謂辦公自動化，就是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡、計算機系統(tǒng)等功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，對于企事業(yè)單位來說，借助于新技術(shù)、計算機網(wǎng)絡、計算機程序從事辦公業(yè)務，提高辦公效率，應該都屬于辦公自動化的范疇。由于每個單位有不同的特點，辦公自動化的實現(xiàn)思路也會有差別，不過大體思路應該是相同的，主要應在通信、工作流程、文檔管理等方面實現(xiàn)自動化。

二、辦公自動化的實現(xiàn)思路和方法

（一）通信的自動化。過去傳達通知和消息，一般都是用電話或者短信點對點進行，但是在很多情況下，辦公室的通知一般都是廣播式的，要對單位的各個科室負責人，甚至是單位的每個人進行傳達，如果點對點的通知，效率就會很低。不過，好在QQ和微信都有群功能，而群功能中剛好可以實現(xiàn)廣播式的通知。因此，在單位內(nèi)部，針對不同的業(yè)務，建立幾個公共的微信群和QQ群，利用群通知就能大大提高辦公通信的效率，從而實現(xiàn)通信的自動化。不過QQ群和微信群也是有弊端的，一人發(fā)消息，大家都能看到，如果有幾個人閑聊的話，也會影響工作效率。因此，單位一方面要形成明確的制度，禁止在群中閑聊；另一方面，建立幾個單獨的業(yè)務群也是有必要的，將不同的業(yè)務分開，減少相互之間干擾的可能性。

（二）工作流程的自動化。大家都知道工廠流水線，零件生產(chǎn)是一個完整的過程，通過流水線處理，把零件的生產(chǎn)劃分為幾道工序，這些工序交給專門的機器處理，通過工序的劃分，將零件的生產(chǎn)變成了一條流水線，專業(yè)的機器做專業(yè)的事，這樣效率就大大提高了。

對于辦公室業(yè)務來說，雖然其工作流程比零件生產(chǎn)要復雜，但是也可以把流程劃分開。在有效地對流程劃分以后，把能自動化的流程篩選出來，交給計算機程序來處理，這樣便可以提高工作的效率。

舉個例子，單位的各個科室采購辦公用品。分析下完整的工作流程：各個科室有采購的需求，反饋給辦公室，辦公室把需求意向報給領導，并下發(fā)采購通知，然后由各個科室上報采購需求，最后由辦公室統(tǒng)一匯總，上報給領導批復，把批復意見反饋給科室，詢問是否有問題，沒有問題直接購買辦公產(chǎn)品。在這個例子中，整個流程比較清晰，很容易劃分開，在運用計算機系統(tǒng)后，也可以將一些流程精簡掉。比如采購需求的意向、初步反饋、初步報批，下發(fā)采購通知等流程可以精簡。各個科室直接運用計算機系統(tǒng)上報需要的辦公用品，辦公室通過計算機系統(tǒng)直接統(tǒng)計各個科室的詳細需求，并做出初步判斷，與下面的科室溝通，最后報給領導批復。在本案例中，由于采用了計算機系統(tǒng)，流程不僅得到了精簡，而且采購需求的上報和匯總等流程交給了計算機系統(tǒng)來處理，工作效率得到大幅提升。

（三）文檔管理的自動化。文檔管理是事業(yè)單位辦公的核心內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的文檔管理主要是通過紙質(zhì)媒體來實現(xiàn)。在發(fā)文階段需要首先撰寫文檔，然后核稿、修改、打印，交給領導會簽、并進行分發(fā)。收文階段要對文檔進行核對、登記，并請示領導擬辦和批辦，然后交由業(yè)務部門傳閱辦理，處理結(jié)束再進行文檔歸檔。歸檔主要是對歸檔文件按照歸檔日期、類別和歸檔要求進行管理。

文檔管理自動化的核心就是利用計算機辦公系統(tǒng)實現(xiàn)文檔無紙化、電子化，所有的審核和批復直接在計算機辦公系統(tǒng)中完成，將發(fā)文、收文、歸檔管理集成統(tǒng)一，絕大部分實現(xiàn)電子流轉(zhuǎn)。當然，必要的紙質(zhì)文檔也是必要的，電子流轉(zhuǎn)做好留存和記錄，必要的時候打印出來上交、下發(fā)和保存。

三、從制度上保障辦公自動化的實現(xiàn)

（一）辦公室人員和科室主要人員的培訓問題。辦公自動化與傳統(tǒng)的辦公方式存在很大的差別，大部分業(yè)務是在計算機辦公系統(tǒng)中進行，需要工作人員熟悉軟件的使用和操作，因此需要進行必要的技能培訓。主要是加強計算機基礎知識、辦公自動化系統(tǒng)使用的培訓。

（二）領導的重視和制度的完善。辦公自動化的實現(xiàn)是一個長期的過程，辦公自動化能否實現(xiàn)，與領導的重視程度和制度的完善有很大的關系，可能在實施的初期，相當一部分人不適應新的管理方式，需要用制度來保障辦公自動化的運行。

（三）樹立網(wǎng)絡安全意識。將辦公室的相關業(yè)務放在網(wǎng)絡上，可能會面臨病毒、木馬的威脅，甚至是黑客的攻擊。因此參與辦公的每個人都要樹立網(wǎng)絡安全意識，做好必要的安全防范，每臺辦公機器都安裝殺毒軟件和防火墻，禁止瀏覽陌生的網(wǎng)頁和郵件等。

四、結(jié)束語

信息化時代，辦公自動化是大勢所趨，雖然也會帶來一些新的問題，不過從整體來說，帶來的利要遠大于弊。辦公自動化本質(zhì)上是為了提高辦公的效率和質(zhì)量，單位的工作效率上去了，必然也會帶來服務的質(zhì)量，并最終得到用戶的認可。endprint